E-Rechnung: Ab wann ist sie Pflicht?

Welches Datum gilt für den Empfang?

Nach den ausgewerteten IHK-Angaben müssen Unternehmen im Inland seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer sind auf der Eingangsseite einbezogen. Der Empfang ist kein Versprechen, schon jede eigene Ausgangsrechnung als E-Rechnung erstellen zu müssen. Ein Betrieb kann also XML von einem Lieferanten erhalten, während für einen Teil seiner eigenen Rechnungen noch eine Übergangsregel oder Ausnahme gilt. Wer nur den Versandtermin in den Kalender schreibt, übersieht die Datei, die heute im Eingang liegen kann. ^{[1, 2]} Was Empfangen praktisch heißt, zeigt der Beitrag E-Rechnung empfangen.

Praktisch braucht der Empfang einen verlässlichen Kanal, eine lesbare Ansicht der strukturierten Daten, eine fachliche Prüfung und die Aufbewahrung des Originals. Ein Postfach erfüllt nur den ersten Teil. Prüfen Sie mit einer Testdatei, ob das Werkzeug den Inhalt anzeigen kann und ob Ihre Vertretung denselben Beleg später findet. Ist die Datei technisch auffällig, kann ein Validator helfen. Stimmen Leistung oder Empfänger nicht, müssen Sie mit dem Absender den Geschäftsfall klären. Eine technische Grünmeldung beurteilt nicht, ob der Auftrag tatsächlich so vereinbart war. ^{[3, 4]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] IHK Potsdam: E-Rechnung · [3] FeRD: ZUGFeRD · [4] KoSIT Validator

Wann endet die erste Übergangsmöglichkeit?

Für im Gesetz genannte Umsätze lässt § 27 UStG bis 31.12.2026 noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers eine andere elektronische Rechnung zu. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten bleibt eine solche sonstige Rechnung. Das Datum bezieht sich auf die gesetzlich beschriebenen Leistungsfälle, nicht beliebig auf jedes PDF, das bis dahin irgendwo erzeugt wird. Prüfen Sie vor einer pauschalen Aussage, wann die Leistung ausgeführt wurde und wann die zugehörige Rechnung ausgestellt wird. ^{[1, 2]}

Die Zustimmung zum anderen elektronischen Format gehört in den Ablauf. Fragen Sie den Empfänger rechtzeitig, auf welchem Weg er die Datei akzeptiert, und halten Sie die Antwort fest. Papier und PDF sind im Übergang nicht einfach identisch: Für ein sonstiges elektronisches Format ist die Einwilligung grundsätzlich vorgesehen. Wenn der Empfänger bereits eine strukturierte Datei verlangt, sollten Sie das nicht durch einen Hinweis auf die allgemeine Übergangsfrist wegdiskutieren. Die rechtliche Möglichkeit und die praktische Vereinbarung mit dem Kunden sind getrennte Fragen. Wie die drei Übergangsregeln im Einzelnen nebeneinander laufen, zeigt der Beitrag E-Rechnung Übergangsfristen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · [2] § 14 Abs. 1 UStG · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Für wen ist der nächste Versandtermin wichtig?

Die verlängerte Übergangsregel setzt voraus, dass der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten hat. Wer darüber liegt, kann diese Verlängerung für den betroffenen inländischen B2B-Umsatz nicht nutzen. Für solche Fälle kann die Ausstellung als E-Rechnung ab 01.01.2027 maßgeblich sein. Die Schwelle ist kein allgemeiner Grenzwert dafür, ob jemand ein Unternehmen ist oder ob er XML empfangen muss. Es ist eine Bedingung einer bestimmten Versand-Übergangsregel. ^[1]

Berechnen Sie diesen Gesamtumsatz nicht beiläufig aus einem Kassenstand oder aus dem aktuellen Monat. Das Gesetz schaut auf das vorangegangene Kalenderjahr und verwendet einen bestimmten Umsatzbegriff. Wenn Ihr Betrieb verschiedene Umsatzarten hat oder sich knapp an der Grenze bewegt, lassen Sie die Berechnung fachlich prüfen. Für die Alltagsarbeit genügt anschließend ein klarer Vermerk: welcher Wert für welches Vorjahr geprüft wurde und für welche Fallgruppe der Übergang angewendet wird. Damit kann eine andere Person die Rechnung ebenso behandeln wie Sie.

Liegt der relevante Wert höchstens an der gesetzlichen Grenze, kann für die beschriebenen Umsätze eine verlängerte Möglichkeit bis 31.12.2027 greifen. Für betroffene Fälle folgt danach 01.01.2028 als nächster Zeitpunkt. Auch hier beantwortet der Umsatzwert nur einen Teil der Frage. Eine Rechnung an eine Privatperson, ein ausländischer Geschäftspartner oder eine gesetzliche Ausnahme muss vorher gesondert eingeordnet werden. Wer alle Rechnungen eines Betriebs blind demselben Termin zuordnet, macht die Tabelle einfacher als das Gesetz. ^{[2, 3]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [2] § 27 Abs. 38 UStG; IHK Hamburg · [3] § 14 Abs. 2 UStG

Welche Rechnungen fallen gar nicht in diese B2B-Zeitleiste?

Die besondere Ausstellungspflicht setzt nach § 14 UStG erfasste Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern voraus. Bei Privatkunden gilt diese B2B-Versandpflicht nicht. Bei einer Seite im Ausland können andere Vorgaben relevant sein, doch die inländische Zeitleiste ist keine automatische Antwort. Erfassen Sie beim Auftrag, wer Leistungsempfänger ist und für welchen Bereich die Leistung bezogen wird. Eine Privatadresse allein beweist den Status nicht, und ein Firmenname allein erklärt noch nicht jeden steuerlichen Sonderfall. ^{[1, 2]} Jede dieser Ausnahmen mit ihren Grenzen beschreibt der Beitrag E-Rechnung: Ausnahmen.

Kleinunternehmer dürfen eigene Ausgangsrechnungen nach § 34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. Für Eingänge bleiben sie betroffen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie bei Fahrausweisen gelten weitere Sonderregeln. Bestimmte steuerfreie Leistungen sind aus der einschlägigen Rechnungsausstellungspflicht ausgenommen. Eine solche Ausnahme wird am konkreten Vorgang geprüft; sie macht nicht automatisch alle anderen Umsätze eines Betriebs ausgenommen. Mehr zur getrennten Eingangs- und Ausgangsseite steht im Leitfaden für Kleinunternehmer. ^{[3, 4, 5, 6]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] § 34a UStDV · [4] IHK Potsdam: E-Rechnung · [5] § 33 UStDV · [6] § 34 UStDV

Warum kann die Art des Formats den Termin nicht ersetzen?

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD kann in geeigneter Version und geeignetem Profil eine PDF-Ansicht mit maßgeblichen XML-Daten verbinden. Ein gewöhnliches PDF ist ohne diese Daten eine sonstige Rechnung. Ob der Versand gerade vorgeschrieben ist, ergibt sich aus dem Leistungsfall und der Übergangsregel. Ob die Datei technisch passt, ist eine weitere Prüfung. Beide Fragen sollten im Ablauf eigene Felder bekommen. ^{[1, 2]}

Ein Beispiel: Ein Betrieb darf für einen erfassten Umsatz noch einen Übergang nutzen und verschickt mit Zustimmung des Kunden ein normales PDF. Es ist deshalb nicht plötzlich eine E-Rechnung. Umgekehrt kann ein Betrieb freiwillig früher eine geeignete strukturierte Datei senden, obwohl die besondere Versandfrist für seinen Fall noch nicht erreicht ist. Ein Programm, das technisch XML ausgibt, entscheidet nicht selbst über die rechtliche Frist. Der Mensch muss den Geschäftsfall einordnen, das Werkzeug muss die Daten korrekt verarbeiten.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: Technisches zur E-Rechnung

Wie ordnen Sie eine verspätet erstellte Rechnung ein?

Bei einer spät ausgestellten Rechnung hilft ein Blick auf das heutige Datum allein wenig. Prüfen Sie, wann die Leistung ausgeführt wurde und welche Übergangsregel für diesen Umsatz beschrieben ist. § 14 UStG nennt für erfasste Leistungen außerdem eine Frist von 6 Monaten zur Ausstellung. Damit sind zwei Fragen im Raum: Wann hätte die Rechnung erstellt werden müssen, und welches Format ist für sie zulässig? Vermischen Sie sie nicht. Eine verspätete Rechnung ist nicht dadurch geheilt, dass die Datei das richtige technische Format besitzt. ^{[1, 2]}

Bei Dauerleistungen, Änderungen oder Korrekturen kann der Leistungszeitraum weniger offensichtlich sein als auf einer einfachen Warenrechnung. Lassen Sie den konkreten Fall prüfen, wenn die Einordnung den Übergang verändert. Notieren Sie die tatsächlichen Daten im Vorgang und vermeiden Sie, das Rechnungsdatum lediglich so zu wählen, dass eine gewünschte Übergangsregel scheinbar passt. Technische Systeme sollten die Angaben aus dem Auftrag übernehmen. Eine manuell bearbeitete fertige XML-Datei erschwert die spätere Nachvollziehbarkeit.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG

Welche Schritte sind sinnvoll, bevor Sie versenden?

Schreiben Sie zuerst Ihre Empfängergruppen auf: inländische Unternehmen, Privatkunden, öffentliche Stellen und Ausland. Markieren Sie die tatsächlich erfassten B2B-Umsätze. Prüfen Sie daneben Kleinunternehmerstatus und andere Ausnahmen. Danach betrachten Sie den Vorjahresgesamtumsatz für die verlängerte Übergangsregel. Legen Sie pro Fallgruppe das passende Format fest und fragen Sie wichtige Empfänger nach ihren Anforderungen. Diese Reihenfolge macht aus einer abstrakten Frist einen nachvollziehbaren Entscheidungsweg. Der E-Rechnung-Check hilft, die Grundkonstellation zu sortieren. ^{[1, 2]}

Bevor Sie eine echte strukturierte Ausgangsrechnung senden, erstellen Sie eine vereinbarte Testdatei. Prüfen Sie die Daten gegen den Auftrag, nutzen Sie bei Bedarf einen Validator und lassen Sie den Empfänger den Eingang bestätigen. Im B2B-Bereich ist kein einziger Kanal allgemein vorgeschrieben. Bei öffentlichen Kunden können besondere Format- und Referenzvorgaben gelten. Klären Sie daher auch, ob eine Leitweg-ID erforderlich ist; im normalen B2B-Verkehr ist sie nicht generell nötig. ^{[3, 4, 5]}

Zum Schluss braucht der Betrieb einen Ablageweg. Für Rechnungen nennt § 14b UStG grundsätzlich 8 Jahre. Die elektronische Originaldatei ist bei E-Rechnungen aufzubewahren. Fragen Sie einen Dienstanbieter, ob Sie sie auch nach Tarifwechsel exportieren können. Falls mehrere Personen Rechnungen bearbeiten, legen Sie fest, wer Eingänge prüft, wer Ausgänge freigibt und wo eine Korrektur dokumentiert wird. Solche Zuständigkeiten kosten wenig, verhindern aber, dass die Pflicht im allgemeinen Postfach hängen bleibt. ^{[6, 7]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [3] KoSIT Validator · [4] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation · [6] § 14b UStG · [7] FeRD: ZUGFeRD

Was zeigen typische Fälle?

Ein Atelier arbeitet ausschließlich für Privatkunden, kauft aber Material von Firmen. Für seine eigenen Privatrechnungen greift die inländische B2B-Versandpflicht nicht. Für die Materialeinkäufe kann eine strukturierte Rechnung eingehen. Es benötigt also trotz fehlender B2B-Ausgänge einen Empfangsprozess. Die Frage „ab wann Pflicht?“ hat hier für Eingang und Ausgang unterschiedliche Antworten. Ein Termin auf der Startseite eines Softwareanbieters reicht zur Einordnung nicht aus. ^[1]

Eine Agentur arbeitet überwiegend für Unternehmen im Inland. Sie prüft ihren Vorjahresgesamtumsatz und hält die Berechnung fest. Für die erfassten Ausgangsrechnungen bestimmt sie damit, ob die verlängerte Übergangsregel in Betracht kommt. Gleichzeitig fragt sie ihre größeren Kunden nach Format und Einlieferungsweg. Auch wenn ein Übergang rechtlich noch nutzbar wäre, kann ein sauberer früherer Test wirtschaftlich sinnvoll sein, weil der Kunde die Datei ohne Nacharbeit verarbeiten möchte. ^{[2, 3]}

Ein Handwerksbetrieb schreibt an Hausverwaltungen und an private Haushalte. Er sollte im Auftrag erfassen, zu welcher Gruppe der konkrete Empfänger gehört. Für eine Hausverwaltung kann die B2B-Zeitleiste relevant sein; für die private Kundin nicht. Kommt ein öffentlicher Auftrag hinzu, werden zusätzlich dessen Format- und Referenzvorgaben geprüft. Der Betrieb benötigt damit keine pauschale Antwort für „alle Rechnungen“, sondern einen kleinen, wiederholbaren Entscheidungsbaum. ^[4]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [3] § 14 Abs. 1 UStG · [4] Leitweg-ID Formatspezifikation

Wie bleibt die Fristenliste aktuell?

Eine Fristenliste sollte eine Verantwortliche und ein Prüfdatum haben. Tragen Sie nicht nur den Zieltermin ein, sondern auch die Quelle und die Annahmen, unter denen er gilt. Ändert sich der Vorjahresumsatz, der Kundenkreis oder die steuerliche Einordnung, muss der Fall neu angesehen werden. Das gilt besonders für einen Betrieb, der bisher nur Privatkunden bedient hat und nun größere Firmenaufträge übernimmt. Eine alte interne Notiz kann in diesem Moment gefährlicher sein als gar keine, wenn niemand erkennt, wofür sie ursprünglich geschrieben wurde. ^{[1, 2]}

Planen Sie die technische Vorbereitung vor dem rechtlichen Endpunkt ein. Ein geeignetes Format zu erzeugen ist nur der Anfang. Sie benötigen korrekte Stammdaten, einen verständlichen Freigabeweg, die richtige Empfängeradresse und einen Platz für die Originaldatei. Bei einer Testrechnung kann der Empfänger melden, ob sein System die Datei annimmt. Nutzen Sie diese Rückmeldung, um den Vorgang zu verbessern. Warten Sie nicht, bis eine echte Rechnung dringend bezahlt werden soll. Der Test ist eine betriebliche Entscheidung, keine zusätzliche allgemeine gesetzliche Pflicht. ^{[3, 4]}

Wenn Sie eine Frist aus einer Drittseite übernehmen, lesen Sie die dazugehörige Gesetzesstelle oder eine verlässliche IHK-Erläuterung. Oft wird die Überschrift verkürzt, während die Ausnahme im Fließtext steht. Gerade bei den Übergängen macht der Leistungszeitraum einen Unterschied. Legen Sie deshalb einen kurzen Beleg zur Entscheidung ab, damit eine Vertretung denselben Rechtsstand nachlesen kann. Dieser Aufwand ist überschaubar und verhindert, dass ein späteres Team ein isoliertes Datum als universelle Regel versteht.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [2] § 14 Abs. 2 UStG · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [4] FeRD: ZUGFeRD

Häufige Fragen zu den Terminen

Wer ist von der E-Rechnung befreit?

Eine pauschale Befreiung für einen gesamten Betrieb ist oft die falsche Frage. Kleinunternehmer dürfen für eigene Ausgänge eine sonstige Rechnung ausstellen, müssen Eingänge aber verarbeiten können. Bei Privatkunden gilt die inländische B2B-Versandpflicht nicht; für Kleinbeträge und Fahrausweise bestehen Sonderregeln. Prüfen Sie deshalb die konkrete Rechnung und die Richtung des Vorgangs. Eine Ausnahme beim Versand löscht keine Pflicht zur Annahme strukturierter Lieferantenrechnungen. ^{[1, 2, 3, 4]}

Welche Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden?

Bei erfassten inländischen B2B-Umsätzen kann der frühere Versandtermin gelten, wenn die verlängerte Übergangsregel wegen des Vorjahresgesamtumsatzes nicht nutzbar ist. Die Grenze beträgt 800.000 Euro. Hinzu kommen die Prüfung von Leistungszeitraum und gesetzlichen Ausnahmen. Der Kalendertag allein reicht nicht, um alle Rechnungen eines Unternehmens einzuordnen. Für den Empfang ist der Versandtermin ohnehin nicht maßgeblich. ^[5]

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Es kann in einem passenden Übergangsfall mit Zustimmung des Empfängers oder bei einer einschlägigen Ausnahme weiter möglich sein. Eine einzige PDF-Frist für alle Umsätze gibt es nicht. Prüfen Sie Leistung, Empfänger, Ausstellungszeitpunkt und gegebenenfalls den Vorjahresgesamtumsatz. Ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument mit XML ist anders zu beurteilen als ein schlichtes PDF. ^{[6, 7]}

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?

Prüfen Sie zuerst, ob für die konkrete Ausgangsrechnung überhaupt die Pflicht greift. Es kann eine Übergangsregel oder Ausnahme vorliegen. Wenn eine Pflicht besteht, kann ein Empfänger eine nicht passende Datei nicht wie vorgesehen verarbeiten. Einen bestimmten Strafbetrag nennen wir nicht, weil er im zugänglichen Quellenbestand nicht belastbar bestätigt wurde. Sorgen Sie lieber für einen Testablauf und klären Sie einen Zweifelsfall fachlich, bevor ein echter Auftrag liegen bleibt.

Ist eine PDF-Rechnung eine digitale Rechnung?

Ein PDF ist eine digitale Datei, aber ohne strukturierte verarbeitbare Rechnungsdaten keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Die technische Hülle entscheidet nicht allein: Ein geeignetes hybrides ZUGFeRD-Dokument kann ein PDF mit maßgeblichem XML verbinden. Wenn Sie nur eine visuelle Ansicht erhalten, prüfen Sie, ob überhaupt ein strukturierter Datensatz enthalten ist. Für einen betroffenen B2B-Ausgang zählt die gesetzliche Definition, nicht die Tatsache, dass der Versand per E-Mail erfolgt. ^[8]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 34a UStDV · [2] IHK Potsdam: E-Rechnung · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [4] § 33 UStDV · [5] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [6] § 14 Abs. 1 UStG · [7] FeRD: E-Rechnung · [8] FeRD: ZUGFeRD FAQ