E-Rechnung prüfen: Validator, Prüfbericht und Grenzen

Was ist ein Validator und was prüft er?

Der KoSIT Validator ist ein Prüfprogramm für XML-Dateien. Er arbeitet in vier Schritten: Er erkennt, um welches XML-Format es sich handelt, prüft die Datei mit einem Schema und mit Schematron-Regeln, erzeugt einen Prüfbericht und errechnet daraus einen Annahmestatus. Der Bericht entsteht immer als XML-Datei. Der Validator steht unter der Lizenz Apache-2.0 und ist damit quelloffen. ^[1]

Ein Punkt wird häufig übersehen: Der Validator selbst kennt keine Rechnungsregeln. Er ist eine Prüfmaschine, und die Regeln kommen aus einer getrennten Konfiguration. Für Rechnungen im Format XRechnung gibt es eine eigene öffentliche Konfiguration, und daneben eine für Peppol BIS Billing. Wer „den Validator“ sagt, meint deshalb in der Regel das Paar aus Prüfmaschine und passender Regelkonfiguration. Die Version der Konfiguration bestimmt, nach welchem Stand der Regeln geprüft wird, und ist darum bei jedem Prüfergebnis mitzuschreiben. ^[2]

Zur Einordnung hilft eine Unterscheidung. Ein Validator beantwortet die Frage „Ist diese Datei nach den Regeln aufgebaut?“. Ein Viewer, also ein Anzeigeprogramm, beantwortet die Frage „Wie sieht diese Rechnung aus?“. Beide Werkzeuge werden oft verwechselt, weil sie in der Suche nebeneinander stehen. Für die Anzeige stellt KoSIT eigene Transformationsskripte bereit, die Softwarehersteller in ihre Systeme einbauen; für die Prüfung gibt es den Validator. ^[3]

Quellen (Stand: 05.10.2026): [1] KoSIT Validator (GitHub) · [2] KoSIT Validator (Stand: 04.10.2026) · [3] KoSIT: XRechnung

Was ein bestandener Test nicht beweist

Die wichtigste Regel im Umgang mit einem Prüfbericht steht schon in der Überschrift. Die Tabelle zeigt, welche Fragen ein Validator beantwortet und welche offenbleiben.

Aus der dritten Zeile folgt eine Gewohnheit, die sich lohnt. Nach dem Test lesen Sie die Datei in einer verständlichen Ansicht und vergleichen sie mit dem Auftrag. Das dauert zwei Minuten und fängt die Fehler ab, die ein Prüfwerkzeug nicht sehen kann: ein falsch geschriebener Kundenname, eine vertauschte Referenz, ein Betrag mit zwei Nullen zu viel. Wie eine solche Ansicht aussieht, zeigt der Beitrag E-Rechnung Beispiel: Feld für Feld erklärt.

Quelle (Stand: 05.10.2026): [1] KoSIT Validator (GitHub)

Muss ich eine E-Rechnung validieren?

Nein. Eine technische Validierung wird empfohlen, ist aber keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Das gilt für Absender wie Empfänger. Nach der Auskunft von FeRD darf sich ein sorgfältiger Unternehmer allerdings auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfwerkzeugs stützen, und es ist ratsam, den Prüfbericht aufzubewahren. Ein bestimmtes Werkzeug wird nach der ausgewerteten Auskunft nicht empfohlen. Der KoSIT Validator ist das offizielle Beispiel, aber nicht das einzig mögliche. ^{[1, 2]} Was die Kurzdarstellungen der IHK zur Empfehlung des BMF und zu Prüfberichten sagen, steht im Beitrag BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Daraus ergibt sich eine einfache Faustregel. Wer selten Rechnungen im Format verschickt und ein Programm benutzt, das die Prüfung beim Export erledigt, braucht den Validator nicht selbst zu bedienen. Wer eigene Dateien baut, Dateien eines Dienstleisters kontrolliert oder eine eingehende Datei prüfen will, die sich nicht öffnen lässt, ist mit ihm gut bedient.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ (Stand: 05.10.2026)

Der KoSIT Validator in der Praxis

Der Validator läuft mit Java ab Version 11. Er lässt sich auf drei Arten betreiben: als Kommandozeilenprogramm, als Bibliothek in einer eigenen Anwendung oder als HTTP-Dienst im sogenannten Daemon-Modus. Für kleine Betriebe ist die Kommandozeile der naheliegende Weg, der HTTP-Dienst eher etwas für einen IT-Dienstleister, der das Prüfen für mehrere Nutzer bereitstellt. ^[1]

Der Aufruf besteht aus wenigen Bausteinen. Man startet die eigenständige Programmdatei mit Java, nennt mit der Option -s die Konfigurationsdatei, gegebenenfalls mit -r den Pfad des Ordners mit den Regeldateien, und hängt die zu prüfende XML-Datei an. Mit -D startet der Validator stattdessen als Dienst. Die genauen Dateinamen unterscheiden sich je nach Version von Programm und Konfiguration, sie stehen in den Veröffentlichungen auf GitHub und in der Dokumentation.

Das Ergebnis erkennen Sie auf zwei Wegen. Der Prüfbericht liegt als XML-Datei vor und enthält die Befunde. Außerdem gibt das Programm einen Rückgabecode aus: Der Wert 0 bedeutet, dass alle geprüften Dateien nach der Konfiguration akzeptabel sind, eine positive Zahl nennt die Zahl der abgelehnten Dateien. Für den Alltag ist das genug, wer Dutzende Dateien automatisch prüfen lässt, wertet den Code in einem Skript aus. ^[2]

Quellen (Stand: 05.10.2026): [1] KoSIT Validator (GitHub) · [2] KoSIT Validator: CLI

Gibt es einen XRechnung Validator online?

Die Suche nach einem „Validator online“ ist verständlich: Wer keine Programme installieren möchte, lädt die Datei lieber auf eine Webseite. Es gibt solche Dienste. Welche davon verlässlich sind, haben wir nicht ausgewertet, und wir nennen deshalb keinen. Der KoSIT Validator selbst lässt sich als HTTP-Dienst betreiben, was Anbieter nutzen können, um Prüfseiten bereitzustellen. ^[1]

Bevor Sie eine echte Rechnung auf einem fremden Server prüfen, lohnt sich ein Blick auf vier Fragen. Wer betreibt den Dienst? Welche Version der Regeln wendet er an? Wird die Datei gespeichert oder nach der Prüfung gelöscht? Lässt sich der Bericht herunterladen? Eine Rechnung enthält Kundendaten, Beträge und steuerliche Kennungen, und das sind Daten, die nicht ohne Weiteres auf einen unbekannten Server gehören. Für Testdateien mit erfundenen Werten ist das kein Problem. Ein guter Ablauf: erst mit einer Testrechnung auf dem fremden Dienst prüfen, echte Dateien nur auf einem Weg, dem Sie vertrauen.

Quelle (Stand: 05.10.2026): [1] KoSIT Validator (GitHub)

Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Hier liegt eine Besonderheit. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, und der Validator prüft XML. Die Datei, die geprüft wird, ist also der eingebettete Datensatz, nicht die sichtbare Seite. Außerdem muss die Prüfung zu den Regeln passen: Ein gültiges ZUGFeRD-Dokument im Profil EN 16931 oder EXTENDED kann Fehler melden, wenn es nur gegen die Regeln der XRechnung geprüft wird, ohne damit ungültig zu sein. Das Profil „Referenz XRECHNUNG“ folgt dagegen der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation. ^[1]

Praktisch heißt das: Sagen Sie bei jeder Prüfung dazu, welches Profil Sie erwarten, und lesen Sie einen Fehlerbericht nie ohne die Frage, ob die richtigen Regeln angewendet wurden. Wer ZUGFeRD erzeugt, findet im Beitrag ZUGFeRD-Rechnung erstellen den Ablauf vom Profil bis zur Ablage, und der Hub ZUGFeRD erklärt ordnet Profile und Versionen ein. Ob die Prüfung der eingebetteten Daten bei Ihrem Programm schon im Export stattfindet, beantwortet am sichersten der Anbieter.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Wie prüfe ich eine empfangene E-Rechnung?

Eingehende Dateien prüfen Sie in zwei Schichten. Zuerst die technische: Lässt sich die Datei öffnen, und besteht sie die Prüfung? Dann die inhaltliche: Stimmen Aussteller, Leistung und Beträge mit Bestellung und Lieferung überein? Besteht die Datei die technische Prüfung nicht, ist das noch kein Grund, die Rechnung abzulehnen. Es ist zunächst ein Grund, beim Absender nachzufragen, damit er eine korrigierte Datei schickt. Ändern Sie die Datei nie selbst; die elektronische Originalform muss unverändert aufbewahrt werden. ^{[1, 2]}

Der Beitrag E-Rechnung empfangen beschreibt, wie der Eingang insgesamt aufgebaut wird, und die Anleitung XRechnung erstellen zeigt an einem Beispiel, welche Fehler eine Datei typischerweise zurückbringen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD · [2] § 14 Abs. 3 UStG

Wie liest man einen Prüfbericht?

Ein Bericht besteht aus einer Liste von Befunden, jeweils mit einer Schwere und einer Beschreibung. Zwei Hinweise erleichtern das Lesen. Erstens: Von oben nach unten arbeiten. Ein früher Fehler, etwa ein fehlendes Pflichtfeld, zieht oft Folgemeldungen nach sich, die verschwinden, sobald er behoben ist. Zweitens: Die Meldung ist eine Maschinensprache, die sich auf Feldnummern bezieht. Die zwölf Feldnummern, die wir in den Quellen bestätigt haben, stehen mit Erklärung im Beitrag E-Rechnung Beispiel; weitere finden Sie in der XRechnung-Spezifikation.

Beispiel (fiktiv): Die Tischlerei Brandl lässt eine Testrechnung prüfen und erhält die Meldung, es fehle jede steuerliche Kennung des Verkäufers. Im Programm war die Steuernummer nie hinterlegt, weil sie auf dem Papier im Briefkopf stand und nicht im Datensatz. Sie trägt die Nummer in den Stammdaten ein, exportiert neu, prüft noch einmal und legt den neuen Bericht ab. Der erste Bericht, mit dem Fehler, kommt ebenfalls in die Akte: Er zeigt, dass der Weg geprüft wurde. Die Datei selbst zu verändern wäre die falsche Reaktion gewesen, denn die nächste Rechnung hätte denselben Fehler gehabt. ^[1]

Ein Prüfablauf in sechs Zeilen

1. Testrechnung mit echten Stammdaten, aber als Test gekennzeichnet, im Programm anlegen.
2. Im gewünschten Format exportieren und die Programmversion notieren.
3. Mit dem Validator und der passenden Konfiguration prüfen, Version der Konfiguration notieren.
4. Den Bericht speichern, auch wenn er Fehler enthält.
5. Die Datei in einer lesbaren Ansicht mit dem Auftrag vergleichen.
6. Nach Korrektur der Stammdaten erneut exportieren, erneut prüfen, beide Berichte ablegen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: Abbildung UStG auf EN 16931

Was gehört in die Ablage?

Zur versandten oder empfangenen E-Rechnung gehört, wenn Sie geprüft haben, der Prüfbericht. Er belegt, mit welchem Werkzeug und nach welchen Regeln Sie geprüft haben, und passt zum Rat von FeRD, ihn aufzubewahren. Die Rechnungsdatei selbst wird in elektronischer Originalform aufbewahrt, grundsätzlich 8 Jahre lang. Für den Bericht gibt es nach den ausgewerteten Quellen keine eigene Frist; es ist sinnvoll, ihn so lange zu behalten wie die Rechnung. Das ist eine Empfehlung dieses Ratgebers, keine Vorschrift. ^{[1, 2, 3]}

Wichtig ist, nicht mehr zu versprechen, als ein Bericht hält. „Validiert“ heißt „formal geprüft“. Eine rechtliche Bescheinigung ist es nicht, und weder KoSIT noch wir sagen, dass eine Rechnung mit grünem Bericht steuerlich anerkannt wird. Bei Zweifeln im Einzelfall helfen Steuerberater oder Finanzamt.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] § 14b UStG

Wann ein Fehler im Bericht nicht an Ihrer Datei liegt

Nicht jeder Befund bedeutet, dass der Export misslungen ist. Drei Ursachen kommen immer wieder vor. Die erste ist ein falscher Regelsatz: Eine Datei im Profil EN 16931 wird gegen die Regeln der XRechnung geprüft, oder umgekehrt. Die zweite ist ein Versionsunterschied: Die Datei folgt dem Stand, den der Absender kennt, die Prüfung einem anderen. Bei der XRechnung ist das ein reales Thema, weil nach der laufenden Version eine neue erwartet wird. Die dritte ist eine zu strenge Lesart: Ein Befund mit niedriger Schwere ist ein Hinweis, kein Grund, die Rechnung zurückzuschicken. Wer das weiß, liest Berichte gelassener und fragt vor jedem Neuexport zuerst, ob Regeln, Version und Datei überhaupt zusammenpassen. ^{[1, 2]}

Fragen an den Softwareanbieter

Weil die meisten Betriebe nicht selbst prüfen, sondern ihrem Programm vertrauen, sind vier Fragen an den Anbieter mehr wert als jede Kommandozeile. Prüft das Programm beim Export gegen die offiziellen Regeln, und gegen welche Version? Lässt sich der Prüfbericht speichern oder ausgeben? Was geschieht bei einem Fehler: Wird der Export gestoppt oder nur gewarnt? Und wie schnell zieht der Anbieter eine neue Regelversion nach? Die Antworten gehören in die Akte, denn sie belegen, dass Sie sich auf ein geeignetes Werkzeug gestützt haben.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] KoSIT: XRechnung

Wie oft sollte ich prüfen?

Das hängt von der Stückzahl und vom Risiko ab. Wer fünf Rechnungen im Monat schreibt, prüft zum Start jedes neue Format und jeden neuen Kunden mit eigener Referenz einmal gründlich, danach nur nach Änderungen: neue Programmversion, neues Profil, geänderte Stammdaten. Wer hundert Rechnungen im Monat verschickt, wird eine automatische Prüfung beim Export vorziehen und stichprobenartig kontrollieren. Dazwischen liegt eine ganze Reihe von Betrieben, die mit einer Prüfung beim ersten Versand und einer nach jedem Update gut fahren. Die Testrechnung gehört in jede Umstellung als fester Punkt.

Wer sich mit dem Format selbst auseinandersetzen will, bevor er prüft, liest im Hub XRechnung: XML, Leitweg-ID und Versand erklärt die Grundlagen, zum Beispiel die Version 3.0, die seit dem 01.02.2024 in Kraft ist und laut KoSIT mindestens bis zum 31.07.2027 gültig bleibt. Eine neue Version bringt neue Regeln mit, und ein Prüfergebnis gilt immer für den Stand, nach dem geprüft wurde. ^[1]

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: XRechnung

Häufige Fragen zum Prüfen von E-Rechnungen

Was ist der KoSIT Validator?

Ein quelloffenes Prüfprogramm für XML-Dateien, das mit einer Schema- und Schematron-Prüfung arbeitet und einen Bericht erzeugt. Die Regeln für XRechnung kommen aus einer eigenen Konfiguration. Das Programm steht unter der Lizenz Apache-2.0. ^[1]

Gibt es einen XRechnung Validator online?

Es gibt Webdienste, die Prüfungen anbieten; wir haben keinen davon ausgewertet und nennen deshalb keinen. Der KoSIT Validator kann als HTTP-Dienst betrieben werden. Laden Sie echte Rechnungen nur auf Servern hoch, deren Betreiber und Datenumgang Sie kennen.

Muss ich eine E-Rechnung validieren?

Nein, es gibt keine allgemeine Pflicht, die Prüfung wird aber empfohlen. Ein sorgfältiger Unternehmer darf sich nach FeRD auf das Ergebnis eines geeigneten Werkzeugs stützen; ratsam ist, den Prüfbericht aufzubewahren. ^[2]

Wie prüfe ich eine empfangene E-Rechnung?

Technisch mit einem Prüfwerkzeug, inhaltlich durch den Vergleich mit Bestellung und Lieferung. Bei Fehlern fragen Sie den Absender nach einer korrigierten Datei, statt die Datei selbst zu ändern. Das Original wird unverändert aufbewahrt. ^[3]

Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Geprüft werden die eingebetteten XML-Daten, nicht die sichtbare Seite, und zwar mit Regeln, die zum Profil passen. Ein gültiges EN-16931- oder EXTENDED-Dokument kann Fehler zeigen, wenn es nur gegen XRechnung-Regeln geprüft wird.

Wo sehe ich eine XRechnung als lesbare Seite?

In einem Anzeigeprogramm oder in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ein Validator zeigt keine Rechnungsseite, sondern Befunde. KoSIT stellt Skripte zur Visualisierung bereit, die Softwarehersteller in ihre Systeme einbauen. ^[4]

Quellen (Stand: 05.10.2026): [1] KoSIT Validator (GitHub) · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ (Stand: 04.10.2026) · [3] FeRD: ZUGFeRD (Stand: 04.10.2026) · [4] KoSIT: XRechnung