ZUGFeRD: Format, Profile und Erstellung erklärt

ZUGFeRD wirkt auf den ersten Blick vertraut: Sie öffnen eine PDF-Datei und sehen eine Rechnung. Das Besondere liegt unter dieser Ansicht. Eine geeignete ZUGFeRD-Datei enthält zusätzlich strukturierte XML-Daten, die ein empfangendes System verarbeiten kann. Gerade diese Doppelstruktur macht das Format für Betriebe interessant, die ihren Kunden eine lesbare Seite geben und gleichzeitig maschinenlesbare Daten senden möchten. Sie verlangt aber eine saubere Prüfung beider Ebenen.

Inhalt · Pos. 01 bis 13

1. Pos. 01Was steckt in einer ZUGFeRD-Datei?
2. Pos. 02Welche Version ist für die E-Rechnung relevant?
3. Pos. 03Was bedeuten die Profile?
4. Pos. 04Wie unterscheiden sich ZUGFeRD und XRechnung?
5. Pos. 05Wie erstellen Sie eine geeignete ZUGFeRD-Rechnung?
6. Pos. 06Wie prüfen Sie eine empfangene ZUGFeRD-Datei?
7. Pos. 07Welche Fehler treten bei hybriden Dateien auf?
8. Pos. 08Was sollte die Software tatsächlich können?
9. Pos. 09Ein Ablauf für wiederkehrende Kunden
10. Pos. 10Was gehört in die Ablage?
11. Pos. 11Häufige Fragen zu ZUGFeRD
12. Pos. 12Fragen an einen Anbieter, bevor Sie wechseln
13. Pos. 13Quellenlage und offene Grenzen

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Was steckt in einer ZUGFeRD-Datei?

Ein normales PDF ist zunächst eine lesbare Datei. Es kann Text und Bilder enthalten, ohne dass Rechnungsfelder als verlässlich definierter Datensatz vorliegen. ZUGFeRD ergänzt die Ansicht um strukturierte Daten im XML-Format. Der Empfänger kann die PDF-Seite öffnen, während eine geeignete Software die XML-Daten ausliest. Damit eine Datei rechtlich als E-Rechnung einzuordnen ist, müssen die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes an strukturierte elektronische Rechnungsdaten erfüllt sein. Die bloße Endung „.pdf“ entscheidet daher weder für noch gegen die E-Rechnung. ^[1]

Für einen Betrieb hat die hybride Form einen einfachen Vorteil: Menschen können die Rechnung ansehen, ohne sich zuerst mit einem XML-Viewer beschäftigen zu müssen. Gleichzeitig stehen Daten für die maschinelle Verarbeitung bereit. Dieser Vorteil kann in ein Problem kippen, wenn Ansicht und Datensatz nicht übereinstimmen. Eine Zahl wurde im PDF geändert, aber das XML blieb alt, oder ein Leistungsdatum erscheint nur in der Sichtfassung. Nach der FeRD-Auskunft sind bei einer solchen Divergenz die XML-Daten maßgeblich. Prüfen Sie deshalb bei Testrechnungen nicht nur, ob die PDF gut aussieht, sondern auch, was der XML-Teil enthält. ^[2]

Der Name des Formats verrät noch nicht, wie Ihr Programm es konkret umsetzt. Eine Anwendung kann ZUGFeRD exportieren, aber nur ein nicht geeignetes Profil anbieten. Eine andere kann einen geeigneten Datensatz erzeugen, jedoch die Empfangsseite nicht abdecken. Fragen Sie nach einer tatsächlichen Ausgabedatei und nach dem Profil, nicht nur nach einem grünen Häkchen in der Produktübersicht. Sie brauchen keinen XML-Code zu schreiben, sollten aber das Ergebnis eines Exports prüfen können.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Welche Version ist für die E-Rechnung relevant?

FeRD nennt als Ausgangspunkt die Version 2.0.1. Das gilt nach der ausgewerteten FeRD-Information mit Ausnahmen für bestimmte eingeschränkte Profile. Die aktuell im Datenbestand erfasste Paketversion lautet 2.5.2. Diese beiden Angaben beantworten verschiedene Fragen: Die erste beschreibt eine Grenze für die gesetzliche Einordnung, die zweite den Stand eines angebotenen Infopakets am Erhebungstag. Leiten Sie aus einer höheren Versionsnummer allein nicht ab, dass jeder Profiltyp im Einzelfall passt. ^{[1, 2]}

Bei einer neuen Software lohnt es sich, die exportierte Datei mit Versions- und Profilangabe aufzubewahren. Wenn ein Kunde eine Rechnung zurückweist, können Sie dann genauer klären, ob die technische Version, der Datensatz oder der Übertragungsweg der Grund ist. Fragen Sie den Anbieter auch, wie er Formatänderungen ausliefert und ob alte Dokumente weiterhin lesbar bleiben. Das ist keine zusätzliche gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten Hersteller. Es ist ein vernünftiger Bestandteil der Auswahl eines Werkzeugs, das Sie für dauerhafte Geschäftsdokumente verwenden.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD

Was bedeuten die Profile?

FeRD unterscheidet verschiedene Profile. Sie beschreiben, wie umfangreich und wofür die strukturierten Daten gedacht sind. In der hier ausgewerteten FeRD-Auskunft werden insbesondere MINIMUM und BASIC-WL für die gesetzliche E-Rechnung ausgenommen; andere Profile wie BASIC, EN 16931 und EXTENDED sind differenzierter zu beurteilen. Ein Profilname ist somit keine bloße technische Randnotiz. Er bestimmt, ob die Datei die benötigten Rechnungsinformationen in passender Struktur bereitstellt. ^{[1, 2]}

Für einen Betrieb, der ohne Spezialabsprachen an andere Unternehmen sendet, ist das Profil EN 16931 ein naheliegender Prüfpunkt. Die FeRD-Information beschreibt es als geeignetes Standardprofil. Bei EXTENDED können zusätzliche Vereinbarungen mit dem Empfänger wichtig sein. Verlassen Sie sich nicht auf die Aussage „Unser System kann ZUGFeRD“, wenn nirgends steht, welches Profil erzeugt wird. Bitten Sie um eine Musterdatei aus genau dem Tarif, den Sie nutzen möchten. Schauen Sie in die technische Auswertung oder lassen Sie sie durch die zuständige Person lesen.

Ein eingeschränktes Profil kann für andere Zwecke sinnvoll sein, ohne die neue B2B-E-Rechnungsanforderung zu erfüllen. Das ist der Grund, warum man die Wörter „hybrid“ und „E-Rechnung“ nicht einfach gleichsetzen sollte. Die lesbare PDF-Seite kann vollständig wirken, während dem XML wichtige Angaben fehlen. Aus Sicht des Empfängers entstehen dann Nacharbeit oder eine technische Ablehnung. Prüfen Sie bei einem Test ausdrücklich den strukturierten Inhalt, nicht nur das Layout und den Dateinamen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] FeRD: E-Rechnung

Wie unterscheiden sich ZUGFeRD und XRechnung?

Die einfachste Unterscheidung liegt in der Darstellung. Eine XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, wenn Inhalt und jeweilige Ausprägung stimmen. Kein Format ist allein wegen seiner äußeren Form für jeden Kunden automatisch das bessere. Der Empfänger kann ein bestimmtes Verfahren verlangen oder nur bestimmte Dateien verarbeiten. Fragen Sie nach den Vorgaben, statt aus dem Namen einer Branche auf das richtige Format zu schließen. ^[1]

Bei Aufträgen an öffentliche Stellen gelten oft konkrete Vorgaben für die XRechnung und deren Übermittlung. Die Leitweg-ID kann dort als Empfängerkennung wichtig sein. Zwischen Unternehmen ist sie nach KoSIT nicht generell erforderlich. Das ist ein weiterer Grund, den Empfänger zu fragen: Eine technische Entscheidung, die bei einem Kunden richtig ist, kann beim nächsten unnötige Rückfragen erzeugen. Unser Formatwahl-Werkzeug gibt dafür eine erste Orientierung. ^{[2, 3]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [2] Leitweg-ID Formatspezifikation · [3] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Wie erstellen Sie eine geeignete ZUGFeRD-Rechnung?

Beginnen Sie mit den richtigen Stammdaten. Prüfen Sie Name und Anschrift der Beteiligten, die steuerliche Kennung, Rechnungsnummer, Leistungsdaten, Positionen und die für den Fall erforderlichen Beträge. Der Gesetzestext nennt die Pflichtangaben; das Format legt fest, wie diese Angaben in strukturierte Felder kommen. Wenn schon die Ausgangsdaten falsch sind, erzeugt die Software daraus keinen richtigen Datensatz. Beseitigen Sie daher alte Vorlagenfehler vor dem ersten produktiven Export. ^[1]

Wählen Sie in der Anwendung ausdrücklich eine geeignete ZUGFeRD-Ausgabe. Kontrollieren Sie Version und Profil. Erzeugen Sie eine Testdatei und öffnen Sie die PDF-Ansicht. Lassen Sie anschließend den eingebetteten Datenteil anzeigen oder technisch prüfen. Vergleichen Sie vor allem Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag und Steuerangaben zwischen beiden Ebenen. Bei einer Abweichung korrigieren Sie die Eingabedaten und erzeugen die Datei neu. Ein manuelles Übermalen der PDF-Seite würde die Struktur nicht zuverlässig berichtigen.

Stimmen Sie den Übertragungsweg mit dem Empfänger ab. Im inländischen B2B-Bereich schreibt die betrachtete Regel keinen einzigen Kanal vor; E-Mail, ein Portal oder andere Wege können je nach Vereinbarung und Empfängeranforderung passen. Senden Sie die tatsächlich erzeugte Datei und bewahren Sie genau diese Version auf. Wenn Sie später nur einen Ausdruck finden, können Sie den strukturierten Inhalt nicht mehr sauber nachweisen. ^{[2, 3]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 4 UStG · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [3] FeRD: ZUGFeRD

Wie prüfen Sie eine empfangene ZUGFeRD-Datei?

Öffnen Sie zunächst die Datei in einem Verfahren, das den XML-Anteil erkennt. Eine normale PDF-Anzeige kann die sichtbare Seite zeigen, ohne Ihnen sofort zu verraten, ob ein geeigneter Datensatz vorhanden ist. Vergleichen Sie die strukturierten Angaben mit Auftrag oder Bestellung. Achten Sie auf Empfängername, Leistungsdatum, Beträge und Steuersatz. Wenn eine Information nur auf der PDF-Seite sichtbar ist, fragen Sie nach, ob sie auch korrekt in den strukturierten Daten steht. Diese Prüfung schützt vor der falschen Annahme, das hübsche Layout sei die maßgebliche Rechnung. ^[1]

Eine technische Validierung kann Formatfehler aufdecken. Sie ist nach der FeRD-Auskunft empfehlenswert, aber keine allgemeine Pflicht, die jede sachliche Prüfung ersetzt. Ein technisch gültiger Datensatz kann immer noch einen falschen Preis oder eine Leistung enthalten, die Sie nicht bestellt haben. Trennen Sie daher technische und kaufmännische Kontrolle. Wenn eine Datei nicht zu öffnen ist oder ihr Profil nicht passt, bitten Sie den Aussteller um eine neue korrekte Datei, statt aus der Ansicht eigenmächtig eine andere Rechnung zu bauen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Welche Fehler treten bei hybriden Dateien auf?

Ein häufiger Fehler ist die getrennte Pflege zweier Wahrheiten. Die PDF-Seite wurde aktualisiert, die XML-Daten nicht. Ebenso problematisch ist ein Datensatz, dem Rechnungsangaben fehlen, obwohl sie im Layout stehen. Ein weiterer Fall ist die Wahl eines Profils, das für den vorgesehenen B2B-Einsatz nicht geeignet ist. Alle drei Probleme lassen sich mit einer Testdatei entdecken. Lassen Sie diese nicht nur vom eigenen Rechner, sondern möglichst auch vom vorgesehenen Empfänger oder einem geeigneten Prüfwerkzeug ansehen. ^[1]

Verwechseln Sie auch die Weitergabe einer PDF-Vorschau nicht mit dem Versand der eigentlichen ZUGFeRD-Datei. Manche Werkzeuge erzeugen beim Teilen eine neue, vereinfachte PDF-Version. Wenn dabei der XML-Anteil fehlt, ist die verschickte Datei nicht dieselbe, die Sie ursprünglich geprüft haben. Speichern Sie die Ausgabedatei, öffnen Sie genau diese zur Kontrolle und versenden Sie genau diese. Dokumentieren Sie in Ihrem Ablauf, wer den Export ausführt und wer Fehler nach einer Rückmeldung korrigiert.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Was sollte die Software tatsächlich können?

Prüfen Sie zuerst die Ausgabe im benötigten Profil. Danach die Empfangsseite: Kann das Programm eingehende hybride Dateien erkennen und die strukturierten Angaben verständlich zeigen? Wie wird das Original archiviert? Können Sie es beim Wechsel des Anbieters exportieren? Welche Schritte übernimmt das Programm und welche bleiben bei Ihnen? Diese Fragen sind oft wichtiger als ein lange beworbenes Funktionsmenü. Ein Werkzeug, das nur eine lesbare PDF erzeugt, löst die Aufgabe einer geeigneten E-Rechnung noch nicht. ^[1]

Die Anbieterangaben und Preise in unserem Softwarevergleich stammen aus datierten offiziellen Preisseiten. Sie belegen nicht automatisch, dass ein bestimmter Tarif in jedem Betrieb passt. Wo die Zuweisung einer Funktion zu einem Tarif nicht lesbar war, bleibt sie offen. Lassen Sie sich daher für Ihren Wunschplan eine echte Datei zeigen und testen Sie den Empfang selbst. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG

Ein Ablauf für wiederkehrende Kunden

Wenn Sie regelmäßig an denselben Geschäftskunden abrechnen, nutzen Sie den ersten erfolgreichen Versand als geprüfte Vorlage für den Prozess, nicht als unveränderliche Kopie der Daten. Halten Sie fest, welches Format der Kunde akzeptiert, an welchen Eingang die Datei geht und welche Referenz sein System benötigt. Beim nächsten Auftrag müssen Sie dann nur prüfen, ob sich eine dieser Anforderungen geändert hat. Besonders bei einem Wechsel der zuständigen Abteilung oder bei einer neuen Bestellnummer lohnt eine kurze Rückfrage. Die XML-Struktur kann technisch perfekt sein und trotzdem an einer fehlenden Zuordnung beim Empfänger scheitern.

Ein praktikabler interner Ablauf hat klare Übergaben. Die Person, die die Leistung kennt, bestätigt Positionen und Leistungszeitraum. Die Person, die die Rechnung erzeugt, prüft Stammdaten und die exportierte Datei. Der Versand erfolgt erst mit dem geeigneten Format. Danach wird die gesendete Originaldatei zusammen mit der Zuordnung zum Auftrag abgelegt. Das muss kein schweres Freigabesystem sein. Gerade kleine Teams gewinnen durch wenige fest definierte Schritte, weil niemand mehr raten muss, ob das sichtbare PDF oder die eingebetteten Daten die zuletzt bestätigte Fassung sind.

Was gehört in die Ablage?

Bewahren Sie die empfangene oder versandte Datei in ihrer elektronischen Originalform auf. Bei ZUGFeRD ist das die hybride Datei mit ihrem Datenteil, nicht nur ein Ausdruck der sichtbaren Seite. Für Rechnungen nennt das Umsatzsteuergesetz die im Datenbestand ausgewiesene Aufbewahrungsdauer von 8 Jahren. Die Frist ist kein Grund, jede Zwischenversion wahllos aufzubewahren. Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen Geschäftsfall, endgültiger Rechnung und gegebenenfalls Berichtigung. ^{[1, 2]}

Fragen Sie bei einer Softwarelösung nach dem Export. Kommen die Originaldateien in einem nutzbaren Format heraus? Bleiben Metadaten und Beziehungen zu Vorgängen erhalten? Kann Ihre Vertretung ein Dokument finden, wenn die Person, die es erstellt hat, nicht da ist? Die Antworten bestimmen, ob die hybride Rechnung wirklich in Ihrem Betrieb angekommen ist. Ein Programm mit einer komfortablen Vorschau kann trotzdem eine schlechte Ablage bieten, wenn Originale nur schwer wieder zu beschaffen sind.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD · [2] § 14b UStG

Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Was versteht man unter ZUGFeRD?

ZUGFeRD bezeichnet ein hybrides Rechnungsformat. Eine lesbare PDF-Ansicht und strukturierte XML-Daten befinden sich in derselben Datei. Für die Einordnung als gesetzliche E-Rechnung müssen Version, Profil und Inhalt geeignet sein. Das Format ist daher mehr als eine gewöhnliche PDF-Rechnung mit modernem Namen. Prüfen Sie bei einer echten Datei, ob der XML-Anteil vorhanden ist und die Rechnungsangaben trägt. Für den Empfänger zählt schließlich, was er maschinell verarbeiten kann. ^{[1, 2]}

Ist ZUGFeRD kostenlos?

Die Frage nach Kosten betrifft meist das Werkzeug, mit dem Sie eine Datei erzeugen, anzeigen oder archivieren. Aus der Formatbezeichnung allein folgt kein bestimmter Softwarepreis. Einige Anbieter führen kostenlose Einstiegsangebote, andere berechnen eine monatliche Gebühr oder schalten bestimmte Funktionen erst in höheren Tarifen frei. Unser Softwarevergleich zeigt nur öffentlich gelesene Preise mit Tarif, Steuerhinweis, Quelle und Datum. Für Ihren Ablauf zählt, ob der konkrete Tarif das geeignete ZUGFeRD-Profil und den benötigten Empfang tatsächlich umfasst. Fragen Sie danach vor einer Anmeldung. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Wie öffne ich eine ZUGFeRD-Datei?

Die sichtbare Seite lässt sich wie eine PDF öffnen. Wenn Sie die Datei fachlich als E-Rechnung prüfen möchten, brauchen Sie zusätzlich eine Anzeige oder ein Werkzeug, das die eingebetteten XML-Daten lesen kann. Vergleichen Sie dabei die wichtigsten Angaben in beiden Teilen. Bei Abweichungen sind nach FeRD die strukturierten Daten maßgeblich. Bewahren Sie die vollständige Originaldatei auf und entfernen Sie den Datenteil nicht durch einen erneuten PDF-Druck. ^{[3, 4]}

Ist ZUGFeRD verpflichtend?

Das Gesetz schreibt keinen allgemeinen Zwang zu genau diesem Produktnamen vor. Es verlangt in den erfassten Fällen eine geeignete strukturierte E-Rechnung. XRechnung ist eine andere bekannte Ausprägung. Die passende Wahl hängt auch davon ab, was der Empfänger verarbeiten kann oder ausdrücklich verlangt. ZUGFeRD kann gut passen, wenn eine lesbare Ansicht hilfreich ist und ein geeignetes Profil erzeugt wird. Bei öffentlichen Auftraggebern sollten Sie deren Format- und Kanalvorgaben prüfen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: E-Rechnung · [2] § 14 Abs. 1 UStG · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [4] FeRD: ZUGFeRD

Fragen an einen Anbieter, bevor Sie wechseln

Bitten Sie den Anbieter um eine klare Antwort zum erzeugten Profil und zur Version. Lassen Sie sich erklären, ob Ihre Eingaben unmittelbar in die XML-Daten fließen oder ob Sie nach dem Erstellen noch getrennte Felder bearbeiten müssen. Fragen Sie, wie eine Berichtigung angelegt wird und ob der Datenteil dabei automatisch neu erzeugt wird. Prüfen Sie, ob der Empfang eingehender Dateien im selben Tarif enthalten ist. Eine Aussage wie „E-Rechnung möglich“ ohne Beispiel und Tarifbezug lässt zu viel offen. Eine kurze Testdatei beantwortet oft mehr als eine lange Produktseite.

Für die eigene Testdatei wählen Sie einen typischen Vorgang mit einer echten Leistungsbeschreibung, aber kennzeichnen ihn eindeutig als Test und nutzen nur den vereinbarten Testkanal. Öffnen Sie die fertige Datei in einem geeigneten Viewer. Vergleichen Sie die strukturierte Darstellung mit der sichtbaren PDF-Seite. Lassen Sie sich einen technischen Prüfbericht zeigen, wenn Ihr Werkzeug das unterstützt. Prüfen Sie danach, ob das Original unverändert im Archiv liegt und wieder exportiert werden kann. Wenn diese Strecke geschlossen funktioniert, können Sie über zusätzliche Automatisierung nachdenken. Wenn sie scheitert, wissen Sie genau, an welcher Stelle eine Rückfrage nötig ist. ^{[1, 2]}

Ein weiterer Punkt ist die Kommunikation mit dem Empfänger. Mancher Kunde nennt nur „E-Rechnung“ und meint einen konkreten Kanal, andere meinen tatsächlich nur strukturierte Daten. Fragen Sie nach Format, Referenz und Adresse. Vereinbaren Sie, wie eine fehlerhafte Datei korrigiert und erneut geschickt wird. Diese Abstimmung ist besonders bei wiederkehrenden Aufträgen schnell erledigt und erspart wiederholte Ablehnungen. Halten Sie die Antwort für Ihr Team zugänglich fest, ohne aus einer Einzelvereinbarung eine allgemeine Rechtsregel abzuleiten.

Der wichtigste Kontrollpunkt bleibt die eigene Datei. Ein Produktvergleich kann Ihnen sagen, was laut Anbieterseite angeboten wird. Er kann aber nicht belegen, dass die konkrete Rechnung aus Ihrem Kundenstamm vollständig ist. Prüfen Sie deshalb die erste produktive Ausgabe besonders sorgfältig und wiederholen Sie die Kontrolle, wenn Sie die Software, den Tarif oder das Profil wechseln. So bleibt die Umstellung ein beherrschbarer Arbeitsablauf statt einer bloßen Formatbehauptung.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] FeRD: ZUGFeRD

Quellenlage und offene Grenzen

Die Formatangaben beruhen auf datierten Veröffentlichungen von FeRD und dem Gesetzestext, die jeweils an der betreffenden Aussage verlinkt sind. Der Text der BMF-Schreiben war bei der Recherche nicht direkt zugänglich; aus ihm werden hier keine eigenständigen Aussagen abgeleitet. Wo ein Softwareanbieter einen Tarif nicht eindeutig einer Funktion zuordnet, bleibt diese Zuordnung offen. Das ist absichtlich weniger bequem als eine pauschale Empfehlung, aber für eine belastbare Entscheidung hilfreicher. Prüfen Sie bei einer neuen Bestellung stets die aktuelle Formatdokumentation und die tatsächlich erzeugte Datei.

Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen: Steuerberater oder Finanzamt.