Leitweg-ID: Aufbau, Fundort und Eintrag in der XRechnung

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein Identifikator für die Adressierung von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, also an Bund, Länder und Kommunen. Sie stammt aus einer eigenen Formatspezifikation, die in der ausgewerteten Fassung die Version 2.0.2 trägt. Gedacht ist sie als Wegweiser: Ein Rechnungseingang soll anhand der Kennung erkennen, welche Stelle die Rechnung bekommen soll, ohne dass ein Mensch erst nachfragen muss. Mit der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat sie nichts zu tun, auch nicht mit Ihrer eigenen Adresse. Sie beschreibt den Empfänger. ^[1]

Gleich zu Beginn lohnt die Abgrenzung zu zwei Begriffen, die oft verwechselt werden. Die Bestellnummer gehört zu einem einzelnen Auftrag und wird vom Kunden vergeben. Die Rechnungsnummer gehört zu Ihrer Rechnung und wird von Ihnen vergeben. Die Leitweg-ID gehört zum Empfänger und bleibt gleich, solange sich die zuständige Stelle nicht ändert. Drei Nummern, drei Zuständigkeiten, und in der XRechnung stehen alle drei in unterschiedlichen Feldern.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [3] KoSIT: Abbildung UStG auf EN 16931

Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?

Eine Leitweg-ID besteht aus einer Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Die Begriffe verraten die Idee: Grob adressiert die Verwaltung, fein, falls nötig, eine bestimmte Stelle darin. Prüfziffern dienen üblicherweise dazu, Tippfehler aufzudecken. Die Länge der Kennung ist begrenzt. ^[1]

Schematisch sieht das so aus: [Grob]-[Fein]-[Prüfziffer], wobei der mittlere Teil entfallen darf. Eine echte Kennung nennen wir hier mit Absicht nicht. Die Prüfziffer lässt sich nicht erfinden, und ein ausgedachtes Beispiel würde im schlechtesten Fall kopiert werden. Wer das Format genauer kennenlernen will, findet die Formatspezifikation in den Quellen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation

Wo trage ich die Leitweg-ID ein?

In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld Käuferreferenz, das im Datenmodell BT-10 heißt. Ihr Rechnungsprogramm hat dafür ein Eingabefeld, das je nach Hersteller „Leitweg-ID“, „Käuferreferenz“ oder „Referenz des Käufers“ heißen kann. Entscheidend ist, dass der Wert am Ende in diesem Feld der Datei steht und nicht in einer allgemeinen Bemerkung. Das ist auch der Grund, warum eine Kennung im Freitext der Rechnung nichts nützt: Der Eingang liest Felder, keine Notizen. ^{[1, 2]} Wie die Felder einer Rechnung zusammenhängen, zeigt der Beitrag E-Rechnung Beispiel.

Wie der Rest der Datei entsteht, beschreibt der Leitfaden XRechnung erstellen. Hier genügt der Hinweis, dass die Leitweg-ID ein Wert unter vielen ist und die Datei erst durch alle Pflichtfelder gültig wird.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation · [2] KoSIT: XRechnung 3.0.2

Ist die Leitweg-ID Pflicht?

Das hängt vom Empfänger ab, und die Antwort hat zwei Teile. Zwischen Unternehmen brauchen Sie keine Leitweg-ID, weder zum Senden noch zum Empfangen von E-Rechnungen. Das Feld Käuferreferenz bleibt in der XRechnung trotzdem ein Pflichtfeld, doch dort genügt eine frei gewählte Angabe, meist die Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber dagegen ist die Leitweg-ID die Angabe, die in diesem Feld erwartet wird. Wer sie auslässt, riskiert, dass der Eingang die Rechnung nicht zuordnen kann. ^{[1, 2, 3]}

Daraus folgt eine praktische Regel für Ihre Kundenmaske: Behandeln Sie die Leitweg-ID nicht als Pflichtfeld für alle Kunden. Für die meisten Geschäftskunden bleibt sie leer, und die Käuferreferenz wird mit der Bestellnummer gefüllt. Für öffentliche Auftraggeber ist sie dagegen das wichtigste Feld der ganzen Rechnung.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [2] KoSIT: XRechnung 3.0.2 · [3] Leitweg-ID Formatspezifikation

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Sie finden sie beim Auftraggeber, nicht in einem Register, das Sie selbst durchsuchen könnten. Suchen Sie zuerst in den Unterlagen, die Sie vom Auftraggeber haben: Auftrag, Vertrag, Bestellung oder Ausschreibungsunterlagen. Steht sie dort nicht, fragen Sie bei der Rechnungsstelle nach. Dafür müssen Sie sich nicht entschuldigen: Die Frage ist gängig, und die Rechnungsstelle weiß, was gemeint ist.

Beispiel (fiktiv) für eine Rückfrage, die sich so oder ähnlich verschicken lässt: „Guten Tag, wir stellen unsere Rechnungen künftig als XRechnung aus. Bitte nennen Sie uns die Leitweg-ID Ihrer zuständigen Stelle, den Weg, auf dem Sie die Datei annehmen, und die Version der XRechnung, die Sie verarbeiten. Gern senden wir vorab eine Testdatei.“ Vier Zeilen, und der Rest ist Routine. ^[1]

Fünf Fragen an den Auftraggeber

1. Wie lautet die Leitweg-ID der Stelle, die meine Rechnung bearbeitet?
2. Auf welchem Weg nehmen Sie Rechnungsdateien an?
3. Welche XRechnung-Version verarbeiten Sie?
4. Soll zusätzlich eine Bestell- oder Vertragsnummer in der Datei stehen, und wo?
5. Wer ist mein Ansprechpartner, wenn eine Datei abgelehnt wird, und gibt es eine Möglichkeit, eine Testdatei zu schicken?

Mit diesen fünf Antworten können Sie die erste Rechnung ohne Rätselraten schreiben. Legen Sie sie in den Kundenstamm und in die Auftragsakte, damit sie bei Urlaub oder Wechsel im eigenen Betrieb nicht verloren gehen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung

Wer besitzt eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID dient der Adressierung von Rechnungen an Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. „Besitzen“ ist dabei ein irreführendes Wort: Sie als Rechnungssteller besitzen keine, Sie brauchen die Kennung Ihres Empfängers. Eine Stadtverwaltung mit mehreren Fachbereichen kann mehrere Kennungen haben, je nachdem, welche Stelle die Rechnung bearbeitet. Das ist der Grund, warum eine Kennung, die bei einem früheren Auftrag galt, nicht automatisch für den nächsten gilt. ^[1]

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation

Wie beantrage ich eine Leitweg-ID, zum Beispiel in NRW?

In den Quellen, die wir ausgewertet haben, steht kein Antragsverfahren für Rechnungssteller, auch keines für Nordrhein-Westfalen oder ein anderes Land. Eine Schrittfolge, die so aussieht, als gäbe es sie, wollen wir nicht erfinden. Nach allem, was die Spezifikation beschreibt, adressiert die Kennung die empfangende Verwaltung. Für Ihre Rechnung brauchen Sie deshalb die Kennung Ihres Auftraggebers, und die erfragen Sie bei ihm. Landesspezifische Wege sind nicht Gegenstand dieser Seite. ^[1]

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation

Ist es möglich, eine XRechnung ohne Leitweg-ID zu erstellen?

Ja, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist. Dann trägt die Käuferreferenz eine frei gewählte Angabe, zum Beispiel die Bestellnummer, und die Datei ist ohne jede Leitweg-ID vollständig. Bei einer öffentlichen Stelle sieht es anders aus: Dort erwartet der Eingang die Kennung in genau diesem Feld. Technisch lässt sich eine XRechnung ohne sie erzeugen, aber die Stelle kann sie dann womöglich nicht zuordnen. Fragen Sie im Zweifel, ob und wie sie Ausnahmen behandelt, anstatt auf Glück zu hoffen. ^{[1, 2]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: XRechnung 3.0.2 · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Leitweg-ID, Peppol und der Versandweg

Zur Kennung gehört meist die Frage, wie die Datei überhaupt ankommt. Im B2B-Bereich schreibt das Gesetz keinen einzelnen Übertragungsweg vor. Öffentliche Stellen geben ihren Weg selbst vor. Die Verwaltung nutzt laut KoSIT für den Empfang von XRechnungen unter anderem das Peppol-Netz, einen gesicherten Austausch zwischen Systemen. Das Schema der Leitweg-ID kann dabei laut Spezifikation als Teilnehmerkennung im Peppol-Netz dienen. Ob Ihre Stelle E-Mail annimmt, steht in deren Vorgaben, nicht in diesem Artikel. Verlassen Sie sich nicht auf Ihre gewohnte Praxis, nur weil sie bei anderen Kunden funktioniert hat. ^[1]

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Drei Fälle aus dem Alltag

Beispiel (fiktiv), erster Fall: Katrin Aydin betreut als Webdesignerin die Seiten einer Gemeinde. Im Vertrag steht die Leitweg-ID der Rechnungsstelle. Sie hinterlegt sie im Kundenstamm der Gemeinde, so dass jede künftige Rechnung sie automatisch im Feld Käuferreferenz trägt. Einmal eingerichtet, kostet sie das nichts mehr. Wichtig ist nur, dass sie die Kennung bei jedem neuen Auftrag gegenliest, denn die zuständige Stelle kann wechseln.

Beispiel (fiktiv), zweiter Fall: Ein Gärtnereibetrieb hat letztes Jahr für ein Amt gearbeitet und kopiert für den neuen Auftrag die Kennung aus der alten Rechnung. Diesmal arbeitet er aber für einen anderen Fachbereich. Die Rechnung landet bestenfalls mit einer Rückfrage beim richtigen Amt, schlimmstenfalls im Eingang der falschen Stelle. Ein Blick in den neuen Auftrag hätte genügt.

Beispiel (fiktiv), dritter Fall: Eine selbstständige Beraterin rechnet mit einem Industrieunternehmen ab. Der Kunde bittet um eine XRechnung. Eine Leitweg-ID braucht sie nicht, aber in das Feld Käuferreferenz gehört seine Bestellnummer. Den Unterschied kennt sie zunächst nicht, eine Zeile Rückfrage klärt ihn. Die Nummer steht in der Bestellung des Kunden. ^{[1, 2]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [2] KoSIT: XRechnung 3.0.2

Was tun, wenn die Rechnung zurückkommt?

Dass eine XRechnung abgelehnt oder zur Klärung zurückgeschickt wird, kommt vor und ist kein Drama. Lesen Sie die Rückmeldung genau: Meist nennt sie das Feld, das nicht passt. Fehlt die Käuferreferenz oder stimmt die Kennung nicht, korrigieren Sie sie im Kundenstamm und exportieren die Datei neu, statt die fertige XML-Datei von Hand zu bearbeiten. Notieren Sie, wann die Rückmeldung kam und wann die neue Datei rausging. Dafür gibt es einen praktischen Grund: Für die Ausstellung einer Rechnung nennt § 14 UStG eine Frist von 6 Monaten nach der Leistung, und ein Protokoll zeigt, dass Sie sie nicht verstreichen ließen. ^[1]

Wenn der Fehler bei der Stelle liegt, etwa weil ihre Kennung inzwischen gewechselt hat, hilft ein kurzer Anruf bei der Rechnungsstelle mehr als eine dritte Datei. Fragen Sie nach der gültigen Kennung und lassen Sie sie sich schriftlich bestätigen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG

Die Kennung im Betrieb verwalten

Ein paar Gewohnheiten ersparen später Ärger. Legen Sie die Leitweg-ID im Kundenstamm an, nicht in der einzelnen Rechnung, und kennzeichnen Sie dort öffentliche Auftraggeber sichtbar. Dokumentieren Sie, woher die Kennung stammt, zum Beispiel mit einem Verweis auf das Auftragsschreiben. Geben Sie sie bei der Eingabe nicht per Hand ein, sondern kopieren Sie sie aus dem Schreiben, weil sich bei einer so langen Zeichenfolge leicht ein Tippfehler einschleicht. Wenn Ihr Programm Gutschriften und Korrekturen ausgibt, vergewissern Sie sich, dass auch sie die Kennung übernehmen.

Und noch etwas: Behandeln Sie die erste Rechnung an eine neue Verwaltung als Test. Schicken Sie die Datei, sobald sie erzeugt und mit einem Validator geprüft ist, an die Stelle und lassen Sie sich bestätigen, dass sie angekommen und zugeordnet ist. Der KoSIT Validator läuft mit der Konfiguration der XRechnung und deckt formale Fehler auf, ersetzt aber nicht die Rückmeldung der Stelle. Eine gesetzliche Pflicht zur Validierung gibt es nicht, ein vernünftiger Schritt ist sie trotzdem. ^{[1, 2]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT Validator · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Versionen: Wovon die Leitweg-ID abhängt und wovon nicht

Die Formatspezifikation der Leitweg-ID ist ein eigenes Dokument mit eigener Versionsnummer, in der ausgewerteten Fassung 2.0.2. Sie ist unabhängig von der Version der XRechnung. Für Sie hat das eine einfache Folge: Ein Versionswechsel der XRechnung ändert nicht, wie Ihre Kennung aufgebaut ist, sehr wohl aber die Datei, in der sie steht. Die XRechnung in Version 3.0 bleibt laut KoSIT mindestens bis zum 31.07.2027 gültig, die Version 4.0 wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Fragen Sie Ihre Stelle, ab wann sie welche Version annimmt, und Ihren Softwareanbieter, wann er umstellt. ^{[1, 2]}

Wer mehrere öffentliche Auftraggeber bedient, führt am besten eine kleine Tabelle: Stelle, Leitweg-ID, Versandweg, akzeptierte Version, Datum der letzten erfolgreichen Rechnung. Fünf Spalten, die im Alltag mehr Ordnung schaffen als jede Hilfeseite.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation · [2] KoSIT: XRechnung

Was ist mit der Ablage?

Die versandte XRechnung ist eine E-Rechnung und wird in der elektronischen Originalform aufbewahrt, grundsätzlich 8 Jahre lang. Legen Sie dazu die Quelle der Leitweg-ID, etwa das Auftragsschreiben, in dieselbe Mappe. Wenn die Stelle später fragt, auf welcher Grundlage Sie die Kennung verwendet haben, ist die Antwort in Sekunden gefunden. ^{[1, 2]}

Wer sich einen Überblick über das Format verschaffen will, findet ihn im XRechnung-Hub und im Formatvergleich. Ob Sie ohnehin zur E-Rechnung verpflichtet sind, beantwortet der E-Rechnung-Check in vier Fragen; die Fristen erklärt der Leitfaden E-Rechnung: ab wann Pflicht?.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14b UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD

Häufige Fragen zur Leitweg-ID

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Beim öffentlichen Auftraggeber: im Auftrag, im Vertrag, in der Bestellung oder auf Nachfrage bei der Rechnungsstelle. Ein Register zum Selbst-Nachschlagen haben wir in den Quellen nicht belegt. Kopieren Sie die Kennung aus dem Schreiben des Auftraggebers und raten Sie sie nicht. ^[1]

Ist eine Leitweg-ID Pflicht?

Zwischen Unternehmen nicht. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie die Angabe, die im Feld Käuferreferenz erwartet wird. Dieses Feld ist in der XRechnung ein Pflichtfeld, bei Unternehmen genügt dort eine frei gewählte Referenz. ^{[2, 3]}

Wer besitzt eine Leitweg-ID?

Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, als Empfänger von Rechnungen. Sie als Rechnungssteller brauchen die Kennung Ihres Empfängers, nicht eine eigene.

Ist es möglich, eine XRechnung ohne Leitweg-ID zu erstellen?

Ja, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist; dann steht im Feld Käuferreferenz eine frei gewählte Angabe wie die Bestellnummer. Bei einer öffentlichen Stelle erwartet der Eingang die Kennung in diesem Feld. Erkundigen Sie sich dort, bevor Sie ohne sie senden.

Wie ist das Format einer Leitweg-ID?

Sie besteht aus Grobadressierung (2 bis 12 Zeichen), optionaler Feinadressierung (höchstens 30 Zeichen) und Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Insgesamt hat sie 5 bis 46 Zeichen.

Wie beantrage ich eine Leitweg-ID in NRW?

Ein Antragsverfahren für Rechnungssteller, auch ein landesspezifisches, haben wir in den ausgewerteten Quellen nicht gefunden und erfinden es nicht. Die Kennung adressiert die empfangende Stelle. Fragen Sie deshalb Ihren Auftraggeber nach seiner Leitweg-ID.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [3] KoSIT: XRechnung 3.0.2