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E-Rechnung erstellen: Daten, Format und Test
Eine E-Rechnung entsteht nicht, indem Sie eine bekannte Rechnung als PDF speichern und die Datei anders nennen. Sie brauchen strukturierte Daten, die der Empfänger elektronisch verarbeiten kann. Der praktische Weg beginnt trotzdem nicht mit XML-Code. Er beginnt mit einem richtig eingeordneten Auftrag und vollständigen Daten. Danach wählen Sie Format und Werkzeug, prüfen die erzeugte Datei, klären den Eingang beim Kunden und bewahren das Original auf. Dieser Leitfaden führt genau durch diese Arbeitsschritte.
Inhalt · Pos. 01 bis 14
- Pos. 01Wann müssen Sie überhaupt eine E-Rechnung erstellen?
- Pos. 02Was unterscheidet eine E-Rechnung von einem PDF?
- Pos. 03Welche Daten müssen vor dem Export stimmen?
- Pos. 04Weg über einen geeigneten Online-Dienst
- Pos. 05Weg über Ihr bestehendes System
- Pos. 06Weg über eine eigene technische Lösung
- Pos. 07Wie wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD?
- Pos. 08Was gehört in den Test vor der ersten echten Rechnung?
- Pos. 09Wie verschicken und archivieren Sie die fertige Datei?
- Pos. 10Welche Fehler kommen im Arbeitsalltag vor?
- Pos. 11Was sollten Sie im Betrieb festhalten?
- Pos. 12Ein durchgehender Probelauf für einen Geschäftskunden
- Pos. 13Woran erkennen Sie, ob der gewählte Weg dauerhaft reicht?
- Pos. 14Häufige Fragen zum Erstellen
Wann müssen Sie überhaupt eine E-Rechnung erstellen?
Die besondere Ausstellungspflicht betrifft die gesetzlich erfassten Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Für solche Umsätze gelten die Übergänge des § 27 UStG. Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen nach den ausgewerteten IHK-Angaben bereits seit 01.01.2025 empfangen können; der Versand hat eigene Übergänge. Deshalb ist „Ich bekomme schon XML“ keine ausreichende Antwort auf „Muss ich jetzt selbst XML erzeugen?“. Prüfen Sie zuerst den Empfänger und den Leistungsfall. Der Pflicht-Hub ordnet die zeitlichen Regeln ausführlich ein. [1, 2]
Bei Privatkunden liegt keine inländische B2B-Versandpflicht für diese Rechnung vor. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV für eigene Ausgangsrechnungen eine sonstige Rechnung ausstellen. Ein ausländischer Geschäftspartner passt ebenfalls nicht ohne weitere Prüfung in die inländische Pflicht. Das heißt nicht, dass Sie in solchen Fällen niemals freiwillig eine strukturierte Rechnung senden können. Es heißt, dass Sie die rechtliche Pflicht nicht aus einer allgemeinen Schlagzeile ableiten sollten. Legen Sie eine einfache Fallgruppe im Auftrag an, bevor das Rechnungswerkzeug die Datei erzeugt. [3]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] § 34a UStDV
Was unterscheidet eine E-Rechnung von einem PDF?
Nach § 14 UStG muss die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF ohne strukturierte Daten bleibt eine sonstige Rechnung. Es kann innerhalb einer passenden Übergangsregel mit Zustimmung des Empfängers weiter möglich sein, erfüllt aber damit nicht automatisch die Definition der E-Rechnung. Der Unterschied liegt im verarbeitbaren Datensatz, nicht in der Farbe des Dokuments oder in der Art, wie Sie es per E-Mail verschicken. [1] Ob und wie sich ein vorhandenes PDF umwandeln lässt, beschreibt der Beitrag PDF in E-Rechnung umwandeln, und die Grundlagen stehen im Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.
Ein geeignetes Format muss die gesetzlich beschriebene Norm EN 16931 oder die entsprechende Interoperabilität erfüllen. XRechnung ist ein reines XML-Format. Bei geeignetem ZUGFeRD stecken die strukturierten XML-Daten in einem Dokument mit lesbarer PDF-Ansicht; die XML-Daten sind nach FeRD maßgeblich. Ein sichtbares PDF ist deshalb kein Beweis für eine geeignete E-Rechnung. Fragen Sie bei einem Werkzeug nach ausgegebenem Format, Version und Profil. Wenn ein Anbieter nur „PDF mit XML“ schreibt, prüfen Sie genauer, ob das Profil für den vorgesehenen B2B-Fall passt. [2, 3]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ
Welche Daten müssen vor dem Export stimmen?
Technik kann fehlende Angaben nicht aus dem Nichts erfinden. Das Gesetz nennt unter anderem den leistenden Unternehmer, den Leistungsempfänger und die steuerliche Kennung als Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung. Prüfen Sie Stammdaten, Leistung, Entgelt und steuerliche Einordnung anhand des wirklichen Auftrags. Wenn der Rechnungsempfänger als Kontakt falsch angelegt wurde, übernimmt die XML-Ausgabe den Fehler womöglich exakt. Eine technische Prüfung kann ihn nicht als sachlichen Fehler erkennen, wenn die Daten formal an der richtigen Stelle stehen. [1, 2]
Für öffentliche Auftraggeber kann eine Käuferreferenz verlangt werden. Die Leitweg-ID wird dann im bestätigten Feld BT-10 verwendet. Zwischen Unternehmen im normalen B2B-Verkehr ist eine Leitweg-ID dagegen nicht generell erforderlich. Fragen Sie den konkreten öffentlichen Empfänger nach seiner Referenz und dem Einreichungsweg. Übertragen Sie eine erhaltene Referenz nicht gedankenlos auf andere Kunden. Eine falsche Zuordnung kann eine technisch gut gebaute Datei im Empfangsprozess scheitern lassen. [3, 4]
| Weg | Passt, wenn | Vor dem Versand prüfen |
|---|---|---|
| Geeigneter Online-Dienst | Sie die Daten im Dienst erfassen und die Originaldatei exportieren können. | Format, Tarif, Empfang und Archivzugriff. |
| Vorhandenes System mit E-Rechnungsfunktion | Stammdaten und Freigabe bereits dort liegen. | Version, Profil, Update und Testdatei. |
| Eigener technischer Prozess | Sie Datenqualität, Formatregeln und Validierung selbst tragen können. | Normkonformität, Änderungen und Aufbewahrung. |
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 4 UStG · [2] KoSIT Validator · [3] Leitweg-ID Formatspezifikation · [4] KoSIT: B2B-Verpflichtung
Weg über einen geeigneten Online-Dienst
Ein Dienst kann Rechnungsdaten erfassen und daraus XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument ausgeben. Prüfen Sie die offizielle Funktionsbeschreibung statt nur die Überschrift des Tarifs. Manche Anbieter trennen Erstellen, Empfangen und Archivieren. Andere begrenzen einen kostenlosen Tarif oder ordnen Funktionen bestimmten Plänen zu. In der Softwareübersicht stehen die recherchierten Anbieterangaben mit Quellen und Stand. Ein passendes Werkzeug erspart technische Eigenarbeit, übernimmt aber nicht die Verantwortung für Ihren Geschäftsfall. [1]
Arbeiten Sie mit einem Testauftrag, der den normalen Ablauf abbildet. Erfassen Sie einen Geschäftskunden, eine Leistung und die steuerlich richtigen Angaben innerhalb des Dienstes. Exportieren Sie die strukturierte Originaldatei. Prüfen Sie, ob das erwartete Format tatsächlich erzeugt wurde und ob Sie die Datei unabhängig vom Dienst wieder öffnen können. Fragen Sie bei einer Fehlermeldung zuerst nach den zugrunde liegenden Daten. Ein direktes Editieren der fertigen XML-Datei ist selten ein guter Dauerweg, weil die nächste Ausgabe aus dem System denselben Fehler erneut erzeugen kann. [2]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD
Weg über Ihr bestehendes System
Wenn Aufträge und Rechnungsdaten bereits in einem System liegen, kann dessen E-Rechnungsfunktion naheliegen. „Unterstützt E-Rechnung“ sagt jedoch noch nicht, ob genau Ihre Ausgabeart und Ihr Tarif unterstützt werden. Fragen Sie nach XRechnung oder dem konkreten ZUGFeRD-Profil, nach Empfang und nach dem Export der Originaldatei. Eine alte Installationsversion kann anders arbeiten als die aktuelle Produktseite. Lassen Sie sich deshalb am verwendeten System eine Testdatei zeigen, bevor der erste echte Versand unter Zeitdruck steht. [1, 2, 3]
Prüfen Sie besonders die Übergabe von Stammdaten. Häufig befindet sich die rechtlich richtige Information an einer anderen Stelle als das technische Pflichtfeld. Eine Käuferreferenz kann zum Beispiel beim Auftraggeber vorliegen, wird aber im Ausgangssystem nicht an die XML-Ausgabe übertragen. Notieren Sie, wo das Feld gepflegt wird und wer eine Änderung freigibt. Ein Validator kann den strukturellen Fehler melden; die richtige fachliche Angabe muss Ihr Team liefern. [4, 5, 6]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [3] FeRD: ZUGFeRD · [4] § 14 Abs. 4 UStG · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation · [6] KoSIT Validator
Weg über eine eigene technische Lösung
Eine E-Rechnung selbst zu programmieren ist möglich, wenn Sie die Formatvorgaben umsetzen, Daten konsistent abbilden und Änderungen pflegen können. Das ist mehr als das Erzeugen einer wohlgeformten XML-Datei. Sie müssen die richtigen Werte im richtigen semantischen Feld ausgeben und die Anforderungen des Empfängers berücksichtigen. KoSIT stellt für XRechnung Informationen und einen Validator bereit. Eine Validierung prüft technische Regeln; sie ersetzt keine Prüfung, ob Leistung, Entgelt oder Steuerfall sachlich stimmen. [1, 2, 3]
Für einen kleinen Betrieb lohnt Eigenentwicklung selten, wenn niemand die Wartung übernimmt. Die Entscheidung ist dennoch nicht allein eine Preisfrage. Ein eigener Prozess kann passen, wenn Rechnungsdaten bereits strukturiert in einer verlässlichen Anwendung liegen und eine zuständige Person Normänderungen, Tests und Fehlerbehandlung verantwortet. Halten Sie fest, welche Version des Formats ausgegeben wird, wie Testdateien geprüft werden und wie das Original abgelegt wird. Ohne diesen Ablauf bleibt die Eigenlösung von der Person abhängig, die sie gebaut hat. [4]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [2] KoSIT Validator · [3] § 14 Abs. 4 UStG · [4] FeRD: ZUGFeRD
Wie wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD?
Beginnen Sie beim Empfänger. Manche öffentliche Auftraggeber verlangen ein bestimmtes Format und einen festgelegten Kanal. Bei inländischen B2B-Kunden kann XRechnung als reines XML passen; ein geeignetes ZUGFeRD-Profil kann sinnvoll sein, wenn eine lesbare Ansicht gewünscht ist. Die Frage ist nicht, welches Format schöner aussieht. Es geht darum, ob der Empfänger die strukturierten Daten in seinem Prozess annehmen kann. Der Formatwahl-Helfer ordnet die grundlegenden Unterschiede. [1, 2] Die Anleitungen zu beiden Formaten stehen in den Beiträgen ZUGFeRD-Rechnung erstellen und XRechnung erstellen.
Bei ZUGFeRD reicht der Name allein nicht. FeRD nennt geeignete Versionen und nimmt bestimmte Profile von der gesetzlichen E-Rechnungs-Eignung aus. Ein Dienst kann also zwar „ZUGFeRD“ exportieren und dennoch ein Profil wählen, das für den geplanten B2B-Einsatz nicht passt. Fragen Sie den Anbieter oder sehen Sie in die erzeugte Datei. Bei einer hybriden Rechnung sind die XML-Daten maßgeblich; prüfen Sie sie gegen die sichtbare Ansicht. Eine optisch plausible PDF-Seite darf keinen anderen Betrag oder Empfänger zeigen als der strukturierte Datensatz.
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ
Was gehört in den Test vor der ersten echten Rechnung?
Erzeugen Sie eine eindeutig als Test gekennzeichnete Datei in Ihrem eigenen System und schicken Sie sie nur an eine vereinbarte Testadresse. Prüfen Sie zuerst die sachlichen Daten: Wer erhält die Rechnung, welche Leistung liegt zugrunde, stimmen steuerliche Kennung und Entgelt? Danach lassen Sie die Datei technisch validieren. FeRD beschreibt eine Validierung als empfehlenswert, nicht als allgemeine gesetzliche Zusatzpflicht. Der Test ist wertvoll, weil er Fehler vor dem Versand eines echten Belegs sichtbar macht. [1, 2, 3] Zur technischen Prüfung gibt es den Beitrag E-Rechnung prüfen: Validator und Prüfbericht.
Bitten Sie den Empfänger um Rückmeldung, ob die Datei dort angenommen und angezeigt wird. Ein technischer Validator kennt nicht alle Anforderungen eines konkreten Portals oder Geschäftskunden. Prüfen Sie deshalb auch den Einlieferungsweg. Im normalen B2B-Bereich ist kein einziger Kanal allgemein vorgeschrieben; E-Mail kann passen. Bei öffentlichen Stellen können andere Vorgaben gelten. Bewahren Sie schließlich genau die erzeugte Originaldatei auf, die Sie getestet haben. Bei einer späteren Änderung sollten Sie einen neuen Test machen, statt sich auf das alte Ergebnis zu verlassen. [4, 5, 6]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 4 UStG · [2] KoSIT Validator · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [4] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation · [6] FeRD: ZUGFeRD
Wie verschicken und archivieren Sie die fertige Datei?
Verwenden Sie den mit dem Empfänger abgestimmten Kanal und achten Sie darauf, dass die strukturierte Originaldatei ankommt. Ein lesbarer Begleittext in einer E-Mail kann hilfreich sein, ersetzt aber die Rechnung nicht. Dokumentieren Sie bei wichtigen Kunden, welche Adresse oder welches Portal bestätigt wurde. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber eine Leitweg-ID verlangt, prüfen Sie den Wert im passenden Feld, bevor Sie versenden. Zwischen normalen Geschäftskunden ist diese Referenz nicht generell erforderlich. [1, 2]
Bei E-Rechnungen sind Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit zu gewährleisten. Legen Sie die elektronische Originaldatei so ab, dass sie mit Auftrag und Zahlung verbunden werden kann. Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich 8 Jahre aufzubewahren. Wenn ein Dienst nur eine schöne Ansicht anzeigt, fragen Sie nach dem Export des Originals. Ein späterer Wechsel des Anbieters darf Ihre alte Rechnung nicht unauffindbar machen. [3, 4, 5]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [2] Leitweg-ID Formatspezifikation · [3] § 14 Abs. 3 UStG · [4] FeRD: ZUGFeRD · [5] § 14b UStG
Welche Fehler kommen im Arbeitsalltag vor?
Ein häufiger Fehler ist das umbenannte PDF. Es bleibt ohne strukturierte Daten eine sonstige Rechnung. Ein anderer ist der falsche Empfänger im Datensatz, obwohl die sichtbare Ansicht richtig wirkt. Bei einem hybriden Dokument sollten beide Sichten zusammenpassen. Ein dritter Fehler ist der fehlende Exportweg: Der Betrieb kann zwar senden, findet später aber nur einen Screenshot oder eine Portalansicht wieder. Keiner dieser Punkte wird allein dadurch gelöst, dass auf der Produktseite „E-Rechnung“ steht. [1, 2, 3]
Ein technischer Fehler sollte an der Quelle korrigiert werden. Wenn die XML-Datei eine fehlende Referenz meldet, prüfen Sie, wo diese Information im Auftrag erfasst werden muss. Wenn der Empfänger die Datei ablehnt, fragen Sie nach Format, Profil und Kanal. Ändern Sie nicht wahllos die Datei, bis ein Validator Ruhe gibt. Die Rechnung muss immer noch zum tatsächlichen Geschäftsfall passen. Halten Sie eine Korrektur nachvollziehbar fest und testen Sie den neuen Export. [4]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [3] FeRD: ZUGFeRD · [4] KoSIT Validator
Was sollten Sie im Betrieb festhalten?
Ein kurzes Ablaufblatt kann reichen: Wer ordnet den Empfänger ein, wer pflegt die Daten, wer gibt die Rechnung frei, wer prüft die erzeugte Datei und wo liegt das Original? Ergänzen Sie die Empfängeranforderungen für wichtige Kunden. Die Checkliste macht diese Punkte sichtbar. Für gelegentliche Rechnungen ist eine verlässliche Routine wichtiger als ein umfangreiches Handbuch. Wenn eine andere Person mit denselben Angaben denselben Export durchführen kann, ist der Ablauf weniger anfällig für Urlaub und Zeitdruck.
Prüfen Sie den Ablauf nach einem Softwareupdate oder bei einem neuen Kundentyp erneut. Eine frühere Testdatei beweist nicht, dass ein neues Profil automatisch richtig eingestellt ist. Dasselbe gilt, wenn ein Kunde von E-Mail auf ein Portal wechselt. Die rechtlichen Anforderungen und die technische Verarbeitung müssen zusammenpassen. Wer die Entscheidung am konkreten Auftrag dokumentiert, kann Änderungen gezielt prüfen, statt bei jeder neuen Rechnung das Thema vollständig von vorn zu beginnen. [1, 2]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung
Ein durchgehender Probelauf für einen Geschäftskunden
Stellen Sie sich einen gewöhnlichen Auftrag an ein inländisches Unternehmen vor. Im ersten Schritt klären Sie, ob die Leistung zu dem gesetzlich erfassten B2B-Bereich gehört und ob für Ihren Betrieb eine Übergangsregel oder Ausnahme relevant ist. Danach legen Sie den korrekten Empfänger an und ergänzen die Daten der Leistung. Fragen Sie den Kunden nach Format und Empfangskanal. Das ist keine Formalität: Eine intern korrekt erzeugte Datei hilft wenig, wenn sie an eine unbenutzte Adresse geschickt oder vom Zielsystem abgelehnt wird. Dokumentieren Sie die Antwort direkt im Kunden- oder Auftragsvorgang. [1, 2]
Erzeugen Sie anschließend eine Testdatei aus demselben Ablauf, den Sie später bei echten Rechnungen verwenden. Schauen Sie in eine lesbare Darstellung der strukturierten Daten und vergleichen Sie sie mit Auftrag und Beleggrundlage. Stimmen Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerangaben? Lassen Sie die Datei mit einem passenden Validator prüfen. Falls ein Fehler auftaucht, verfolgen Sie ihn bis zum Eingabefeld zurück und erzeugen Sie die Datei erneut. Der Zweck des Tests ist nicht, ein einzelnes XML irgendwie durch eine Prüfung zu bringen, sondern einen reproduzierbar richtigen Export zu bekommen. [3]
Schicken Sie die Testdatei an den vereinbarten Empfänger und bitten Sie um eine konkrete Rückmeldung: Ist die Datei angekommen, wurde sie angenommen und sind die Daten dort nachvollziehbar? Heben Sie die exportierte Originaldatei und die Rückmeldung zusammen mit dem Testvorgang auf. Erst wenn dieser Weg funktioniert, übertragen Sie den Ablauf auf echte Rechnungen. Ein Wechsel von Kunde, Formatprofil oder Systemversion kann einen neuen Test nötig machen. Das ist keine zusätzliche gesetzliche Pflicht, sondern eine einfache Methode, späte Korrekturschleifen zu vermeiden. [4, 5]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 2 UStG · [2] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [3] KoSIT Validator · [4] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [5] FeRD: ZUGFeRD
Woran erkennen Sie, ob der gewählte Weg dauerhaft reicht?
Schauen Sie nicht nur auf den erfolgreichen ersten Export. Ein guter Weg lässt sich wiederholen, wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, der zuständige Mitarbeiter fehlt oder ein Kunde ein anderes Format verlangt. Prüfen Sie, ob die Eingabefelder verständlich sind und ob Fehlermeldungen auf den betroffenen Datensatz zurückführen. Ein Dienst kann günstig starten, aber wichtige Funktionen auf andere Tarife beschränken; ein eigenes System kann flexibel wirken, aber Pflege verlangen. Wägen Sie diese Aufgaben anhand Ihres tatsächlichen Rechnungsablaufs ab. Die Pflicht zur sachlich richtigen Rechnung bleibt unabhängig vom gewählten Werkzeug bestehen. [1]
Denken Sie auch an den Eingang. Wenn Sie mit demselben Werkzeug Lieferantenrechnungen empfangen möchten, prüfen Sie diese Funktion gesondert. Eine Exportfunktion für Ausgangsrechnungen beweist nicht, dass XML-Eingänge angezeigt und archiviert werden können. Fragen Sie nach dem unterstützten Format und testen Sie eine eingehende Datei. Der Betrieb sollte später nachvollziehen können, ob eine Rechnung von ihm versandt oder von ihm empfangen wurde, welche Originaldatei dazu gehört und ob eine Korrektur vorliegt. So wird aus einer einzelnen gelungenen Testrechnung ein belastbarer Arbeitsablauf. [2, 3]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 4 UStG · [2] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [3] FeRD: ZUGFeRD
Häufige Fragen zum Erstellen
Kann ich eine E-Rechnung selbst erstellen?
Ja, wenn Ihr Prozess die gesetzlich geeigneten strukturierten Daten erzeugt und Sie für deren sachliche Richtigkeit sorgen. Sie können einen geeigneten Dienst, eine vorhandene Systemfunktion oder einen selbst gepflegten technischen Ablauf verwenden. Ein bestimmter Anbieter ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Prüfen Sie Format, Pflichtangaben, technischen Export und Ablage. Eigenentwicklung ist nur sinnvoll, wenn Sie auch Tests und spätere Änderungen betreuen können. [1, 2]
Kann man eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln?
Ein einfaches PDF wird nicht durch Umbenennen zur E-Rechnung. Ein Werkzeug muss die Rechnungsdaten korrekt erfassen oder aus einer verlässlichen Quelle übernehmen und einen geeigneten strukturierten Datensatz erzeugen. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem ursprünglichen Auftrag, insbesondere Empfänger, Leistung und Beträge. Ein XRechnung-Export ist XML; ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument verbindet XML und Ansicht. Die technische Konvertierung ersetzt keine fachliche Prüfung. [3]
Welches Programm braucht man für eine E-Rechnung?
Das Gesetz nennt keinen Produktnamen. Fragen Sie bei einem Werkzeug, ob es für Ihren Empfänger ein geeignetes Format und Profil ausgibt, ob es Eingänge verarbeiten kann und ob die Originaldateien exportierbar sind. Testen Sie den konkret verwendeten Tarif und die konkrete Version. Ein Werbehinweis auf „E-Rechnung“ kann eine Funktion betreffen, die Sie gar nicht benötigen, oder eine andere, die in Ihrem Tarif fehlt. [4]
Muss ich ab 2026 eine E-Rechnung ausstellen?
Für die im Gesetz beschriebenen Umsätze gibt es bis 31.12.2026 eine erste Übergangsmöglichkeit. Danach hängt eine Verlängerung vom Gesamtumsatz des Vorjahres und vom konkreten Umsatz ab. Der Empfang strukturierter Rechnungen ist eine eigene Pflicht und nach IHK-Angaben bereits seit 01.01.2025 relevant. Prüfen Sie Ausnahmen und Kundentyp, bevor Sie aus einer Jahreszahl eine Antwort für alle eigenen Rechnungen machen. [5, 6]
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten zur elektronischen Verarbeitung. Ein gewöhnliches PDF enthält nur eine visuelle Darstellung und gilt ohne solchen Datensatz als sonstige Rechnung. Ein hybrides ZUGFeRD-Dokument kann beides verbinden, sofern Version und Profil für den Fall geeignet sind; die XML-Daten bleiben maßgeblich. Entscheidend ist also der Inhalt der Datei, nicht ob Sie sie am Bildschirm lesen können. [7]
Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] KoSIT Validator · [3] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [4] FeRD: ZUGFeRD · [5] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · [6] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [7] FeRD: ZUGFeRD FAQ
Endsumme
Das strukturierte Format und die sachlich richtigen Angaben zählen gemeinsam.
Exportieren, validieren, beim Empfänger testen und das Original ablegen.
Das Umbenennen eines PDF oder die manuelle Reparatur einer fertigen XML-Datei löst das Grundproblem nicht.
Quellen (Stand: 04.10.2026)
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen: Steuerberater oder Finanzamt.
