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E-Rechnung
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E-Rechnung-Check
Hände legen einen bordeauxroten Ordner neben einen unbeschrifteten Papierkalender
Fristen beginnen mit der Einordnung des einzelnen Vorgangs.

ARTIKEL

E-Rechnungspflicht 2027: Wer muss jetzt umstellen?

Von Malte KramerStand: 13 Min. Lesezeit

Eine neue Jahreszahl im Kalender löst noch keine Rechnung aus. Für den Übergang zur E-Rechnung zählt, welche Leistung Sie an wen erbringen, wann der Umsatz ausgeführt wird und ob Sie die verlängerte Übergangsregel nutzen können. Wer lediglich „ab 2027“ liest, kann für seine Ausgangsrechnungen zu früh oder zu spät umstellen. Dieser Leitfaden ordnet die Fälle so, wie sie im Betrieb tatsächlich auftauchen: zuerst Empfänger und Umsatz, dann Übergang, danach Format und Versand.

Kurz gesagt

Der Termin für den Versand hängt vom erfassten Umsatz, dem Vorjahresgesamtumsatz und möglichen Ausnahmen ab. Eingehende E-Rechnungen brauchen unabhängig davon einen verlässlichen Empfangs- und Archivweg. [1, 2] Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Inhalt · Pos. 01 bis 11
  1. Pos. 01Was ändert sich für betroffene Rechnungen?
  2. Pos. 02Welche Fristen gehören wirklich zusammen?
  3. Pos. 03Wer kann den verlängerten Übergang nutzen?
  4. Pos. 04Welche Fälle sollten vor einer Fristprüfung aussortiert werden?
  5. Pos. 05Was braucht der Betrieb beim Empfang?
  6. Pos. 06Welches Format passt zum Empfänger?
  7. Pos. 07Wie bereiten Sie die Umstellung ohne Hektik vor?
  8. Pos. 08Was ist bei öffentlichen Auftraggebern anders?
  9. Pos. 09Typische Entscheidungen aus dem Alltag
  10. Pos. 10Welcher kleine Nachweis hilft später bei Rückfragen?
  11. Pos. 11Häufige Fragen zur Pflicht und zur Vorbereitung

Was ändert sich für betroffene Rechnungen?

Die gesetzliche E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein gewöhnliches PDF ohne solche Daten ist nach § 14 UStG eine sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Für erfasste Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ist die E-Rechnung der gesetzliche Ausgangspunkt. Die Übergangsregeln erlauben für bestimmte Umsätze noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format. Prüfen Sie daher nicht nur, ob eine Datei digital ist, sondern welche Art von Rechnung Ihr konkreter Vorgang verlangt. [1] Die Grundlagen erklärt der Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Gestalterin sendet einer Firma eine Rechnung für eine vereinbarte Leistung und stellt demselben Inhaber privat eine Rechnung für einen anderen Auftrag. Die Kundenadresse mag ähnlich aussehen; die umsatzsteuerliche Einordnung ist es nicht. Der betriebliche Auftrag kann in den inländischen B2B-Bereich fallen, der private Auftrag nicht. Darum beginnt die Vorbereitung nicht beim Exportknopf der Software. Sie beginnt bei der Frage, wer die Leistung für welchen Zweck bezieht. Erst danach ist der Stichtag sinnvoll zu bestimmen. [2]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Welche Fristen gehören wirklich zusammen?

Die Grundregel für den Empfang und die Übergänge beim Ausstellen sind verschiedene Themen. Unternehmen müssen nach den ausgewerteten IHK-Angaben E-Rechnungen bereits seit 01.01.2025 empfangen können. Für betroffene Ausgangsrechnungen lässt das Gesetz bestimmte sonstige Rechnungen noch bis 31.12.2026 zu. Unter der gesetzlichen Umsatzvoraussetzung reicht eine verlängerte Möglichkeit für die beschriebenen Umsätze bis 31.12.2027. Danach endet der Übergang für diese Fallgruppe; als nächster allgemeiner Zeitpunkt steht 01.01.2028 im Datenbestand. Die genauen Leistungszeiträume in § 27 UStG gehören bei jeder Einordnung dazu. [1, 2]

Fristen für den inländischen B2B-Fall richtig lesen
Frage Praktische Folge Beleg
Geht es um Eingang oder Ausgang? Empfang und Ausstellung getrennt prüfen. [1]
Ist der Umsatz von der B2B-Regel erfasst? Empfänger und Leistungsfall dokumentieren. [3]
Greift der verlängerte Übergang? Gesamtumsatz des Vorjahres nach Gesetz prüfen. [2]
Welches Format wird versandt? Strukturierte Datei erzeugen oder zulässige sonstige Rechnung samt Zustimmung klären. [3]

Gerade bei einer Rechnung, die spät erstellt wird, kann eine plakative Fristentabelle irreführen. Die Übergangsregel spricht über bestimmte ausgeführte Umsätze und ihre Rechnungen. Sie beschreibt nicht einfach eine Lizenz, bis zum Jahresende jede beliebige PDF-Datei zu versenden. Lesen Sie den Leistungszeitraum zusammen mit dem Ausstellungsdatum und vermerken Sie bei Grenzfällen, worauf Ihre Einordnung beruht. Wenn eine Leistung über mehrere Zeiträume reicht oder die vertragliche Lage unklar ist, ist eine fachliche Prüfung vernünftiger als eine Vermutung anhand des Datums im Dateinamen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · [3] § 14 Abs. 2 UStG

Wer kann den verlängerten Übergang nutzen?

§ 27 UStG knüpft die Verlängerung an den Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Er darf die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten haben. Das Wort „höchstens“ macht den Grenzwert selbst zum eingeschlossenen Fall. Wer darüber liegt, kann diesen besonderen Übergang für erfasste Umsätze nicht beanspruchen; für ihn kann der Versand ab 01.01.2027 maßgeblich werden. Wer bis zur Grenze liegt, muss dennoch prüfen, ob der konkrete Umsatz in die gesetzlich beschriebene Übergangsgruppe fällt. Die Grenze ersetzt nicht die Prüfung von Empfänger, Leistung und Rechnung. [1]

Verlassen Sie sich nicht auf einen beliebigen Umsatzwert im Dashboard. Die Vorschrift verwendet ihren eigenen Verweis auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Bei einer knappen Abweichung, gemischten Umsätzen oder einer betrieblichen Veränderung sollte die Steuerberatung die Berechnung nachvollziehen können. Halten Sie fest, welche Zahl Sie zugrunde gelegt haben, aus welchem Kalenderjahr sie stammt und wann sie geprüft wurde. Dieser kleine Aktenvermerk ist im Alltag hilfreicher als ein Screenshot einer Marketingseite, der nur „Pflicht ab 2027“ sagt.

Ein Beispiel ohne erfundene Umsatzzahlen: Ein Betrieb prüft seinen Vorjahreswert und liegt oberhalb der gesetzlichen Grenze. Für eine erfasste inländische B2B-Leistung kann die verlängerte Möglichkeit dann nicht greifen. Ein anderer Betrieb liegt innerhalb der Grenze und kann sie für die vom Gesetz erfassten Umsätze prüfen. Beide benötigen bereits einen Weg zum Empfang eingehender E-Rechnungen. Derselbe Begriff „E-Rechnungspflicht“ führt also zu verschiedenen Aufgaben, obwohl beide Betriebe dieselbe Rechnungsart kennen sollten. [2]

Manche Unternehmen tauschen Rechnungen über EDI aus. Auch dafür nennt § 27 UStG einen gesonderten Übergang mit Bedingungen, darunter die Zustimmung des Empfängers. Ein vorhandener EDI-Prozess beantwortet daher noch nicht automatisch die Frage, ob alle Ausgangsrechnungen in dieser Form weiterlaufen dürfen. Prüfen Sie das eingesetzte Verfahren, den Empfängerkreis und den Leistungszeitraum. Dokumentieren Sie die Vereinbarung, statt die bloße Existenz einer Schnittstelle als rechtliche Freigabe zu behandeln.

Hände ordnen gefüllte Dokumentenmappen in eine Archivbox
Den Empfangsweg und die Ablage getrennt vom Versand planen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Welche Fälle sollten vor einer Fristprüfung aussortiert werden?

Die inländische E-Rechnungspflicht zur Ausstellung betrifft gesetzlich erfasste Leistungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden gehören nicht zu dieser B2B-Versandpflicht. Bei einem ausländischen Vertragspartner ist die nationale Regel ebenfalls nicht ohne weitere Prüfung übertragbar. Das bedeutet nicht, dass für solche Rechnungen keine Regeln gelten. Es bedeutet, dass diese spezielle Fristentabelle keine vollständige Antwort liefert. Führen Sie in Ihrer Fallliste daher Privatkunden und Auslandsgeschäfte separat. [1, 2] Eine Übersicht mit allen Grenzen bietet der Beitrag E-Rechnung: Ausnahmen.

Kleinunternehmer dürfen für ihre Ausgangsrechnungen nach § 34a UStDV eine sonstige Rechnung ausstellen. Diese Ausnahme ist nicht bloß ein weiterer kurzer Aufschub. Gleichzeitig müssen sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Daneben gibt es besondere Regeln für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise. Das ist kein Freibrief für sämtliche Belege eines Betriebs. Entscheidend bleibt die Art der einzelnen Rechnung. Der eigene Leitfaden für Kleinunternehmer trennt die Eingangs- und Ausgangsseite ausführlich. [3, 4, 5, 6]

Bestimmte steuerfreie Umsätze werden von der Rechnungsausstellungspflicht nach der einschlägigen Vorschrift ausgenommen. Wer mehrere Arten von Leistungen anbietet, sollte daraus keine pauschale Eigenschaft des gesamten Unternehmens machen. Eine Praxis, ein Kulturangebot oder ein Dienstleistungsbetrieb kann steuerlich unterschiedlich zu behandelnde Vorgänge haben. Notieren Sie die konkrete Leistung und die Rechtsgrundlage, wenn Sie eine Ausnahme nutzen möchten. Diese Einordnung gehört bei Zweifeln zur Steuerberatung; der Dateityp der Rechnung kann sie nicht ersetzen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] § 34a UStDV · [4] IHK Potsdam: E-Rechnung · [5] § 33 UStDV · [6] § 34 UStDV

Was braucht der Betrieb beim Empfang?

Eine E-Rechnung annehmen zu können heißt mehr, als ein E-Mail-Postfach zu besitzen. Die strukturierte Datei muss beim richtigen Team ankommen, lesbar dargestellt, fachlich geprüft und als Original wiedergefunden werden können. Gerade kleine Betriebe lassen Eingangsrechnungen oft zwischen persönlichem Postfach, Steuerberatung und Ablageordner wandern. Legen Sie einen festen Eingang und eine Zuständigkeit fest. Prüfen Sie mit einer Testdatei, ob eine Vertretung denselben Vorgang nachvollziehen kann. Die IHK beschreibt die Empfangspflicht unabhängig von der späteren Versandfrist. [1, 2] Den Eingang im Einzelnen beschreibt der Beitrag E-Rechnung empfangen.

Für Rechnungen nennt das Gesetz eine Aufbewahrungsdauer von 8 Jahren. Bei einer E-Rechnung ist die elektronische Originalform maßgeblich; ein Ausdruck oder eine nur visuelle Kopie ersetzt die ursprüngliche Datei nicht. Fragen Sie bei einem Anbieter nach Export und Zugriff, falls Sie das Werkzeug später wechseln. Ein kostenloses oder günstiges Angebot löst das Archivproblem nur dann, wenn die Originaldateien zuverlässig verfügbar bleiben. [3]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] § 14b UStG

Welches Format passt zum Empfänger?

Die E-Rechnung muss strukturierte Daten in einem gesetzlich geeigneten Format enthalten. XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD verbindet in geeigneter Version und geeignetem Profil eine lesbare Ansicht mit XML-Daten. Ein normales PDF allein erfüllt die Definition nicht. Entscheiden Sie anhand der Empfängeranforderung und des tatsächlich erzeugten Profils, nicht anhand des Dateinamens. Ein PDF kann außen vertraut aussehen und innen dennoch unbrauchbare oder fehlende strukturierte Daten haben. [1, 2]

Für inländische B2B-Rechnungen ist kein einziger allgemeiner Übertragungsweg vorgeschrieben. Eine E-Mail kann passen, sofern Empfänger und Ablauf sie tragen. Ein öffentlicher Auftraggeber kann dagegen einen bestimmten Kanal und eine Leitweg-ID verlangen; die Käuferreferenz ist im bestätigten Feld BT-10 verortet. Die Vorgabe des konkreten Auftraggebers geht vor Ihrer gewohnten Routine. Prüfen Sie sie vor der ersten echten Einreichung. [3, 4]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [3] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [4] Leitweg-ID Formatspezifikation

Wie bereiten Sie die Umstellung ohne Hektik vor?

Beginnen Sie mit einer Liste Ihrer tatsächlichen Ausgangsfälle: Unternehmen im Inland, Privatpersonen, öffentliche Auftraggeber, Ausland. Ergänzen Sie pro Fall, wo die Leistung erbracht wird, wer Rechnungsempfänger ist und ob ein gesetzlicher Sonderfall vorliegen könnte. Danach prüfen Sie den Vorjahresumsatz für die verlängerte Übergangsregel. Erst dann wählen Sie Werkzeug und Format. Diese Reihenfolge verhindert, dass ein Produkt mit dem richtigen Werbeversprechen gekauft wird, obwohl im eigenen Ablauf die Stammdaten oder die Empfängeranforderung fehlen. [1, 2]

Sehen Sie sich Ihre Rechnungsdaten an. Name und Anschrift der Beteiligten, steuerliche Kennung, Leistung und Entgelt müssen sachlich richtig sein. Eine technisch valide XML-Datei beweist nicht, dass der zugrunde liegende Geschäftsfall stimmt. In einem kleinen Team hilft eine Zuständigkeit für Kundendaten und eine zweite Sicht auf ungewöhnliche Rechnungen. Wenn eine Fehlermeldung auf ein Pflichtfeld zeigt, korrigieren Sie die Information im Ursprungssystem. Eine einmalige Reparatur in der fertigen XML-Datei kann beim nächsten Export wieder verschwinden. [3]

Erstellen Sie eine Testrechnung mit klar als Test markierten Daten innerhalb Ihres Systems und lassen Sie sie nur an einen vereinbarten Testempfänger gehen. Prüfen Sie die Datei mit einem passenden Validator, lassen Sie den Empfänger die Verarbeitung bestätigen und legen Sie das Original ab. Technische Validierung ist nach der ausgewerteten FeRD-Information empfohlen, aber keine allgemeine gesetzliche Zusatzpflicht. Sie ist ein praktisches Mittel, um Fehler vor einem echten Vorgang zu sehen. Ein guter Test betrachtet deshalb auch den Versandweg und die Rückmeldung, nicht nur das Prüfergebnis des Validators. [4, 5]

Die Checkliste hilft, Eingangsfach, Daten, Format, Test und Archivierung zusammenzuhalten. Wenn Sie Ihren Fall noch nicht sicher einordnen können, beginnen Sie mit dem E-Rechnung-Check. Er zeigt, welche Ausgangsfrage offen ist; eine individuelle steuerliche Prüfung ersetzt er nicht. Halten Sie die Entscheidung schriftlich fest, damit beim nächsten Auftrag nicht wieder jemand aus einer alten Dateivorlage raten muss.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [3] KoSIT Validator · [4] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [5] FeRD: ZUGFeRD

Was ist bei öffentlichen Auftraggebern anders?

Eine Rechnung an eine öffentliche Stelle sollte nicht automatisch wie eine gewöhnliche B2B-Rechnung behandelt werden. Je nach Auftraggeber gelten konkrete Vorgaben für Format, Referenz und Einreichung. Die Leitweg-ID gehört, wenn sie verlangt wird, in das dafür bestätigte Feld. In der allgemeinen B2B-Kommunikation zwischen Unternehmen wird eine Leitweg-ID dagegen nicht generell benötigt. Wer denselben Kundenstamm mit beiden Arten von Empfängern bedient, braucht im Ablauf eine sichtbare Kennzeichnung. [1, 2]

Die PAA-Frage nach der OZG-RE klingt nach einer festen Schrittfolge. Ohne eine im Datenbestand bestätigte aktuelle Verfahrensanleitung nennen wir hier bewusst keine Klickfolge, Registrierungsanforderung oder Upload-Maske. Fragen Sie den konkreten öffentlichen Auftraggeber nach seinem aktuellen Einreichungsweg und der erforderlichen Referenz. Prüfen Sie dann, ob Ihr Werkzeug eine passende XRechnung erzeugt und die Datei vor dem Versand validiert werden kann. Diese Vorsicht verhindert, dass eine scheinbar präzise, aber veraltete Portalanleitung Ihre Rechnung in den falschen Kanal schickt. [3, 4]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [3] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [4] KoSIT Validator

Typische Entscheidungen aus dem Alltag

Ein Handwerksbetrieb arbeitet für Hausverwaltungen und für private Haushalte. Für die Hausverwaltung prüft er den inländischen B2B-Fall und den Übergang. Für Privataufträge gilt diese besondere Versandpflicht nicht. Beide Rechnungen können aus demselben System kommen, doch die Empfängerart muss im Vorgang stehen. Wenn der Betrieb nur nach Vorlagenname unterscheidet, wächst das Risiko, einen privaten Auftrag als B2B-Fall oder umgekehrt zu behandeln. Die richtige Einordnung entsteht beim Auftrag, nicht erst am Abend vor dem Versand. [1, 2]

Eine freiberufliche Person arbeitet überwiegend für Unternehmen und erhält ihrerseits Rechnungen für Arbeitsmittel. Sie kann beim Ausgang prüfen, ob die verlängerte Übergangsregel auf ihren Vorjahresumsatz und die betroffenen Umsätze passt. Für den Eingang wartet sie damit nicht: Lieferanten dürfen strukturierte Dateien senden, die sie lesen und aufbewahren können muss. Eine einzige Maßnahme, „PDF-Vorlage behalten“, würde diesen Eingangsprozess nicht lösen. [3]

Ein kleiner Betrieb bekommt von einem großen Geschäftskunden die Bitte, Rechnungen künftig in einem konkreten Format zu senden. Unabhängig von seiner möglichen Übergangsregel kann die vertragliche Zusammenarbeit eine frühere technische Umstellung praktisch sinnvoll machen. Er sollte die Empfängeranforderung dokumentieren und eine Testdatei schicken. Verspricht sein Werkzeug nur „E-Rechnung“, fragt er nach dem exakten Ausgabeformat, dem Profil bei ZUGFeRD und dem Export der Originaldatei. So wird aus einer Produktbezeichnung ein überprüfbarer Ablauf. [4]

Ein Unternehmen sendet seit Langem über EDI. Hier ist der passende Übergang eigens im Gesetz beschrieben. Das Team sollte nicht lediglich auf die vorhandene Schnittstelle verweisen, sondern die Voraussetzungen und die Zustimmung des Empfängers prüfen. Auch der Archivweg gehört dazu. Wenn eine Schnittstelle ausgetauscht wird, muss klar sein, wo die gesendeten Originaldaten später liegen. Das ist vor allem eine Organisationsfrage, die juristische Übergangsregel bleibt ihr Rahmen. [5]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [4] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [5] FeRD: ZUGFeRD

Welcher kleine Nachweis hilft später bei Rückfragen?

Erstellen Sie für die Umstellung kein schwerfälliges Handbuch, das nach wenigen Wochen veraltet. Ein kurzer Vermerk pro Fallgruppe ist oft nützlicher: Wer war Empfänger, welche Leistung wurde wann ausgeführt, welcher Umsatzwert war für den Übergang maßgeblich und welches Format wurde vereinbart? Legen Sie die Quelle Ihrer Entscheidung dazu. Wenn das Team später über eine Rechnung diskutiert, kann es den damaligen Stand nachvollziehen. Diese Dokumentation ist besonders wertvoll, wenn eine Rechnung korrigiert werden muss oder eine andere Person den Vorgang übernimmt. Sie ist keine neue gesetzliche Formularpflicht, sondern eine praktische Gedächtnisstütze für Ihren Betrieb. [1, 2]

Trennen Sie dabei die rechtliche Entscheidung von der technischen Ausführung. Eine Person kann den Leistungsfall einordnen, während eine andere die Datei erzeugt und versendet. Der Prüfvermerk sollte dennoch beide Seiten verbinden: die fachlich richtige Rechnung und die tatsächlich abgelegte Originaldatei. Kontrollieren Sie bei einer Testdatei, ob im Archiv dieselbe Version liegt, die beim Empfänger angekommen ist. Wenn Sie nur einen Ausdruck wiederfinden, fehlt Ihnen die strukturierte Ausgangsdatei. Gerade bei einem späteren Anbieterwechsel lässt sich diese Lücke sonst schwer schließen. [3]

Eine Umstellung gelingt leichter, wenn Sie eine Rückfrageadresse beim Kunden kennen. Manche Empfänger möchten ein bestimmtes Format oder einen bestimmten Eingangskanal. Fragen Sie gezielt nach Format, Referenz und Annahmeweg, statt pauschal „E-Rechnung möglich?“ zu schreiben. Bei einem öffentlichen Auftraggeber kann die Antwort anders ausfallen als bei einem privaten Geschäftskunden. Notieren Sie auch, wer auf Kundenseite eine Testdatei bestätigt hat. Die Information spart Zeit, wenn ein späterer Versand an einer formalen Anforderung scheitert. [4, 5]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [3] FeRD: ZUGFeRD · [4] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation

Häufige Fragen zur Pflicht und zur Vorbereitung

Bis wann muss eine Rechnung erstellt werden?

Für eine erfasste Leistung nennt § 14 UStG eine Ausstellungsfrist von 6 Monaten nach Ausführung. Die Frage nach dieser Frist ist von der Frage nach dem Format zu trennen. Eine rechtzeitig ausgestellte Datei kann das falsche Format haben; eine technisch einwandfreie E-Rechnung kann zu spät kommen. Bei Sonderfällen oder einer unklaren Leistungsabgrenzung sollten Sie die konkrete Pflicht fachlich prüfen lassen. Notieren Sie für den Betrieb, wann die Leistung als ausgeführt gilt und wer die Rechnung freigibt. [1]

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?

Benennen Sie eine erreichbare Eingangsadresse und eine zuständige Person. Stellen Sie sicher, dass strukturierte XML-Daten angezeigt, fachlich geprüft und im elektronischen Original abgelegt werden. Der Kanal muss zum Absender passen; im B2B-Bereich gibt es keinen allgemein zwingenden einzigen Übertragungsweg. Testen Sie mit einer echten Testdatei, ob auch eine Vertretung sie wiederfindet. Eine bloß weitergeleitete PDF-Ansicht reicht für die Ablage der E-Rechnung nicht. [2, 3, 4]

Kann ich ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Ein einfaches PDF enthält nicht automatisch die vorgeschriebenen strukturierten Rechnungsdaten. Ein geeignetes Werkzeug muss die Rechnungsangaben erfassen oder aus einer verlässlichen Quelle übernehmen, daraus ein zulässiges XML erzeugen und dieses prüfen. Ein Dateiformatwechsel allein ist keine inhaltliche Prüfung. Vergleichen Sie Empfänger, Leistung, Steuerangaben und Beträge mit dem ursprünglichen Geschäftsfall. Für ZUGFeRD muss zudem ein geeigneter Datensatz eingebettet sein; XRechnung ist reines XML. [5]

Welches Programm braucht man für eine E-Rechnung?

Es gibt keine im Gesetz namentlich vorgeschriebene Software. Entscheidend ist, ob Ihr Werkzeug für den Empfänger ein geeignetes strukturiertes Format erzeugt, die Pflichtangaben richtig übernimmt und die Originaldatei zugänglich hält. Prüfen Sie beim Anbieter getrennt Erstellen, Empfangen, Validieren und Export. Die Softwareübersicht zeigt datierte Anbieterangaben; ein Werbesatz „E-Rechnung inklusive“ ist noch kein Nachweis, dass Ihr benötigter Tarif und Ihr Arbeitsablauf abgedeckt sind.

Wie viel kostet E-Rechnung-Software?

Ein einheitlicher Preis existiert nicht. Die Anbieter unterscheiden Tarife, Funktionen und Grenzen für das Erstellen und Empfangen. Als datiertes Beispiel zeigt die offizielle Preisseite für FastBill 10,00 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026. [6] Für Ihren Betrieb zählt zusätzlich, ob Empfang, XML-Export, Archivierung und eine passende Anzahl von Vorgängen im gewählten Tarif enthalten sind. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. Eine kostenlose Option kann für wenige Ausgangsrechnungen ausreichen, ohne automatisch den gesamten Eingangsprozess abzudecken.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [4] FeRD: ZUGFeRD · [5] FeRD: E-Rechnung · [6] Preisseite: FastBill Preise

Endsumme

Das gilt für Sie

Prüfen Sie jeden inländischen B2B-Umsatz und den Vorjahresgesamtumsatz.

Das sollten Sie tun

Richten Sie Empfang, Testdatei und Originalablage ein.

Das können Sie sich sparen

Ein pauschales neues Werkzeug für sämtliche Privatkundenrechnungen ist aus dieser B2B-Regel nicht ableitbar.

Quellen (Stand: 04.10.2026)

Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen: Steuerberater oder Finanzamt.

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