E-RECHNUNG START · ORIENTIERUNG
Die E-Rechnung verstehen. Den nächsten Schritt finden.
Vier Fragen, dann sehen Sie, was für Ihren Betrieb gilt: Empfang, Versand und der passende Stichtag.
WERKZEUG · QUELLENBASIERT
E-Rechnung-Check
Ordnen Sie Ihren Versand ein. Der Empfang kann zusätzlich relevant sein. Die Auswertung ist eine Orientierung für inländische Umsätze.
Stand: 04.10.2026 · § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
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Lindner Schreinerei GmbH · Beispielweg 4 · 12345 Beispielstadt
Rechnung
USt 19 %
Gesamt835,00 €
158,65 €
993,65 €
Zahlbar bis 26.01.2027 ohne Abzug.
Schematische Darstellung mit fiktiven Angaben.
Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung.
§ 14 Abs. 1 UStG · Stand: 04.10.2026
Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten, die elektronisch verarbeitet werden können.
<Feld code="BT-1" name="Rechnungsnummer">RE-2027-0142</Feld> <Feld code="BT-2" name="Ausstellungsdatum">2027-01-12</Feld> <Feld code="BT-3" name="Rechnungstyp">380</Feld> <Feld code="BT-5" name="Währung">EUR</Feld> <Feld code="BT-10" name="Käuferreferenz">Bestellung 2027-31</Feld> <Feld code="BT-27" name="Name des Verkäufers">Lindner Schreinerei GmbH</Feld> <Feld code="BT-31" name="USt-IdNr.">DE123456789</Feld> <Feld code="BT-32" name="Steuernummer">(alternativ zu BT-31)</Feld> <Feld code="BT-44" name="Name des Käufers">Atelier Sommer GbR</Feld> <Feld code="BT-109" name="Nettosumme">835.00</Feld> <Feld code="BT-110" name="Umsatzsteuer">158.65</Feld> <Feld code="BT-112" name="Bruttosumme">993.65</Feld>
Schematische Ansicht mit fiktiven Beispielwerten, keine versandfähige XML-Datei.
BT-Felder der Musterrechnung erklären
- BT-1 · Rechnungsnummer
- Einmalig vergebene Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 UStG. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-2 · Ausstellungsdatum
- Datum der Ausstellung nach § 14 Abs. 4 UStG. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-3 · Rechnungstyp
- Typcode der strukturierten Rechnung; kein zusätzlicher Punkt der Liste in § 14 Abs. 4. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-5 · Währung
- Währungscode der Rechnungsbeträge. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-10 · Käuferreferenz
- Für XRechnung Pflichtfeld; bei öffentlichen Auftraggebern typischerweise die Leitweg-ID, im B2B eine freie Referenz. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-27 · Name des Verkäufers
- Name des leistenden Unternehmers nach § 14 Abs. 4 UStG. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-31 · USt-IdNr.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers; Alternative zur Steuernummer. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-32 · Steuernummer
- Steuerliche Kennung des Verkäufers; Alternative zur USt-IdNr. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-44 · Name des Käufers
- Name des Leistungsempfängers nach § 14 Abs. 4 UStG. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-109 · Nettosumme
- Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-110 · Umsatzsteuer
- Gesamter Umsatzsteuerbetrag, soweit anwendbar. Quelle · Stand: 04.10.2026
- BT-112 · Bruttosumme
- Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer. Quelle · Stand: 04.10.2026
Drei Stichtage
Nicht jeder Stichtag gilt für jeden Betrieb. Maßgeblich sind der Empfänger Ihrer Rechnung, Ihr Umsatz im Vorjahr und mögliche Ausnahmen. Welche Linie für Sie gilt, zeigt der E-Rechnung-Check oben.
Stand der Quellen: 04.10.2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für den Einzelfall zählt, wann die Leistung ausgeführt wurde und wer die Rechnung erhält.
Papier, PDF oder E-Rechnung?
Ein PDF aus Word oder Excel sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten. Das Gesetz stuft es deshalb wie eine Papierrechnung als „sonstige Rechnung“ ein. Die E-Rechnung ist die Rechnung, die ein Programm lesen kann.
| Merkmal | Papier | PDF (einfach) | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Einordnung im Gesetz | Sonstige Rechnung | Sonstige Rechnung, solange das PDF keine strukturierten Daten enthält | Rechnung in strukturiertem Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD |
| Strukturierte, maschinenlesbare Daten | Nein | Nein | Ja |
| Lesbar ohne Zusatzprogramm | Ja | Ja | ZUGFeRD ja, XRechnung nur mit Anzeigeprogramm |
| Ohne Zustimmung des Empfängers zulässig | Ja | Nein, grundsätzlich nur mit Zustimmung | Ja, Unternehmen müssen den Empfang ermöglichen |
| Zulässig für betroffene B2B-Umsätze im Inland | Nur in der Übergangszeit: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027 | Nur in der Übergangszeit: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027 | Ja, ohne zeitliche Grenze |
| Aufbewahrung | 8 Jahre | 8 Jahre | 8 Jahre, im elektronischen Original |
Ein ZUGFeRD-Dokument sieht aus wie ein PDF, trägt aber XML-Daten in sich. Es gehört in die Spalte „E-Rechnung“, wenn Version (ab 2.0.1) und Profil passen. Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung: Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Quellen (Stand: 04.10.2026): § 14 Abs. 1 UStG · KoSIT: B2B-Verpflichtung · § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · § 14b UStG · FeRD: ZUGFeRD · FeRD: Technisches zur E-Rechnung · § 33 UStDV · § 34a UStDV · IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht
Ratgeber zur E-Rechnung
Jeder Beitrag nennt seine Quellen mit Datum. Die Übersichtsseiten fassen ein Thema ausführlich zusammen und führen zu den Einzelfragen.
Werkzeuge zum Selbstprüfen
Alle drei Werkzeuge laufen in Ihrem Browser. Ihre Eingaben werden nicht übertragen und nicht gespeichert, außer Sie speichern die Checkliste selbst.
Software für die E-Rechnung
Öffentliche Angaben der Anbieter zu E-Rechnung und Preis, mit Quelle und Datum. Wir testen die Programme nicht selbst und vergeben keine Noten. Alphabetisch geordnet, ohne Rücksicht auf Vergütung.
| Angebot und Tarif | E-Rechnung erstellen | E-Rechnung empfangen | Kostenloser Tarif | Preis ab, netto |
|---|---|---|---|---|
| easybillTarif Starter · Derzeit kein Partnerlink | Laut Anbieterseite ja | Laut Anbieterseite ja, ab Tarif Starter | Ja, Tarif Free | 12,00 € / MonatPreisseite |
| FastBillTarif Solo · Derzeit kein Partnerlink | Laut Anbieterseite ja | Laut Anbieterseite ja, ab Tarif Solo | Nein laut Preisseite | 10,00 € / MonatPreisseite |
| Lexware Office (ex-lexoffice)Tarif M · Kein Partnerlink | Laut Anbieterseite ja | unbekannt, beim Anbieter prüfen | Nein laut Preisseite | 12,90 € / MonatPreisseite |
| PapierkramTarif S · Kein Partnerlink | Laut Anbieterseite ja | Laut Anbieterseite ja, ab Tarif Free | Ja, Tarif Free | 15,90 € / MonatPreisseite |
| sevdeskTarif Rechnung · Derzeit kein Partnerlink | Laut Anbieterseite ja | unbekannt, beim Anbieter prüfen | Ja, bis 3 Rechnungen im Monat | 12,90 € / MonatPreisseite |
Zurzeit enthält diese Tabelle keine Partnerlinks. Sobald ein Link eine Vergütung auslösen kann, kennzeichnen wir ihn als „Werbung“. Anbieter ohne Partnerprogramm stehen gleichberechtigt in der Tabelle. Mehr dazu auf der Seite Transparenz.
Bereit für 2027?
Acht Punkte, die vor der Umstellung geklärt sein sollten. Jeder nennt seine Quelle. Haken setzen, speichern oder ausdrucken.
WERKZEUG · QUELLENBASIERT
Ihre Checkliste
Halten Sie fest, welche technischen und organisatorischen Fragen bereits geklärt sind.
- Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · Stand: 04.10.2026
- Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. § 14 Abs. 1 UStG · Stand: 04.10.2026
- Das strukturierte Format erfüllt EN 16931 oder die gesetzlich beschriebene Interoperabilität. § 14 Abs. 1 UStG · Stand: 04.10.2026
- Der leistende Unternehmer, der Leistungsempfänger und die steuerliche Kennung gehören zu den Pflichtangaben. § 14 Abs. 4 UStG · Stand: 04.10.2026
- Der leistende Unternehmer, der Leistungsempfänger und die steuerliche Kennung gehören zu den Pflichtangaben. § 14 Abs. 4 UStG · Stand: 04.10.2026
- Die Leitweg-ID wird bei der XRechnung an öffentliche Auftraggeber in BT-10 eingetragen. Leitweg-ID Formatspezifikation · Stand: 04.10.2026
- E-Rechnungen werden in der elektronischen Originalform aufbewahrt. FeRD: ZUGFeRD · Stand: 04.10.2026
- Der KoSIT Validator kann mit der XRechnung-Konfiguration zur technischen Prüfung genutzt werden. KoSIT Validator · Stand: 04.10.2026
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Häufige Fragen
Für wen wird die E-Rechnung Pflicht?
Die Pflicht zur Ausstellung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind, soweit der Umsatz unter die gesetzliche Regel fällt. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst, und Kleinunternehmer dürfen weiter eine sonstige Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie: Diese Pflicht gilt für inländische Unternehmen seit dem 01.01.2025. Ob eine bestimmte Rechnung betroffen ist, hängt von Empfänger, Umsatz und Zeitpunkt ab.
Quellen: § 14 Abs. 2 UStG · IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · § 34a UStDV
Welche Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden?
Es kommt auf den Gesamtumsatz des Vorjahres an. Lag er über 800.000 €, greift die verlängerte Übergangsregel nicht: Betroffene Inlandsumsätze werden ab 2027 als E-Rechnung ausgestellt. Bis einschließlich 800.000 € kann die Übergangsregel noch für Umsätze des Jahres 2027 gelten, dann beginnt die Pflicht am 01.01.2028. Kleinunternehmer sind vom Versand ausgenommen.
Quellen: § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · § 27 Abs. 38 UStG; IHK Hamburg · § 34a UStDV
Wer ist von der E-Rechnung befreit?
Befreit sind einzelne Fälle, kein ganzer Berufsstand. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die B2B-Pflicht, und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie für Fahrausweise gelten eigene Regeln. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen. Das Empfangen bleibt davon unberührt: Wer nichts ausstellen muss, sollte E-Rechnungen von Lieferanten trotzdem annehmen können.
Quellen: § 34a UStDV · IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · § 33 UStDV · § 34 UStDV · § 14 Abs. 2 UStG · IHK Potsdam: E-Rechnung
Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung und setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Für betroffene Inlandsumsätze geht das nur in der Übergangszeit: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027. Ab 2028 genügt für diese Umsätze kein einfaches PDF mehr. Wo eine Ausnahme gilt, etwa bei Kleinunternehmern, Privatkunden oder Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, darf es auch danach bei einer sonstigen Rechnung bleiben.
Quellen: § 14 Abs. 1 UStG · § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · § 27 Abs. 38 UStG; IHK Hamburg · § 34a UStDV · § 33 UStDV
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung?
„E-Rechnung“ ist der gesetzliche Oberbegriff für eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. XRechnung ist ein solches Format, ein reines XML ohne PDF-Ansicht. Auch ZUGFeRD kann eine E-Rechnung sein: ein PDF mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.
Quellen: § 14 Abs. 1 UStG · FeRD: Technisches zur E-Rechnung
Stand der Quellen: 04.10.2026. Alle Aussagen stützen sich auf Gesetzestexte und offizielle Stellen. Wie wir arbeiten und womit wir Geld verdienen, steht unter Transparenz und Über uns. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen: Steuerberater oder Finanzamt.