Was ist eine E-Rechnung? Erklärt an einem Beispiel

Was ist eine E-Rechnung nach dem Gesetz?

Das Umsatzsteuergesetz beschreibt die E-Rechnung in § 14 recht nüchtern: Es ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch weiterverarbeiten lässt. Entscheidend ist das Wort „strukturiert“. Gemeint sind Daten mit festen, beschrifteten Feldern: Hier steht der Rechnungsbetrag, dort das Ausstellungsdatum, daneben die Steuernummer des Absenders. Ein Programm muss nicht raten, was die Zahl unten rechts auf der Seite bedeutet, es liest das Feld einfach aus. ^[1]

Welches Format als geeignet gilt, legt das Gesetz ebenfalls fest. Es muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ dürfen Geschäftspartner ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, sofern sich die erforderlichen Angaben daraus richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen. Diese zweite Variante spielt im Alltag kaum eine Rolle. Die meisten Betriebe begegnen zwei Formaten, XRechnung und ZUGFeRD, die die Norm beide erfüllen können, wenn Version und Profil stimmen. Worin sie sich unterscheiden, steht im Formatvergleich. ^[2]

Eine Faustregel hilft beim Einordnen: Ein PDF ist das Foto einer Rechnung, eine E-Rechnung ist die Rechnung als ausgefülltes Formular. Das Foto sehen Menschen an und tippen die Zahlen ab. Das Formular verarbeitet eine Buchhaltungssoftware, ohne dass jemand tippt. Alles andere, was das Gesetz über Rechnungen verlangt, gilt unverändert weiter. Neu ist nicht der Inhalt, sondern die Form. Papier und PDF ohne strukturierte Daten heißen im Gesetz „sonstige Rechnung“, ein Begriff, der in den Übergangsregeln noch eine große Rolle spielt.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: Technisches zur E-Rechnung

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Das hängt vom Format ab, und genau deshalb verwirrt die Frage so viele. Es gibt drei Erscheinungsformen, die Ihnen begegnen können. Eine vollständige Beispielrechnung mit zwölf Feldern zeigt der Beitrag E-Rechnung Beispiel.

Wer nur das PDF-Fenster betrachtet, kann eine ZUGFeRD-Rechnung deshalb nicht von einem gewöhnlichen PDF unterscheiden. Der Unterschied liegt im Anhang der Datei. Fragen Sie im Zweifel den Absender, in welchem Format und Profil er sendet. Das ist eine völlig normale Rückfrage, die niemand als Ahnungslosigkeit liest.

Beispiel: Zwölf Felder einer erfundenen Rechnung

Beispiel (fiktiv): Mara Lindner führt ein kleines Grafikatelier und schreibt am 15. Februar 2027 eine Rechnung über 1.200 Euro netto an eine Bäckerei. Eine E-Rechnung speichert dafür unter anderem die folgenden Felder. Die Bezeichnungen mit „BT“ stammen aus dem Datenmodell der Norm und nummerieren dort die einzelnen Angaben.

Eine vollständige Datei enthält mehr: Anschriften, einzelne Positionen, das Leistungsdatum, Zahlungsangaben. § 14 Abs. 4 UStG nennt 10 Pflichtangaben, und das Datenmodell bildet jede davon in einem eigenen Feld ab. Weil jedes Feld einen festen Namen trägt, kann ein Programm die Nettosumme in die Buchhaltung und die Umsatzsteuer in die Voranmeldung übernehmen, ohne dass jemand Zahlen abtippt. ^[5]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [3] KoSIT: Abbildung UStG auf EN 16931 · [4] KoSIT: XRechnung 3.0.2 · [5] § 14 Abs. 4 UStG

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein gewöhnliches PDF nicht, auch wenn es sauber gestaltet ist und per E-Mail ankommt. Es enthält keine strukturierten Daten und gilt deshalb als sonstige Rechnung. Eine Ausnahme bildet das hybride Format ZUGFeRD: Dort steckt im PDF ein XML-Datensatz, und erst der macht aus der Datei eine E-Rechnung, vorausgesetzt Version und Profil passen. ^{[1, 2]}

Ob eine PDF-Rechnung in Ihrem Fall noch genügt, regelt das Übergangsrecht. Sonstige Rechnungen bleiben für bestimmte Umsätze zunächst zulässig: allgemein bis 31.12.2026, für 2027 nur bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro, und ab 01.01.2028 nicht mehr. Wer eine sonstige Rechnung elektronisch verschickt, braucht dafür grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. Die Einzelheiten und typische Grenzfälle stehen im Leitfaden E-Rechnung: ab wann Pflicht?. ^{[3, 4]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: E-Rechnung · [3] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · [4] § 27 Abs. 38 UStG; IHK Hamburg

Drei Missverständnisse, die sich hartnäckig halten

„E-Rechnung heißt: Rechnung per E-Mail.“ Die E-Mail ist nur ein Transportweg. Hängt ein einfaches PDF daran, bleibt es eine sonstige Rechnung, so schnell und bequem sie auch ankommt. Umgekehrt kann eine echte E-Rechnung über jeden beliebigen Weg reisen. ^{[1, 2]}

„Ein guter Scan genügt, er ist ja lesbar.“ Lesbarkeit ist eine eigene Anforderung an Rechnungen, aber sie macht aus Bildpunkten noch keine Felder. Ein Scan ist ein Foto von Papier. Eine Software kann ihn nur über Texterkennung lesen, und die macht bei Ziffern gelegentlich Fehler. Eine E-Rechnung liefert den Betrag dagegen als Wert, der nicht erst gedeutet werden muss.

„Ab 2027 muss jeder alles umstellen.“ Auch das stimmt so nicht. Die Pflicht zum Ausstellen trifft nur bestimmte Rechnungen, sie kommt in Stufen, und wer ausschließlich an Privatkunden oder als Kleinunternehmer abrechnet, bleibt beim Senden außen vor. Empfangen müssen dagegen auch sie, und zwar schon heute. Wer das auseinanderhält, spart sich viel unnötige Sorge und ein paar vorschnell gekaufte Abonnements. ^[3]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht

Wer muss E-Rechnungen ausstellen und wer nur empfangen?

Zwei Pflichten laufen getrennt nebeneinander, und sie werden ständig vermischt. Die folgende Übersicht hält sie auseinander.

• Empfangen: Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 annehmen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. ^{[1, 2]}
• Ausstellen: Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. ^[3]
• Privatkunden: Für Rechnungen an Privatpersonen gilt die B2B-Pflicht nicht.
• Kleinunternehmer: Sie dürfen ihre Ausgangsrechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. ^[4]
• Kleinbeträge und Fahrausweise: Rechnungen bis einschließlich 250 Euro und Fahrausweise folgen eigenen, erleichterten Regeln. ^{[5, 6]}
• Steuerfreie Umsätze und Ausland: Die in § 4 Nr. 8 bis 29 UStG genannten steuerfreien Umsätze sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, und bei Geschäften mit ausländischen Partnern greift die inländische Regel nicht ohne Weiteres.

Beispiel (fiktiv): Ein Elektriker schreibt in einer Woche drei Rechnungen, eine an eine Hausverwaltung, eine an einen Privatkunden und eine an einen Betrieb in Österreich. Nur die erste liegt mitten in der inländischen B2B-Regel. Die zweite fällt unter die Ausnahme für Privatkunden, bei der dritten fehlt die Voraussetzung, dass beide Seiten im Inland ansässig sind. Die Pflicht hängt also an der einzelnen Rechnung, nicht am Betrieb als Ganzem. Für Kleinunternehmer gibt es einen eigenen Leitfaden, und der E-Rechnung-Check ordnet Ihren Fall in vier Fragen ein.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [2] IHK Potsdam: E-Rechnung · [3] § 14 Abs. 2 UStG · [4] § 34a UStDV · [5] § 33 UStDV · [6] § 34 UStDV

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Ein bestimmtes Programm schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis brauchen Sie vier Dinge, und nur zwei davon haben mit Technik zu tun. Der Beitrag E-Rechnung empfangen geht den Eingang Schritt für Schritt durch.

1. Einen Eingang, der gelesen wird. Weil kein Übertragungsweg vorgeschrieben ist, kann eine E-Mail-Adresse genügen, solange jemand sie regelmäßig anschaut und eine Vertretung Zugriff hat. ^[1]
2. Eine Anzeige. Eine XRechnung ist roher XML-Text. Ein Anzeigeprogramm oder Ihre Rechnungssoftware macht daraus eine lesbare Ansicht.
3. Einen Blick auf den Inhalt. Stimmen Name, Betrag und Leistung mit Bestellung und Lieferung überein? Die Datei kann formal einwandfrei sein und trotzdem die falsche Rechnung enthalten.
4. Eine Ablage für das Original. Die elektronische Originaldatei wird aufbewahrt, nicht nur ein Ausdruck. ^[2]

Beispiel (fiktiv): Eine Fotografin nutzt zwei Postfächer, ein privates und eines für den Betrieb. Ihr Lieferant schickt die erste XML-Rechnung an das private. Sie sieht den Anhang erst nach Wochen, und die Zahlungsfrist ist längst verstrichen. Nichts davon liegt am Format. Es fehlte eine feste Adresse, die der Lieferant kennt, und jemand, der sie im Blick hat.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [2] FeRD: ZUGFeRD

Wie verschickt man eine E-Rechnung?

Das Gesetz schreibt im B2B-Bereich keinen einzelnen Übertragungsweg vor. Eine E-Mail mit Anhang ist deshalb möglich, solange der Empfänger damit arbeiten kann. Daneben gibt es Portale und das Peppol-Netz, ein gesicherter Austausch zwischen Rechnungssystemen. Öffentliche Auftraggeber geben ihren Weg selbst vor; dort kommt außerdem die Leitweg-ID ins Spiel, die als Adresse im Feld BT-10 der XRechnung steht. ^{[1, 2]}

Unabhängig vom Weg muss die Rechnung echt, unverändert und lesbar beim Empfänger ankommen. Das Gesetz überlässt jedem Unternehmer, wie er das sicherstellt, etwa über ein internes Kontrollverfahren mit nachvollziehbarer Spur. Für kleine Betriebe heißt das ganz praktisch: Senden Sie die Datei, die Ihr Programm erzeugt hat, und bearbeiten Sie sie danach nicht mehr von Hand. ^[3]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [2] Leitweg-ID Formatspezifikation · [3] § 14 Abs. 3 UStG

Wie wird aus einer normalen Rechnung eine E-Rechnung?

Nicht durch Umbenennen und nicht durch „Speichern unter“. Aus einer Word-Vorlage oder einem fertigen PDF entsteht keine E-Rechnung, solange niemand die Angaben in Felder überträgt. Es gibt drei Wege, die in der Praxis vorkommen.

Ein Rechnungsprogramm mit E-Rechnung-Ausgabe. Mehrere Anbieter nennen auf ihren Preisseiten die Ausgabe von XRechnung und ZUGFeRD, etwa Papierkram ^[1]. Als datiertes Beispiel kostet dort der Tarif S laut Anbieterseite 15,90 € / Monat netto (HT), Stand: 04.10.2026; nach den Angaben des Anbieters lassen sich E-Rechnungen in allen Paketen erstellen und empfangen. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. Einen Überblick mit Quellen und Stand bietet die Softwareübersicht.

Ein Online-Dienst. Sie erfassen die Rechnung im Dienst, exportieren die Originaldatei und legen sie selbst ab. Das lohnt sich vor allem bei wenigen Rechnungen. Was kostenlose Wege leisten und wo sie enden, beschreibt E-Rechnung erstellen: kostenlose Wege.

Selbst bauen. Technisch lässt sich XML auch von Hand schreiben. Ob die Datei taugt, zeigt dann ein Validator; für die XRechnung stellt KoSIT einen bereit, der mit der passenden Konfiguration läuft. Eine gesetzliche Pflicht zur Validierung gibt es nicht, ein sinnvolles Sicherheitsnetz ist sie trotzdem. Wer ein bestehendes PDF „umwandeln“ will, braucht ein Werkzeug, das die Angaben aus dem Dokument in Felder überträgt. Das ist keine Formatänderung, sondern eine Dateneingabe mit Fehlerrisiko. Einen kostenlosen Umwandler ohne Anmeldung, dem wir uns anschließen könnten, haben wir nicht belegt gefunden. Der saubere Weg führt über einen Export aus dem Programm, in dem die Rechnung ohnehin entsteht, wie im Leitfaden E-Rechnung erstellen beschrieben. ^{[2, 3]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Preisseite: Papierkram Preise · [2] KoSIT Validator · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Wie lange müssen Sie die Datei aufbewahren?

Rechnungen sind grundsätzlich 8 Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung zählt die elektronische Originalform, ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Das hat einen praktischen Nebeneffekt: Wenn Sie später die Software wechseln, müssen die alten Dateien vollständig exportierbar sein. Fragen Sie schon bei der Auswahl, wie das gehen soll. Verknüpfen Sie in Ihrer Ablage außerdem Auftrag, Rechnung und Zahlung, damit bei einer Rückfrage nach Jahren nicht drei Stellen durchsucht werden müssen. ^{[1, 2]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14b UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD

Was Sie heute tun können, ohne Software zu kaufen

1. Listen Sie auf, welche Ihrer Kunden Unternehmen im Inland sind. Nur für diese Rechnungen kommt die B2B-Pflicht überhaupt in Betracht.
2. Legen Sie eine Adresse für eingehende Rechnungen fest und eine Person, die sie liest, plus eine Vertretung.
3. Bitten Sie einen Lieferanten um eine Beispieldatei im gewünschten Format und öffnen Sie sie. Dann wissen Sie, wie eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument auf Ihrem Rechner aussieht.
4. Fragen Sie Ihre größten Kunden, in welchem Format sie künftig Rechnungen erwarten.

Die Checkliste fasst diese Schritte mit Quellen zusammen. Mehr braucht es für den Anfang nicht.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

Die Ausstellungspflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Privatkunden, Kleinunternehmer als Aussteller, Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Zeitlich gelten Übergangsregeln: Je nach Vorjahresumsatz endet die Möglichkeit, sonstige Rechnungen zu schicken, am 31.12.2026 oder am 31.12.2027. Ihre Einordnung hängt an der einzelnen Rechnung. ^{[1, 2, 3]}

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Eine Eingangsadresse, die gelesen wird, eine Anzeige für die XML-Daten, einen Blick auf den Inhalt und eine Ablage für die Originaldatei. Ein bestimmtes Programm ist nicht vorgeschrieben, ein Übertragungsweg ebenso wenig. Empfangen müssen Sie seit dem 01.01.2025, auch als Kleinunternehmer. ^[4]

Wie verschickt man eine E-Rechnung?

Per E-Mail, über ein Portal oder über das Peppol-Netz, je nachdem, was der Empfänger verarbeiten kann. Der Weg ist im B2B-Bereich nicht gesetzlich festgelegt. Bei öffentlichen Auftraggebern gibt die Stelle den Weg und die Leitweg-ID vor. Schicken Sie die Datei, die Ihr Programm erzeugt hat, unverändert.

Ist PDF eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF nicht, es gilt als sonstige Rechnung. Ein ZUGFeRD-Dokument sieht aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich strukturierte XML-Daten und kann deshalb eine E-Rechnung sein, wenn Version und Profil passen. Ob Sie das eine oder das andere erhalten haben, erkennen Sie nur, wenn Ihr Programm den Datenteil anzeigt. ^[5]

Wie kann ich eine normale Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Am zuverlässigsten, indem Sie die Rechnung gleich in einem Programm erfassen, das XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Ein bereits fertiges PDF lässt sich nur umwandeln, wenn ein Werkzeug die Angaben in Felder überträgt, und das müssen Sie anschließend mit dem Auftrag vergleichen. Ein bloßes Umbenennen reicht nicht.

Kann ich eine E-Rechnung erstellen, ohne Software?

Von Hand ist XML technisch denkbar, aber fehleranfällig, und ohne Validator wissen Sie nicht, ob die Datei taugt. Für wenige Rechnungen genügt oft ein Online-Dienst, bei dem Sie nichts installieren. Wichtig ist, dass Sie am Ende die Originaldatei besitzen und ablegen können. ^{[6, 7]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG · [4] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [5] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [6] KoSIT Validator · [7] FeRD: ZUGFeRD