E-Rechnung empfangen: Was Sie brauchen und wie es klappt

Wann ist der Empfang von E-Rechnungen Pflicht?

Die Empfangsfähigkeit gilt seit dem 01.01.2025. Nach den ausgewerteten Angaben der IHK müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, und die Kammer nennt Kleinunternehmer ausdrücklich mit. Das Gesetz selbst formuliert die Pflicht nicht als eigenen Paragrafen für den Eingang. Sie ergibt sich nach den ausgewerteten Quellen aus dem Zusammenspiel von § 14 Abs. 1 und Abs. 2 UStG: Für erfasste Umsätze ist die E-Rechnung der Normalfall, also muss der Empfänger sie auch verarbeiten können. ^{[1, 2]}

Wichtig ist die Trennung der Richtungen. Wer Rechnungen schreibt, hat Übergangsfristen; wer Rechnungen bekommt, hat keine. Für den Versand erlaubt das Gesetz bei bestimmten Umsätzen noch bis 31.12.2026 und unter einer Umsatzgrenze bis 31.12.2027 das PDF oder Papier. Diese Erleichterung gilt für den Absender. Ihr Lieferant kann schon heute eine XRechnung schicken, und die Empfangsfähigkeit ist dann Ihre Aufgabe, nicht seine. Welche Fristen für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen gelten, klärt der Beitrag E-Rechnung: ab wann Pflicht?. ^[3]

Offen bleibt, was „empfangen können“ im Einzelfall mindestens bedeutet. Eine Vorschrift, die Postfach, Programm oder Dateiformat bis ins Detail beschreibt, haben wir nicht gefunden. Die Quellen sprechen davon, dass der Betrieb die Rechnung entgegennehmen, lesen und aufbewahren können muss. Daran orientiert sich dieser Beitrag, und genau deshalb endet er nicht beim Posteingang.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] IHK Potsdam: E-Rechnung · [3] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Drei Bausteine genügen für einen kleinen Betrieb, und kein einziger davon verlangt ein neues Großprogramm. Der erste ist eine Adresse, an die Rechnungen gehen. Der zweite ist ein Weg, die Datei zu lesen. Der dritte ist eine Ablage, in der das Original unverändert liegt.

Beim ersten Baustein verlassen Sie sich nicht auf Zufall. Legen Sie fest, wohin Rechnungen künftig geschickt werden sollen, und tragen Sie diese Adresse in Ihre Bestellungen und Auftragsbestätigungen ein. Eine eigene Adresse nur für Rechnungen hat einen Vorteil: Sie lässt sich so einrichten, dass Anhänge im XML-Format nicht ausgefiltert werden, und sie sammelt alles an einer Stelle, statt zwischen persönlichen Nachrichten zu verschwinden. Ein Zwang dazu besteht nicht, aber der Betrieb merkt schnell, wie viel Zeit das spart.

Beim zweiten Baustein gibt es keinen Königsweg. Wer seine Buchhaltung in einem Programm führt, das E-Rechnungen einlesen kann, öffnet die Datei dort. Wer nur einen Ordner hat, braucht zumindest ein Anzeigeprogramm. Dazu gleich mehr.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD

Wie öffne ich eine E-Rechnung?

Das hängt vom Format ab, und in der Praxis begegnen Ihnen zwei. Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF, das zusätzlich strukturierte Daten trägt. Sie öffnen es wie jede andere PDF-Rechnung und sehen eine vertraute Seite. Die Daten, die für die Verarbeitung maßgeblich sind, stecken im Hintergrund in der Datei. Eine XRechnung dagegen besteht nur aus XML. Wenn Sie sie anklicken, zeigt der Browser im besten Fall einen Baum aus Zeilen, im schlechtesten Fall einen Texteditor mit einer langen Zeile. ^{[1, 2]}

Für die XRechnung brauchen Sie deshalb eine Ansicht, die aus den Feldern wieder ein Blatt macht. Es gibt drei übliche Wege, und sie unterscheiden sich im Aufwand weniger als im Gewohnten.

• Die Buchhaltungssoftware. Mehrere Anbieter nennen auf ihren Preisseiten das Erfassen oder Empfangen von E-Rechnungen. FastBill führt „E-Rechnungen empfangen (ZUGFeRD, XRechnung)“ in allen Tarifen ^[3], orgaMAX nennt das Senden und Empfangen ab Tarif S ^[4], BuchhaltungsButler ab Tarif Light ^[5]. Das sind Abschriften von Herstellerangaben, keine Bewertung.
• Ein Anzeigeprogramm. Ein Programm, das XRechnung-Dateien aufbereitet und als lesbare Seite zeigt. Das ist die Lösung für Betriebe, die ihre Buchungen woanders erledigen.
• Der Steuerberater. Viele Kanzleien nehmen Rechnungsdateien an und lesen sie in ihrer eigenen Software. Dann genügt es, die Originaldatei weiterzureichen, ohne sie zu verändern. Wie ein Online-Postfach von DATEV dazu passt, beschreibt der Beitrag E-Rechnung und DATEV.

KoSIT, die Stelle hinter der XRechnung, stellt eine Visualisierungskomponente bereit. Sie besteht aus Transformationsskripten, mit denen sich Rechnungen innerhalb eines Systems darstellen lassen. Für Anwender ist das kein fertiges Programm zum Anklicken, sondern ein Baustein, den Softwarehersteller einbauen. Sie begegnet Ihnen also eher als Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm als als eigene Anwendung. ^[6]

Wer das Ergebnis gegenprüfen will, findet im Beitrag E-Rechnung Beispiel: Feld für Feld erklärt eine Rechnung, die Zeile für Zeile durchgegangen wird, und, wer die Grundlagen zu den beiden Formaten braucht, im Beitrag „Was ist eine E-Rechnung?“.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [3] Preisseite: FastBill Preise · [4] Preisseite: orgaMAX (Buchhaltung) Preise · [5] Preisseite: BuchhaltungsButler Preise · [6] KoSIT: XRechnung (Stand: 05.10.2026)

Wie kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?

Der Empfang als solcher kostet nichts. Eine Datei, die per E-Mail kommt, können Sie ohne Gebühr speichern und in einen Ordner legen. Kosten entstehen höchstens dort, wo Sie die Datei bequem lesen oder buchen wollen. Zwei Dinge lassen sich dazu ehrlich sagen und zwei nicht.

Belegt ist: Papierkram nennt auf seiner Preisseite empfangene E-Rechnungen, die als XML ankommen, archiviert und verbucht werden, in allen Paketen, auch im kostenlosen ^[1]. Easybill nennt „E-Rechnung erstellen & empfangen“ in den bezahlten Tarifen; ob der kostenlose Tarif dazugehört, geht aus der ausgewerteten Seite nicht hervor ^[2]. Preise und Funktionen ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Nicht belegt haben wir dagegen eine kostenlose Einzelanwendung, die XRechnungen für Endanwender zuverlässig darstellt und deren Betreiber, Datenschutz und Dauerhaftigkeit sich nachvollziehen lassen. Auch eine Übersicht, welche Gratis-Tarife anderer Anbieter das Einlesen eingehender XRechnungen enthalten, gibt die Datenlage nicht her. Wer eine Webseite zum Hochladen von Rechnungen findet, sollte bedenken, dass Rechnungen Kundendaten und Beträge enthalten. Fremde Server sind für echte Belege eine Frage des Vertrauens und des Datenschutzes, nicht nur des Preises.

Ein Gedankenspiel hilft bei der Entscheidung: Wie viele E-Rechnungen kommen im Monat an, und von wem? Bei zwei oder drei Lieferanten, die Rechnungen als ZUGFeRD schicken, öffnet jeder PDF-Betrachter die sichtbare Seite, und die Originaldatei wandert in den Ordner. Bei einem Dutzend XRechnungen lohnt sich ein Programm, das sie anzeigt und der Buchhaltung zuführt. Der E-Rechnung-Check hilft, den eigenen Fall einzuordnen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Preisseite: Papierkram Preise · [2] Preisseite: easybill Preise

Auf welchen Wegen kommt eine E-Rechnung an?

Das Gesetz schreibt im B2B-Bereich keinen Übertragungsweg vor. Das ist praktisch, denn Sie müssen sich nicht auf einen Kanal festlegen, bringt aber eine Gewohnheit mit sich: Jeder Lieferant wählt, was ihm passt. ^[1]

Bei Portalen liegt die häufigste Stolperstelle. Dort gilt ein Link per Mail als Hinweis, dass eine Rechnung bereitliegt, aber die Rechnung ist die Datei, nicht die Mail. Laden Sie sie herunter, bevor die Bereitstellung ausläuft, und legen Sie sie ab. Wer nur ein Lesezeichen setzt, steht nach Jahren ohne Beleg da.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Was passiert nach dem Eingang mit der Datei?

Hier trennt sich ein ordentlicher Prozess von einem Provisorium. Eine eingehende E-Rechnung durchläuft vier kurze Stationen.

1. Sichten. Ist die Datei lesbar, stimmen Aussteller, Betrag und Leistung mit Bestellung und Lieferung überein? Das ist die inhaltliche Kontrolle, die kein Programm für Sie übernimmt.
2. Technisch prüfen, wenn Zweifel bestehen. Lässt sich die Datei nicht öffnen oder fehlen Angaben, kann ein Prüfwerkzeug zeigen, woran es liegt. Wie das geht, steht im Beitrag E-Rechnung prüfen: Validator und Prüfbericht.
3. Buchen oder weiterreichen. Entweder in Ihrem Programm oder als unveränderte Datei an die Kanzlei.
4. Ablegen. Die elektronische Originalform bleibt erhalten, grundsätzlich 8 Jahre lang. ^{[1, 2]}

Zur Ablage gehören drei Klarstellungen. Ein Ausdruck auf Papier genügt für eine E-Rechnung nicht, und das Original muss maschinell auswertbar bleiben. Die Begleit-E-Mail müssen Sie nur aufbewahren, wenn sie selbst relevante Informationen enthält, etwa eine abweichende Zahlungsangabe im Text. Und die Aufbewahrung erfolgt im Inland, mit gesetzlich beschriebenen Ausnahmen für eine elektronische Ablage im Ausland. Außerdem verlangt das Gesetz, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind; wie Sie das sicherstellen, bleibt Ihre Entscheidung, aber eine Datei, die jemand nachträglich bearbeitet hat, gefährdet es. ^{[3, 4, 5]} Fristen und Beispiele zur Ablage stehen im Beitrag E-Rechnung archivieren: GoBD, Fristen und Ablage.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Beispiel (fiktiv): Die Tischlerei Brandl bestellt Beschläge bei einem Großhändler. Am Montag kommt eine Mail mit zwei Anhängen, einem PDF und einer XML-Datei. Frau Brandl öffnet das PDF, sieht die vertraute Seite und will die XML-Datei löschen, weil sie „doppelt“ aussieht. Das wäre voreilig: Welche der beiden Dateien als Rechnung gilt, hängt vom Format ab, und bei einem hybriden ZUGFeRD-Dokument sind die XML-Daten maßgeblich, nicht die Seite. Sie fragt beim Lieferanten nach, legt bis zur Antwort beide Dateien zusammen in den Ordner „Eingang 2027“, benennt sie nach Lieferant und Rechnungsnummer und gibt den Vorgang an die Kanzlei weiter. Das dauert drei Minuten und erspart später die Frage, welche Datei eigentlich die Rechnung war. ^[6]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14b UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] FeRD: ZUGFeRD (Stand: 05.10.2026) · [4] § 14b UStG (Stand: 05.10.2026) · [5] § 14 Abs. 3 UStG · [6] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Aus Sicht des Empfängers lautet die Antwort: So lange, wie der Absender sie schicken darf und Sie dem zugestimmt haben. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung. Für Umsätze der Übergangszeit bleibt sie möglich, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung ist formfrei, und eine Annahme ohne Widerspruch genügt nach Auskunft der IHK Gera. Das bedeutet: Wer PDF-Rechnungen jahrelang ohne Einwand entgegennimmt, hat im Zweifel zugestimmt. ^{[1, 2]}

Daraus folgt eine unbequeme, aber nützliche Möglichkeit. Wenn Sie als Empfänger keine PDF-Rechnungen mehr wollen, können Sie das Ihren Lieferanten sagen. Ob und wann das sinnvoll ist, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie bekommen und wie Ihre Buchhaltung arbeitet. Ab dem 01.01.2028 enden die Übergangsregeln für sonstige Rechnungen im inländischen B2B-Bereich; bis dahin werden Sie beide Arten von Post sehen. ^[3]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] IHK Gera: Übergangsregelung (Stand: 05.10.2026) · [3] § 27 Abs. 38 UStG; IHK Hamburg

Was ändert sich für Kleinunternehmer und bei Privatkunden?

Für Kleinunternehmer ändert sich beim Empfang nichts gegenüber anderen Betrieben: Sie müssen Eingangs-E-Rechnungen empfangen und archivieren können, auch wenn sie selbst weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen dürfen. Der Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer trennt beide Richtungen sauber auf. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die B2B-Pflicht nicht. Wer als Selbstständiger überwiegend Privatkunden bedient, aber bei Unternehmen einkauft, sollte beides nicht verwechseln: Der Empfang betrifft Ihre Einkäufe bei Lieferanten, nicht Ihre Kunden. ^{[1, 2, 3]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Potsdam: E-Rechnung · [2] § 34a UStDV · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Was lässt sich in einer Stunde einrichten?

Ohne Programmwechsel, ohne Kosten und ohne Fachwissen lassen sich fünf Dinge erledigen. Sie führen zu einem Eingang, der auch Wochen später noch nachvollziehbar ist.

1. Eine Rechnungsadresse festlegen und die Hauptlieferanten bitten, sie zu verwenden.
2. In den Einstellungen des Postfachs prüfen, ob Anhänge mit der Endung „.xml“ durchkommen, indem Sie sich selbst eine Testdatei schicken.
3. Einen Ordner „Eingang“ nach Jahr und Lieferant anlegen und festlegen, wer dort ablegt.
4. Entscheiden, mit welchem Programm XRechnungen gelesen werden, und den Weg einmal an einer Beispieldatei durchspielen.
5. Der Kanzlei mitteilen, in welcher Form Sie Eingangsrechnungen weitergeben.

Dazu passt die Checkliste „Bereit für 2027?“, die den Empfang als einen von mehreren Punkten führt. Wer danach noch unsicher ist, ob eine bestimmte Rechnung überhaupt unter die Regel fällt, findet im E-Rechnung-Check eine kurze Einordnung.

Welche Fehler passieren am häufigsten?

Drei Muster kehren in der Praxis wieder. Das erste ist die gelöschte XML-Datei, wie im Beispiel oben: Der Mensch hält die Seite für die Rechnung. Das zweite ist der Spamfilter: Eine Rechnung kommt an, wird aber nicht gesehen, und die Mahnung des Lieferanten ist der erste Hinweis darauf. Das dritte ist die nachträglich veränderte Datei. Wer in einer XRechnung etwas korrigiert, weil ihm ein Wert nicht gefällt, hat nicht mehr das Original, das aufbewahrt werden muss. Rückfragen und Korrekturen laufen deshalb immer über den Aussteller, der eine neue Rechnung oder eine Gutschrift ausstellt.

Ein viertes Muster ist leiser: Die Datei wird abgelegt, aber niemand weiß, wo. Ein Ordner „Sonstiges“ ist kein Archiv. Wer die Ablage so einrichtet, dass eine Außenstehende sie in einer Minute versteht, hat die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit schon halb erfüllt.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Eine Adresse für den Eingang, eine Möglichkeit, die Datei zu lesen, und eine Ablage für das Original. Bei ZUGFeRD genügt zum Lesen ein PDF-Betrachter, bei XRechnung brauchen Sie ein Programm, das die Felder anzeigt, etwa Ihre Buchhaltungssoftware. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. ^{[1, 2]}

Wie kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?

Das Entgegennehmen selbst kostet nichts, eine Datei per E-Mail lässt sich gratis ablegen. Zum Lesen und Buchen nennt zum Beispiel Papierkram auf seiner Preisseite den Empfang im kostenlosen Paket. Eine verlässliche kostenlose Einzelanwendung für XRechnungen haben wir nicht belegt gefunden. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. ^[3]

Wie öffne ich eine E-Rechnung?

Ein ZUGFeRD-Dokument öffnen Sie wie ein normales PDF. Eine XRechnung ist reines XML und braucht eine Ansicht, die aus den Feldern eine lesbare Rechnung macht, zum Beispiel in Ihrer Buchhaltungssoftware oder in einem Anzeigeprogramm. Sichern Sie in jedem Fall die unveränderte Originaldatei. ^[4]

Wann ist der Empfang von E-Rechnungen Pflicht?

Seit dem 01.01.2025. Das gilt nach der IHK auch für Kleinunternehmer. Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen. ^{[5, 6]}

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Für die im Gesetz genannten Umsätze der Übergangszeit bis Ende 31.12.2026, bei Einhaltung der Umsatzgrenze bis Ende 31.12.2027, und nur mit Zustimmung des Empfängers. Nach der Übergangszeit endet diese Möglichkeit im inländischen B2B-Bereich. ^{[7, 8]}

Muss ich ab 2026 eine E-Rechnung ausstellen?

Das hängt vom einzelnen Umsatz ab. Für Ausgangsrechnungen gelten Übergangsregeln, und Kleinunternehmer dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen Sie dagegen unabhängig davon. Die Einordnung finden Sie im E-Rechnung-Check. ^[9]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] Preisseite: Papierkram Preise · [4] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [5] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [6] IHK Potsdam: E-Rechnung · [7] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · [8] § 14 Abs. 1 UStG · [9] § 34a UStDV