E-Rechnung kostenlos erstellen: Welche Wege passen?

Was muss ein kostenloser Weg überhaupt leisten?

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn enthält strukturierte Daten zur elektronischen Verarbeitung. Ein einfaches PDF ohne diese Daten gilt als sonstige Rechnung. Wenn Sie kostenlos eine E-Rechnung erzeugen möchten, muss der Weg ein geeignetes Format nach der gesetzlichen Definition liefern, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in einer passenden Version und einem passenden Profil. Ein hübsches PDF ist kein Ersatz für den Datensatz. Prüfen Sie bei jeder Gratisoption, welche Datei am Ende tatsächlich heruntergeladen werden kann. ^{[1, 2]}

Die Rechnung muss auch inhaltlich stimmen. Ein Werkzeug kann Name, Empfänger, Leistung und steuerliche Angaben in Felder übertragen, aber es kennt Ihren Auftrag nicht. Vergleichen Sie die Ausgabe mit den tatsächlichen Vereinbarungen. Besonders bei selten genutzten kostenlosen Werkzeugen besteht das Risiko, dass Stammdaten vor jedem Export neu eingegeben werden und sich Tippfehler einschleichen. Halten Sie einen kurzen Prüfweg fest: Ausgangsdaten, erzeugte Datei, technische Prüfung und Ablage des Originals. Ein kostenloser Tarif spart nur Geld, wenn er die nötige Arbeit nicht an eine unkontrollierte Stelle verschiebt. ^[3]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: E-Rechnung · [3] FeRD: ZUGFeRD

Welche kostenlosen Möglichkeiten sind im Datenbestand bestätigt?

Die offizielle Preis- und Funktionsseite von Papierkram nennt einen Free-Tarif und beschreibt nach den gesicherten Rechercheangaben das Erstellen von XRechnung und ZUGFeRD sowie das Empfangen strukturierter E-Rechnungen. Der für Empfang bestätigte Tarif ist Free. Das macht Papierkram zu einer konkreten Option für einen kleinen E-Rechnungsablauf, aber zu keiner pauschalen Empfehlung für jeden Betrieb. Prüfen Sie aktuelle Grenzen, Export und Ihre benötigten Funktionen direkt beim Anbieter. Quelle und Erhebungsstand: ^[1] Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Easybill nennt im gelesenen offiziellen Tariftext eine Free-Variante und die Erstellung von E-Rechnungen in diesem Angebot. Für den Empfang ist in den gesicherten Daten nur ein kostenpflichtiger Einstiegstarif bestätigt; die Empfangsfunktion des Free-Tarifs bleibt unbestätigt. Wer nur eine Ausgangsdatei braucht, kann die Erstellung prüfen. Wer ein einziges kostenloses Werkzeug für beide Richtungen sucht, sollte nicht stillschweigend auch den Eingang als enthalten annehmen. Fragen Sie den Anbieter gezielt nach dieser Funktion und testen Sie eine eingehende Datei. ^[2]

Sevdesk beschreibt in der erfassten offiziellen Preisübersicht einen kostenlosen Einstieg mit begrenzter Zahl von Ausgangsrechnungen und die Erstellung strukturierter Formate. Welche Tarifstufe den Empfang zuverlässig abdeckt, war aus dem gelesenen Text nicht zu bestätigen. Das Wort „kostenlos“ bezieht sich damit auf einen begrenzten Teil des Ablaufs. Wenn Sie sevdesk erwägen, sehen Sie auf der aktuellen Produktseite nach, ob die gewünschte Ausgabe, der Empfang und der Export im gewählten Tarif verfügbar sind. Die Formate und Grenzen können sich ändern; verlassen Sie sich nicht auf eine ältere Werbeanzeige. ^[3]

Zervant nennt laut erfasster Anbieterinformation eine kostenlose XRechnung-Ausgabe, deren Datei selbst versandt werden muss. Für weitere E-Rechnungswege verweist der Anbieter auf eine Premiumfunktion. Eine strukturierte Empfangsfunktion ist in den gesicherten Daten nicht bestätigt. Das kann für jemanden passen, der gelegentlich eine XRechnung für einen bekannten Empfänger erzeugen und einen eigenen Versand- und Archivweg organisieren kann. Es ist keine belegte kostenlose Komplettlösung für Empfang, Versand und Ablage. ^[4]

Die Tabelle ist keine Rangliste. Sie zeigt nur, was in den gelesenen offiziellen Seiten mit Stand im Datenbestand bestätigt wurde. Prüfen Sie beim Anbieter, ob sich Funktionen, Grenzen oder Bedingungen geändert haben. Ein kostenloser Dienst kann für Ihren Fall reichen, ein bezahlter Tarif kann andere Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist Ihr konkreter Ablauf: benötigtes Format, Kundenzahl, Eingang, Archiv und Export. Eine nicht bestätigte Funktion nennen wir bewusst „nicht bestätigt“, statt sie aus einem ähnlichen Tarif abzuleiten. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Preisseite: Papierkram Preise · [2] Preisseite: easybill Preise · [3] Preisseite: sevdesk Preise · [4] Preisseite: Zervant Preise

Wie prüfen Sie eine Gratisoption ohne versteckte Annahmen?

Wählen Sie zuerst einen realistischen Geschäftskundenfall aus, aber verwenden Sie für den Probelauf eindeutig als Test markierte Daten. Fragen Sie den Kunden nach dem akzeptierten Format und dem Übertragungsweg. Erstellen Sie die Datei im kostenlosen Angebot und laden Sie das strukturierte Original herunter. Wenn der Dienst nur eine Ansicht oder ein PDF bietet, ist noch nicht belegt, dass eine E-Rechnung entstanden ist. Öffnen Sie die Datei in einer geeigneten Anzeige und prüfen Sie die fachlichen Daten. ^[1]

Führen Sie danach eine technische Validierung durch. Der KoSIT-Validator kann mit einer passenden Konfiguration XRechnung technisch prüfen. FeRD bezeichnet Validierung als empfehlenswert, ohne sie als allgemeine zusätzliche gesetzliche Pflicht darzustellen. Ein technisches Ergebnis sagt nichts darüber, ob der Kunde tatsächlich die abgerechnete Leistung erhalten hat. Lesen Sie deshalb auch Empfänger, Leistungsbeschreibung und Beträge im Datensatz. Wenn ein Fehler vorliegt, korrigieren Sie ihn in den Eingabedaten und exportieren erneut. ^{[2, 3]}

Testen Sie schließlich den Versand. Im gewöhnlichen B2B-Verkehr ist kein einziger allgemeiner Übertragungsweg vorgeschrieben. Ein öffentlicher Auftraggeber kann konkrete Portal- und Referenzvorgaben haben. Eine Gratisoption, die XRechnung erzeugt, muss nicht automatisch auch den Versand an ein bestimmtes Portal übernehmen. Klären Sie mit dem Empfänger, wohin die Datei gehört und ob eine Leitweg-ID verlangt wird. Bewahren Sie die Originaldatei nach dem Test an einem Ort auf, auf den Sie auch ohne das Gratisportal zugreifen können. ^{[4, 5, 6]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] KoSIT Validator · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [4] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation · [6] FeRD: ZUGFeRD

Kann ein PDF kostenlos umgewandelt werden?

Der Ausdruck „PDF umwandeln“ kann irreführen. Ein gewöhnliches PDF enthält meist nur eine visuelle Rechnung. Für eine E-Rechnung müssen die Angaben als geeignete strukturierte Daten vorliegen. Ein Werkzeug kann Inhalte erfassen, aus einer vorhandenen Datenquelle übernehmen oder nach Prüfung neu eingeben lassen. Es sollte anschließend ein passendes XML erzeugen. Ein bloßes Umbenennen der Datei oder ein beliebiger PDF-Konverter reicht nicht. Selbst wenn ein Werkzeug die sichtbaren Werte erkennt, müssen Sie die Ergebnisse gegen den wirklichen Auftrag kontrollieren. ^[1]

Für einen kostenlosen PDF-zu-E-Rechnung-Konverter ohne Anmeldung liegt im geprüften Datenbestand keine bestätigte offizielle Quelle vor. Deshalb nennen wir keinen angeblich „wirklich kostenlosen“ PDF-Dienst. Wer ein PDF als Ausgangspunkt hat, kann die Rechnungsdaten in einem bestätigten E-Rechnungswerkzeug neu erfassen und die strukturierte Ausgabe prüfen. Bewahren Sie die erzeugte Originaldatei auf; die ursprüngliche PDF-Ansicht allein ist keine ausreichende E-Rechnung. Wenn Sie häufiger denselben Umweg gehen, prüfen Sie, ob das ursprüngliche System strukturierte Daten direkt exportieren kann. ^[2] Die Hintergründe zeigt der Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD

Wann reicht kostenlos nicht aus?

Eine Gratisoption kann am Empfang scheitern, obwohl der Ausgang funktioniert. Oder sie kann nur ein Format erzeugen, während ein wichtiger Empfänger ein anderes erwartet. Manche Dienste begrenzen die Nutzung oder binden Export und Archivierung an einen Tarif. Vergleichen Sie deshalb nicht nur das Preisschild. Fragen Sie nach den konkreten Dateien, die Sie erhalten, und danach, wie Sie bei einem Wechsel Ihre Originale mitnehmen. Wenn Sie später einen Tarif benötigen, muss das nicht gegen die kostenlose Startphase sprechen. Es sollte nur eine bewusste Entscheidung sein. ^{[1, 2]}

Bei eingehenden Rechnungen besteht keine generelle Pause, nur weil Sie kostenlose Software suchen. Nach den ausgewerteten IHK-Angaben müssen Unternehmen im Inland seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer sind bei Empfang und Archivierung einbezogen. Wer gratis nur eine eigene XRechnung erzeugen kann, braucht möglicherweise zusätzlich eine Anzeige und Ablage für Lieferantenrechnungen. Prüfen Sie beide Richtungen getrennt. Ein fehlendes Budget macht den Eingang nicht weniger real. ^{[3, 4]}

Bei öffentlichen Kunden kommt der konkrete Einreichungsweg dazu. Die Leitweg-ID steht, wenn erforderlich, im bestätigten Feld BT-10. Zwischen Unternehmen im normalen B2B-Verkehr ist sie dagegen nicht allgemein vorgeschrieben. Ein Gratiswerkzeug kann technisch eine geeignete Datei erzeugen, ohne alle Referenzen oder Portalwege des öffentlichen Empfängers zu kennen. Prüfen Sie diese Punkte vor dem Versand. Das schützt Sie davor, ein an sich passendes kostenloses Format für eine ungeeignete Einreichung zu halten. ^{[5, 6]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD · [2] § 14 Abs. 1 UStG · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [4] IHK Potsdam: E-Rechnung · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation · [6] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Wie gehen Sie mit einem bezahlten Tarif fair um?

Wenn ein kostenloser Weg Ihren Fall nicht abdeckt, vergleichen Sie nur bestätigte Funktionen und datierte Preise. Die Softwareübersicht stellt offizielle Anbieterangaben nebeneinander. Als Beispiel nennt die erfasste Preisseite von easybill einen bezahlten Einstieg zu 12,00 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026. ^[1] Der Preis allein sagt noch nichts darüber aus, ob genau Ihr Format, der Eingang und die Ablage im Tarif enthalten sind. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Bevor Sie zahlen, notieren Sie die Lücke, die Sie tatsächlich schließen möchten. Fehlt eine Empfangsfunktion, ein bestimmtes Format oder ein Exportweg? Testen Sie genau diesen Schritt. Eine zusätzliche Oberfläche löst nicht automatisch falsche Kundendaten oder unklare Zuständigkeiten. Ebenso muss ein kostenloser Tarif nicht aus Prinzip ersetzt werden, wenn er Ihren belegten Ablauf zuverlässig abdeckt. Bei jedem Angebot gilt: keine erfundene Testnote, keine pauschale Empfehlung, sondern eine überprüfbare Funktion im Stand der Quelle.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] Preisseite: easybill Preise

Welche Fragen sollten Sie einer Gratisoption direkt stellen?

Fragen Sie zuerst, ob die Datei als XRechnung oder als ZUGFeRD in einem geeigneten Profil ausgegeben wird. Die Antwort „Wir unterstützen E-Rechnungen“ ist zu ungenau, wenn Ihr Kunde nur ein bestimmtes Format annimmt. Fragen Sie dann nach dem Originalexport: Erhalten Sie die strukturierte Datei selbst oder nur eine Ansicht im Browser? Können Sie frühere Dateien bei einem Tarifwechsel mitnehmen? Diese Fragen sind auch bei einem kostenlosen Angebot berechtigt. Die gesetzliche Einordnung und die Aufbewahrung hängen nicht davon ab, ob ein Anbieter Ihnen eine Monatsrechnung stellt. ^{[1, 2]}

Für den Eingang brauchen Sie eine weitere klare Antwort. Kann das Angebot strukturierte Dateien von Lieferanten empfangen und lesbar machen? Gehört diese Funktion wirklich zum kostenlosen Tarif, oder nur zum gleichen Produktnamen in einer bezahlten Stufe? Schauen Sie nach einem konkreten Hinweis auf den Tarif und testen Sie eine Datei. Bei unklarer Anbieterinformation markieren wir die Funktion im Vergleich als nicht bestätigt. Sie können den Anbieter fragen, aber bis zur Antwort sollten Sie Ihren Eingangsweg nicht darauf aufbauen. ^{[3, 4]}

Prüfen Sie schließlich, ob Sie den Ablauf ohne dauernde doppelte Eingabe wiederholen können. Wenn die Stammdaten bei jeder Rechnung neu eingetragen werden müssen, steigt die Fehlergefahr. Wenn die Gratisoption nur den Export liefert, braucht Ihr Betrieb einen eigenen Versand- und Ablageweg. Das kann für wenige Vorgänge vollkommen praktikabel sein, sofern eine Person dafür verantwortlich ist. Schreiben Sie den Ablauf kurz auf und lassen Sie eine Vertretung eine Testdatei finden. So erkennen Sie, ob „kostenlos“ in Ihrem Fall tatsächlich unkompliziert bleibt.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [4] IHK Potsdam: E-Rechnung

Ein kleiner Ablauf für den ersten eigenen Versuch

Ordnen Sie Ihren Kunden ein und prüfen Sie, ob die betreffende Ausgangsrechnung unter die inländische B2B-Regel fällt. Klären Sie ein geeignetes Format. Wählen Sie dann eine kostenlose Option, deren offizielle Seite die benötigte Ausgangsfunktion bestätigt. Erfassen Sie die Angaben aus dem tatsächlichen Auftrag, exportieren Sie die strukturierte Datei und sehen Sie hinein. Eine Testrechnung mit erfundenem Geschäftsfall darf nicht als echte Rechnung an einen Kunden verschickt werden. Für einen Probelauf gehört die Testdatei nur an einen vereinbarten Testempfänger. ^[1]

Prüfen Sie anschließend die technische Struktur, holen Sie eine Rückmeldung des Empfängers ein und legen Sie das Original ab. Schreiben Sie auf, wer den Eingang kontrolliert und welches Werkzeug Lieferanten-XML lesbar macht. Wenn Sie nach dem Test merken, dass ein Gratisangebot nur den Versand löst, ergänzen Sie den fehlenden Empfang bewusst. Der E-Rechnung-Check sortiert die rechtliche Grundfrage, die Checkliste hält die organisatorischen Punkte zusammen. ^{[2, 3, 4]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] KoSIT Validator · [3] FeRD: ZUGFeRD · [4] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Häufige Fragen zum kostenlosen Erstellen

Welches Programm brauche ich für E-Rechnungen?

Kein bestimmtes Produkt ist gesetzlich vorgeschrieben. Das Werkzeug muss für Ihren Fall ein geeignetes strukturiertes Format erzeugen und Sie müssen die Daten richtig erfassen sowie das Original aufbewahren können. Wenn Sie auch Eingänge damit bearbeiten möchten, prüfen Sie diese Funktion gesondert. Offizielle Anbieterangaben sind ein Ausgangspunkt; testen Sie den aktuellen Tarif mit einer vereinbarten Testdatei. ^{[1, 2]}

Wie erstelle ich am einfachsten eine E-Rechnung?

Für gelegentliche Ausgänge kann ein Dienst mit bestätigter XRechnung- oder ZUGFeRD-Ausgabe einfacher sein als eine eigene XML-Entwicklung. Erfassen Sie den Kunden und die Leistung, exportieren Sie die Datei, prüfen Sie Daten und technische Struktur und versenden Sie über den abgestimmten Kanal. Einfach heißt nicht ungeprüft. Wenn Sie bereits ein geeignetes System verwenden, kann dessen Export weniger doppelte Eingabe erfordern. ^{[3, 4]}

Wie kann ich kostenlos ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Ein PDF allein enthält nicht die benötigten strukturierten Daten. Erfassen Sie die Rechnung in einem Werkzeug mit bestätigter kostenloser E-Rechnungsausgabe neu oder übernehmen Sie die Angaben aus einer verlässlichen Datenquelle. Prüfen Sie danach die strukturierte Datei gegen Auftrag und ursprüngliche Ansicht. Für einen beliebigen kostenlosen PDF-Konverter ohne Anmeldung haben wir keine bestätigte Quelle; wir nennen deshalb keinen solchen Dienst.

Ist eine PDF-Rechnung auch eine E-Rechnung?

Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierten Datensatz ist nach § 14 UStG eine sonstige Rechnung. Ein geeignetes hybrides ZUGFeRD-Dokument kann eine lesbare PDF-Ansicht und maßgebliche XML-Daten verbinden. Prüfen Sie bei einem kostenlosen Export daher nicht nur das sichtbare PDF, sondern ob das XML vorhanden und für den vorgesehenen Fall geeignet ist. ^[5]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD · [3] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [4] KoSIT Validator · [5] FeRD: ZUGFeRD FAQ