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E-Rechnung Software: Lösungen und Preise im Vergleich

Hände sortieren Dokumente neben einem Laptop mit schwarzem Bildschirm
Software sollte zum eigenen Rechnungsablauf passen.

Eine E-Rechnung-Software soll nicht nur eine neue Dateiendung liefern. Sie muss zu der Stelle passen, an der in Ihrem Betrieb Rechnungen entstehen und eingehen. Für manche Selbstständige steht der Export im Vordergrund. Andere brauchen vor allem einen lesbaren Eingang und eine geordnete Ablage. Dieser Vergleich ordnet öffentlich dokumentierte Angebote nach genau diesen Aufgaben. Er ist keine Produkttestwertung und nennt offene Angaben ausdrücklich.

Inhalt · Pos. 01 bis 12
  1. Pos. 01Was muss ein E-Rechnung-Werkzeug leisten?
  2. Pos. 02Wie ist dieser Vergleich entstanden?
  3. Pos. 03Welche Fragen beantwortet die Tabelle nicht?
  4. Pos. 04Die Angebote im Einzelblick
  5. Pos. 05Welcher Ablauf passt zu einem kleinen Betrieb?
  6. Pos. 06Tarifgrenzen sauber vergleichen
  7. Pos. 07Empfang und Archiv sind eigene Prüffelder
  8. Pos. 08Was tun bei unklarer Funktionsangabe?
  9. Pos. 09Wie gelingt ein Wechsel ohne Datenverlust?
  10. Pos. 10Welche Entscheidung hilft wirklich weiter?
  11. Pos. 11Häufige Fragen zur E-Rechnung-Software
  12. Pos. 12Ein konkretes Auswahlgespräch vorbereiten

Was muss ein E-Rechnung-Werkzeug leisten?

Die gesetzliche E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, nicht aus einem hübschen PDF allein. Ein Werkzeug für den Versand muss also ein geeignetes Format aus korrekten Rechnungsangaben erzeugen. Für den Empfang sollte es strukturierte Dateien annehmen, lesbar darstellen und das elektronische Original erhalten können. Nicht jeder Betrieb braucht alle Arbeitsschritte in einem einzigen Produkt. Entscheidend ist, dass die Übergaben im tatsächlich genutzten Ablauf funktionieren. [1, 2]

Schreiben Sie vor dem Preisvergleich auf, wie viele Personen Rechnungen bearbeiten, wer Eingänge kontrolliert und wo Auftragsdaten entstehen. Benötigen Sie XRechnung für einen öffentlichen Auftraggeber oder eine geeignete ZUGFeRD-Datei mit lesbarer Ansicht? Muss eine Steuerberatung Zugriff bekommen oder reicht ein geordneter Export? Die Antworten bestimmen, welche Funktionen wirklich zählen. Eine lange Liste zusätzlicher Buchhaltungsfunktionen macht ein Produkt nicht automatisch passender, wenn Ihre größte Hürde der fehlende XML-Empfang ist. [3]

Bei jeder Demo oder Testversion sollten Sie eine Datei aus Ihrem eigenen typischen Vorgang erzeugen. Kontrollieren Sie sie in einem geeigneten Viewer und fragen Sie, ob der Empfänger sie annehmen kann. Testen Sie auch die Gegenrichtung mit einer eingehenden Datei. Wenn die Software nur die PDF-Seite zeigt, fragen Sie, wie die strukturierten Daten geprüft werden. Bei hybriden Dateien ist nach FeRD im Konfliktfall der XML-Teil maßgeblich. Eine vertraute Ansicht kann diesen Unterschied verdecken. [4]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [4] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Wie ist dieser Vergleich entstanden?

Wir haben die offiziellen Preis- und Funktionsseiten der genannten Anbieter am im Datenbestand vermerkten Tag gelesen. Berücksichtigt wird der öffentlich sichtbare Katalogpreis des ausgewählten Einstiegstarifs, nicht eine befristete Werbeaktion. Wo die Seite eine Preisangabe als netto kennzeichnet, steht sie hier als netto. Eine nicht erkennbare Zuordnung, etwa ob eine Empfangsfunktion im konkreten Tarif enthalten ist, bleibt „unbekannt“. Wir vergeben keine Punkte, Sterne oder Testsieger-Titel. Der Vergleich beschreibt veröffentlichte Angaben und ersetzt keine eigene Prüfung Ihrer Datei.

Dynamische Preisseiten können je nach Laufzeit, Aktion und Auswahl anders aussehen. Die Angabe neben einem Produkt ist deshalb eine Momentaufnahme. Prüfen Sie vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter, welche Laufzeit, Steuer und Funktionen im Angebot stehen. Wenn ein Tarif günstig wirkt, aber die benötigte Eingangsverarbeitung erst in einer höheren Stufe bereitsteht, ist der Einstiegspreis für Ihren Fall nicht die richtige Bezugsgröße. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Öffentliche Angaben der Anbieter, alle Preise mit Stand: 04.10.2026. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.
Angebot und TarifErstellenEmpfangenPreis und Stand
sevdeskRechnunglaut Anbieterseite jaunbekannt12,90 € / Monat netto (HT)Quelle
FastBillSololaut Anbieterseite jaLaut Anbieterseite ja, ab Solo10,00 € / Monat netto (HT)Quelle
easybillStarterlaut Anbieterseite jaLaut Anbieterseite ja, ab Starter12,00 € / Monat netto (HT)Quelle
Lexware Office (ex-lexoffice)Mlaut Anbieterseite jaunbekannt12,90 € / Monat netto (HT)Quelle
ZervantStartlaut Anbieterseite jaunbekannt11,00 € / Monat netto (HT)Quelle
BuchhaltungsButlerLightlaut Anbieterseite jaLaut Anbieterseite ja, ab Light29,90 € / Monat netto (HT)Quelle
PapierkramSlaut Anbieterseite jaLaut Anbieterseite ja, ab Free15,90 € / Monat netto (HT)Quelle
BillomatProfessionallaut Anbieterseite jaunbekanntab 29,00 € / Monat netto (HT)Quelle
orgaMAX (Buchhaltung)S : Buchhaltung Kompaktlaut Anbieterseite jaLaut Anbieterseite ja, ab S25,90 € / Monat netto (HT)Quelle

Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. Keine Partnerlinks in dieser Tabelle.

Welche Fragen beantwortet die Tabelle nicht?

Ein öffentliches Häkchen für „E-Rechnung“ kann verschiedene Dinge meinen. Es kann die Erstellung betreffen, den Versand, die Anzeige einer Eingangsdatei oder deren Ablage. Manche Seiten listen Funktionen über alle Pläne hinweg, ohne die Spaltenzuordnung in der lesbaren Ansicht eindeutig zu machen. Genau dort steht im Vergleich „unbekannt“. Diese Lücke ist ein Auftrag für eine konkrete Nachfrage, keine negative Bewertung des Produkts. Fragen Sie nach Ihrem Tarifnamen und nach einem Beispiel, das Ihren gesamten Weg zeigt.

Auch das Wort „kostenlos“ muss genau gelesen werden. Eine kostenlose Stufe kann die Zahl der Ausgaben begrenzen oder nur einzelne Formate enthalten. Sie kann für einen gelegentlichen Versand passend sein, aber beim Empfang offen bleiben. Wenn Sie viele Lieferantenrechnungen erhalten, kann gerade die Eingangsseite der entscheidende Punkt sein. Prüfen Sie Grenzen und Archivzugang, bevor Sie Ihre Kundendaten vollständig in ein neues System übertragen.

Die Angebote im Einzelblick

sevdesk

Die gelesene Preisseite nennt für die ausgewählte Stufe einen Katalogpreis von 12,90 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026. Sie beschreibt die Erstellung von E-Rechnungen und nennt ZUGFeRD und XRechnung. Bei der Zuordnung der Funktion zum Erfassen empfangener E-Rechnungen zu einem konkreten Plan blieb der Text jedoch nicht eindeutig. Wer Ein- und Ausgang in derselben Anwendung bearbeiten will, sollte genau diese Frage vor der Buchung klären und sich eine Testdatei zeigen lassen. [1]

FastBill

Für den betrachteten Einstiegstarif nennt die offizielle Seite 10,00 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026. Die erfassten Anbieterangaben beschreiben sowohl die Erstellung als auch den Empfang von E-Rechnungen. Das macht den Tarif für einen Test des gesamten Ablaufs interessant. Fragen Sie trotzdem nach Ihrem konkreten Importweg, der Darstellung der XML-Daten und dem Export der Originaldateien. Eine Funktionsbeschreibung auf der Preisseite beweist nicht, dass Ihre eigenen Kunden- und Lieferantendaten ohne Nacharbeit passen. [2]

easybill

Der ausgewählte bezahlte Einstiegstarif steht im Datenbestand mit 12,00 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026. Die Anbieterangaben nennen das Erstellen von E-Rechnungen auch in der kostenlosen Stufe, während der Empfang in den gelesenen Angaben den bezahlten Plänen zugeordnet ist. Wenn Sie nur gelegentlich Ausgangsdateien erzeugen, prüfen Sie zunächst die Grenzen der kostenlosen Stufe. Wenn Sie auch Eingänge verarbeiten wollen, lassen Sie sich die Funktion im vorgesehenen Tarif zeigen. [3]

Lexware Office

Als Vergleichsstufe haben wir den Tarif mit ausgewiesener Rechnungserstellung erfasst; sein Preis lautet 12,90 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026. Die Seite beschreibt E-Rechnungen und auch die Erfassung eingehender Dateien, aber die exakte Zuordnung der Empfangsfunktion zu einer Stufe war im gelesenen Text nicht belastbar. Wir setzen sie deshalb nicht stillschweigend voraus. Lexware Office ist hier als Anbieterinformation genannt, ohne Partnerlink. Prüfen Sie beim Anbieter die aktuell angebotenen Formate und die Funktion Ihres konkreten Plans. [4]

Zervant

Die ausgewählte bezahlte Stufe ist mit 11,00 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026 erfasst. Die Preisseite nennt eine kostenlose XRechnung-Möglichkeit und weitere elektronische Rechnungsfunktionen. Zum Empfang einer strukturierten Eingangsrechnung fehlte auf der gelesenen Seite eine bestätigte Angabe. Wer Zervant für den Versand in Betracht zieht, sollte daher einen echten Export prüfen. Wer eine komplette Lösung für Eingänge sucht, braucht eine direkte Auskunft des Anbieters oder einen separaten, belegten Empfangsweg. [5]

BuchhaltungsButler

Der gelesene Einstiegstarif wird mit 29,90 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026 geführt. Die offizielle Preisseite nennt das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen. Der Katalogpreis wurde in einer dynamischen Ansicht erhoben; befristete Rabatte sind kein verlässlicher Maßstab für laufende Kosten. Lassen Sie sich den aktuellen Vertragspreis und die Laufzeit vor einer Entscheidung anzeigen. Prüfen Sie anschließend, ob die Verarbeitung eingehender Dateien und der Export des Originals Ihren eigenen Ablauf abdecken. [6]

Papierkram

Für den ausgewählten Tarif steht 15,90 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026 im Datenbestand. Laut gelesener Preisseite unterstützt der Anbieter die Erstellung und den Empfang strukturierter Rechnungen; eine kostenlose Stufe wird ebenfalls genannt. Der Preisvergleich sollte nicht bei der ersten Zahl enden. Sehen Sie nach, welche Funktionen und Grenzen für Ihren Bedarf im vorgesehenen Paket gelten und wie eine empfangene XML-Datei angezeigt, geprüft und abgelegt wird. [7]

Billomat

Die betrachtete Einstiegstufe ist mit ab 29,00 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026 erfasst. Die Preisseite nennt XRechnung und ZUGFeRD bei der Erstellung. Für den strukturierten E-Rechnung-Empfang war die Formulierung zu Eingangsrechnungen in der gelesenen Darstellung nicht eindeutig genug. Wir behandeln diesen Punkt als offen. Wenn Billomat auf Ihrer Liste steht, stellen Sie die Frage nach XML-Import, Anzeige und Archivierung ausdrücklich und lassen Sie sie für Ihren Tarif beantworten. [8]

orgaMAX Buchhaltung

Die erfasste Einstiegstufe der Buchhaltungslösung steht mit 25,90 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026 im Vergleich. Die offizielle Seite beschreibt Versand und Empfang von E-Rechnungen in diesem Paket. Der Name einer Produktfamilie kann mehrere Angebote umfassen; achten Sie deshalb darauf, dass Sie die hier betrachtete Buchhaltungslösung und nicht eine andere Variante vergleichen. Prüfen Sie eine eigene Testrechnung, den Eingang eines XML-Dokuments und die Ablage der Originaldatei. [9]

Hand verbindet USB-Stick mit Laptop neben Dokumenten
Schnittstellen und Export sind konkrete Auswahlfragen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Preisseite: sevdesk Preise · [2] Preisseite: FastBill Preise · [3] Preisseite: easybill Preise · [4] Preisseite: Lexware Office (ex-lexoffice) Preise · [5] Preisseite: Zervant Preise · [6] Preisseite: BuchhaltungsButler Preise · [7] Preisseite: Papierkram Preise · [8] Preisseite: Billomat Preise · [9] Preisseite: orgaMAX (Buchhaltung) Preise

Welcher Ablauf passt zu einem kleinen Betrieb?

Wenn Sie nur wenige Ausgangsrechnungen erstellen und kaum strukturierte Eingänge erwarten, kann ein schlanker Exportweg genügen. Doch auch dann bleibt der Empfang zu organisieren. Wer häufig Lieferantenrechnungen erhält, sollte zuerst den Eingang und die Freigabe testen. Bei mehreren Bearbeitern zählen Rollen, Vertretung und auffindbare Originale. Ein Betrieb mit öffentlichen Kunden braucht außerdem einen verlässlichen Umgang mit Empfängerreferenzen. Keine dieser Situationen lässt sich allein aus dem niedrigsten Monatsbetrag ableiten. [1, 2]

Eine sinnvolle Teststrecke beginnt mit einem Auftrag aus Ihrem Alltag. Geben Sie echte Feldarten ein, aber nutzen Sie einen eindeutig gekennzeichneten Test und einen vereinbarten Testempfänger. Erzeugen Sie die strukturierte Datei, lesen Sie sie in einem geeigneten Viewer, prüfen Sie die Übermittlung und suchen Sie sie später wieder im Archiv. Wiederholen Sie den Test für den Eingang. Wenn die Software dabei an einer Stelle stockt, kennen Sie den tatsächlichen Unterschied zwischen einer Funktion auf der Preisseite und einer funktionierenden Lösung für Ihren Betrieb.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] Leitweg-ID Formatspezifikation

Tarifgrenzen sauber vergleichen

Beginnen Sie nicht mit einer Rangliste nach Preis. Schreiben Sie für jeden Kandidaten die Funktionen auf, die Ihr Ablauf wirklich braucht: strukturierte Ausgangsdatei, Eingangsansicht, Originalarchiv, Export und gegebenenfalls eine Schnittstelle zur Steuerberatung. Stellen Sie daneben den Namen des Tarifs. Erst wenn eine Funktion genau diesem Tarif zugeordnet ist, ist der Preis vergleichbar. Eine allgemeine Produktbeschreibung kann auch Leistungen höherer Stufen enthalten. Die Unterscheidung wirkt pedantisch, verhindert aber einen häufigen Fehlkauf.

Betrachten Sie bei einer Monatsangabe außerdem die gewählte Laufzeit. Eine Seite kann einen Wert für jährliche Zahlung und einen anderen für monatliche Kündigung anzeigen. Ein Rabatt für den Beginn sagt nichts über die späteren Kosten. Der hier gezeigte Katalogwert ist darum eine nachvollziehbare Momentaufnahme, keine Zusage für ein zukünftiges Angebot. Wenn die offizielle Seite ihre Anzeige ändert, muss auch der Vergleich neu erhoben werden. Notieren Sie bei Ihrer eigenen Entscheidung den Stand des Angebots und die Bedingungen, die für Sie tatsächlich gelten. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Empfang und Archiv sind eigene Prüffelder

Viele Menschen suchen zunächst nach einem Werkzeug, das „eine E-Rechnung schreiben“ kann. Für den Alltag ist die Gegenseite mindestens ebenso wichtig. Nach den ausgewerteten IHK-Angaben müssen inländische Unternehmen strukturierte Eingangsrechnungen annehmen können. Bei einer reinen XRechnung brauchen Sie eine verständliche Anzeige der XML-Daten. Bei einer hybriden Datei müssen Sie prüfen können, ob der XML-Teil zur sichtbaren PDF-Ansicht passt. Eine Funktion namens „Belege hochladen“ ist dafür noch kein belastbarer Nachweis. [1, 2]

Fragen Sie beim Anbieter, ob die Originaldatei unverändert aufbewahrt und exportiert werden kann. Für Rechnungen gilt die im Datenbestand ausgewiesene Aufbewahrungsdauer von 8 Jahren. Ein Ausdruck der Ansicht ersetzt die elektronische Originalform einer E-Rechnung nicht. Prüfen Sie den Rückweg: Finden Sie eine frühere Eingangsdatei, können Sie sie öffnen und einem Vorgang zuordnen? Wenn Sie die Software später verlassen, brauchen Sie die Dateien weiterhin. [3, 4]

Hand prüft Dokumentenstapel neben einem Laptop
Ein Test mit eigenen Daten zeigt, welche Arbeitsschritte unterstützt werden.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [3] § 14b UStG · [4] FeRD: ZUGFeRD

Was tun bei unklarer Funktionsangabe?

Eine Lücke im Vergleich ist kein Urteil gegen einen Anbieter. Wenn die öffentlich gelesene Seite den Empfang nennt, aber den passenden Tarif nicht erkennen lässt, schreiben wir „unbekannt“. Fragen Sie dann konkret: „Kann dieser Tarif eine XRechnung oder eine geeignete ZUGFeRD-Datei empfangen, verständlich darstellen und als Original exportieren?“ Bitten Sie um die Antwort in Bezug auf den Tarif, den Sie buchen möchten. Das ist präziser als „Kann Ihre Software E-Rechnung?“ und liefert Ihnen eine prüfbare Entscheidung.

Dasselbe gilt für Formatangaben. Eine Anwendung kann XRechnung und ZUGFeRD nennen, ohne die erzeugte Version oder das ZUGFeRD-Profil im kurzen Preistableau auszuweisen. Fragen Sie nach einer Testdatei und prüfen Sie den Empfängerwunsch. Ein öffentlicher Auftraggeber kann eine Referenz und einen bestimmten Kanal erwarten. Zwischen Unternehmen ist die Leitweg-ID nicht generell notwendig, doch eine andere Käuferreferenz kann für die Verarbeitung hilfreich sein. Das beste Produkt ist dasjenige, das Ihren konkreten Vorgang korrekt abbildet und dessen Grenzen Sie verstehen. [1, 2]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Wie gelingt ein Wechsel ohne Datenverlust?

Bevor Sie Stammdaten importieren, bereinigen Sie alte Adressen und doppelte Kunden. Falsche Daten werden durch einen schnellen XML-Export nicht richtiger. Testen Sie mit wenigen typischen Vorgängen und vergleichen Sie die erzeugten Felder mit der bisherigen Rechnung. Klären Sie anschließend, wie alte Dateien zugänglich bleiben. Wenn Ihr bisheriges System bereits ein geeignetes Format erzeugt, kann ein gezieltes Update günstiger und sicherer sein als ein kompletter Wechsel. Fragen Sie nach dem konkreten Funktionsumfang Ihres aktuellen Tarifs.

Planen Sie die Übertragung so, dass laufende Rechnungen nicht zwischen zwei Systemen verschwinden. Ein kleiner Betrieb kann beispielsweise einen klaren Umstellungszeitpunkt für neue Vorgänge festlegen und alte Vorgänge im bisherigen Archiv auffindbar lassen. Wichtig ist nicht ein besonders elegantes Migrationsdiagramm, sondern die Fähigkeit, später eine Rechnung samt Originaldatei und Bezug zum Auftrag zu finden. Prüfen Sie diesen Rückweg vor dem endgültigen Wechsel mit einer Testdatei. [1]

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD

Welche Entscheidung hilft wirklich weiter?

Nach einem Preisvergleich bleiben oft zwei oder drei Kandidaten übrig. Geben Sie jedem denselben kleinen Test: eine Ausgangsrechnung mit Ihren typischen Positionen und eine eingehende strukturierte Datei. Fragen Sie nach Format und Profil, schauen Sie auf die Anzeige, prüfen Sie die Ablage und den Export. Notieren Sie, an welcher Stelle Sie Hilfe brauchten. Dann vergleichen Sie den Aufwand im konkreten Ablauf mit dem Tarifpreis. Eine subjektive Note oder ein Sternesystem würde diese Unterschiede verdecken; eine dokumentierte Teststrecke macht sie sichtbar.

Wenn Sie bei einem Anbieter keine ausreichende Antwort zur Tarifzuordnung bekommen, lassen Sie diesen Punkt offen. Es ist besser, ein „unbekannt“ im Vergleich zu behalten als eine Funktion zu erfinden. Die Angaben der offiziellen Seiten können sich ändern, besonders bei dynamischen Preismodellen. Kommen Sie vor Abschluss auf die aktuelle Anbieterseite zurück und sichern Sie für Ihre Unterlagen das Angebot, das tatsächlich gilt. Die hier genannten Preise sind keine Garantie. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung-Software

Was kostet eine Software für E-Rechnungen?

Es gibt keinen einheitlichen Preis, weil Anbieter unterschiedliche Funktionen, Grenzen und Laufzeiten bündeln. Die Tabelle zeigt datierte Katalogpreise der ausgewählten Einstiegstarife mit Steuerhinweis und Quelle. Ein kostenloses Angebot kann für wenige Ausgangsdateien genügen, während Empfang oder Archivierung in einem anderen Plan liegen. Prüfen Sie den Funktionsumfang im konkret vorgesehenen Tarif und fragen Sie nach dem Preis nach einer Aktion. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Kann man ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Ein einfaches PDF ist ohne passende strukturierte Daten keine E-Rechnung. Ein Umwandlungswerkzeug müsste die erforderlichen Angaben korrekt und vollständig in einen geeigneten Datensatz übertragen. Das lässt sich nicht allein am Aussehen der neuen Datei erkennen. Prüfen Sie deshalb die erzeugten XML-Daten und vergleichen Sie sie mit dem ursprünglichen Geschäftsfall. Wenn die Ausgangsdaten fehlen oder falsch gelesen wurden, entsteht auch nach dem Export keine verlässliche Rechnung. [1]

Kann ich eine E-Rechnung selbst erstellen?

Ja, wenn Ihr Verfahren die erforderlichen strukturierten Daten in einem geeigneten Format erzeugt und die Rechnungsangaben stimmen. Dafür ist kein bestimmter Hersteller gesetzlich vorgegeben. Entscheidend ist, ob die Datei vom Empfänger verarbeitet werden kann und ob Sie das elektronische Original aufbewahren. Testen Sie mit einem typischen Vorgang, bevor Sie den Ablauf produktiv nutzen. Für steuerliche Besonderheiten Ihres Falls ist fachliche Beratung sinnvoll. [2]

Kann ich eine E-Rechnung erstellen, ohne Software?

Ohne irgendein technisches Werkzeug lassen sich strukturierte elektronische Daten praktisch nicht zuverlässig erzeugen. Sie müssen aber keine umfangreiche Komplettlösung kaufen, wenn ein schlanker Weg Ihre Anforderungen abdeckt. Entscheidend sind korrekte Felder, geeignetes Format, Prüfung und Ablage. Eine normale Textvorlage, die nur ein PDF speichert, liefert noch keine E-Rechnung. Fragen Sie auch bei kostenlosen Werkzeugen nach Grenzen, Empfangsfunktion und Export des Originals.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD

Ein konkretes Auswahlgespräch vorbereiten

Nehmen Sie zu einem Gespräch mit einem Anbieter einen typischen Ausgangsbeleg, eine empfangene Testdatei und Ihre Liste offener Fragen mit. Fragen Sie nicht nur, ob das Produkt „E-Rechnung kann“, sondern lassen Sie den gesamten Weg für Ihren Tarif zeigen. Wo wird die Empfängerreferenz gepflegt? Welche Formate kommen aus dem Export? Was passiert bei einem zurückgewiesenen Dokument? Wie gelangen Originaldateien später zur Steuerberatung oder in ein anderes Archiv? An diesen Stellen zeigt sich, ob ein Produkt zum Betrieb passt. Eine aufgezeichnete Funktionsliste kann das nicht ersetzen.

Halten Sie die Antwort des Anbieters mit Datum fest und unterscheiden Sie gesicherte Aussagen von Punkten, die noch geprüft werden müssen. So vermeiden Sie, dass aus einer Vermutung im Gespräch später ein angeblich zugesagtes Merkmal wird. Wenn ein Tarifwechsel erforderlich wäre, vergleichen Sie die tatsächlich nutzbare Stufe und nicht den günstigsten Werbewert. Ein guter Entschluss kann auch lauten, vorerst beim vorhandenen Werkzeug zu bleiben und einen getrennten Empfangsweg einzurichten, sofern beide Teile zuverlässig funktionieren. Der Maßstab ist Ihr realer Ablauf.

Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen: Steuerberater oder Finanzamt.

Quellen (Stand: 04.10.2026)

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