XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zu Ihnen?

Der Unterschied in einer Tabelle

Zuerst das Gerüst, danach die Begründung. Die Tabelle fasst zusammen, was sich über beide Formate aus den amtlichen und fachlichen Quellen belegen lässt. Eine Beispielrechnung mit den Feldern zeigt der Beitrag E-Rechnung Beispiel.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens liegt der Unterschied nicht in der Qualität, sondern in der Darstellung: Bei XRechnung bekommt nur ein Programm etwas zu sehen, bei ZUGFeRD auch ein Mensch. Zweitens trägt ZUGFeRD ein Risiko in sich, das die XRechnung nicht kennt, nämlich dass Seite und Daten auseinanderlaufen. Dazu später mehr.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: Technisches zur E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [3] KoSIT: XRechnung · [4] FeRD: ZUGFeRD · [5] Leitweg-ID Formatspezifikation · [6] KoSIT: B2B-Verpflichtung

Was das Gesetz verlangt, und was nicht

§ 14 UStG nennt kein Format beim Namen. Verlangt wird ein strukturiertes elektronisches Format, das der Norm EN 16931 entspricht; alternativ ein zwischen den Partnern vereinbartes Format, aus dem sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden Namen, die in Deutschland am häufigsten fallen. Nach FeRD gelten außerdem Factur-X, inhaltlich identisch mit ZUGFeRD 2.x, und Peppol BIS Billing als geeignet. Die Wahl bleibt am Ende eine Absprache zwischen den Geschäftspartnern. ^{[1, 2]}

Daraus folgt eine Ordnung der Zuständigkeiten, die sich leicht merken lässt. Der Gesetzgeber bestimmt, dass es strukturiert sein muss. Ihr Kunde bestimmt, was er verarbeiten kann. Ihre Software bestimmt, was Sie überhaupt liefern können. Nur in der Schnittmenge dieser drei Mengen liegt die Antwort, und deshalb lohnt es sich, in dieser Reihenfolge zu fragen. Ein Artikel kann nur den ersten Teil klären, die anderen beiden gehören Ihnen. Zu den Fristen selbst gibt es den Leitfaden E-Rechnung: ab wann Pflicht?.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 1 UStG · [2] FeRD: Technisches zur E-Rechnung

Vier Betriebe, vier Antworten

Beispiele helfen mehr als Schemata. Die folgenden vier Fälle sind erfunden, aber so gebaut, dass sie typische Konstellationen abbilden.

Die Webdesignerin mit der Stadtverwaltung als Kunde

Beispiel (fiktiv): Katrin Aydin gestaltet Internetseiten und betreut seit zwei Jahren das Rathaus einer Mittelstadt. Das Rathaus ist ein öffentlicher Auftraggeber und gibt das Verfahren vor. Dort kommt es auf zwei Dinge an: auf das Format, das die Rechnungsstelle annimmt, und auf die Leitweg-ID, die in der XRechnung im Feld BT-10 steht. Welches Format die Stelle annimmt, steht in deren Vorgaben und nicht in einem Ratgeber. Fest steht nur, dass die Leitweg-ID in der XRechnung in dieses Feld gehört. Die Kennung und den Einreichungsweg erfragt Katrin Aydin deshalb dort, bevor sie die erste Rechnung schreibt. Mehr dazu im Beitrag zur Leitweg-ID. ^{[1, 2]}

Der Handwerksbetrieb mit Hausverwaltungen und Privatkunden

Beispiel (fiktiv): Ein Elektrobetrieb arbeitet für drei Hausverwaltungen und für private Haushalte. Hausverwaltungen sind Unternehmen; in diesem Beispiel sieht eine Person die Eingangsrechnungen durch, bevor eine Software sie bucht. Dort ist ZUGFeRD praktisch: Die Seite lässt sich wie gewohnt lesen, die Daten wandern in die Buchhaltung. Die Privatkunden bleiben von der B2B-Pflicht unberührt und bekommen weiter, was sie kennen. Der Betrieb braucht also kein zweites Format, nur ein Programm, das ZUGFeRD in einem geeigneten Profil ausgibt. ^{[3, 4]}

Die Beraterin mit einem Konzern, der „XRechnung“ vorschreibt

Beispiel (fiktiv): Eine selbstständige Beraterin erhält von einem großen Auftraggeber die Bitte, künftig nur noch XRechnungen zu schicken. Eine Leitweg-ID braucht sie nicht, denn die ist zwischen Unternehmen nicht erforderlich. Aufpassen muss sie an anderer Stelle: Das Feld BT-10 bleibt in der XRechnung ein Pflichtfeld, und dort erwartet der Konzern vermutlich seine Bestellnummer. Ohne diese Angabe scheitert die Datei beim Eingang, obwohl alles andere stimmt. ^[5]

Die Kleinunternehmerin mit Privatkundschaft

Beispiel (fiktiv): Eine Nachhilfelehrerin ist Kleinunternehmerin und stellt Rechnungen an Eltern. Für ihre Ausgangsrechnungen sieht das Gesetz keine E-Rechnung vor. Sie muss aber E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können, etwa vom Anbieter ihrer Abrechnungssoftware. Für sie ist die Formatfrage deshalb eine Leseaufgabe: Kann ihr Programm beides anzeigen? Mehr zu ihrer Lage steht im Leitfaden für Kleinunternehmer. ^{[6, 7]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Leitweg-ID Formatspezifikation · [2] KoSIT: XRechnung 3.0.2 · [3] IHK Hamburg: E-Rechnungspflicht · [4] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [5] KoSIT: B2B-Verpflichtung · [6] § 34a UStDV · [7] IHK Potsdam: E-Rechnung

Die Profil-Falle bei ZUGFeRD

Bei XRechnung gibt es eine Spezifikation, bei ZUGFeRD gibt es mehrere Profile, und genau dort passieren die Fehler. Die Profile unterscheiden sich darin, wie viele Rechnungsdaten die XML-Datei enthält. Für die gesetzliche E-Rechnung sind nach der FeRD-Auskunft die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen. Das Profil BASIC erkennt FeRD als nutzbar an, empfiehlt für EU-konforme E-Rechnungen aber das Profil EN 16931. EXTENDED sollten Absender und Empfänger vorab vereinbaren, alle anderen Profile können ohne Absprache gesendet werden. ^{[1, 2]}

Beispiel (fiktiv): Ein Rechnungsprogramm wirbt mit „ZUGFeRD-Export“. Eine Tischlerin erzeugt eine Testrechnung, schickt sie an ihren Steuerberater und erfährt zwei Tage später, dass die Datei nur im Profil MINIMUM vorliegt. Die Seite sah einwandfrei aus, der Datensatz darunter enthielt weder Positionen noch Steuersätze. Der Werbesatz war nicht falsch, er sagte bloß nichts über das Profil. Die Frage „Welches Profil gibt der Export aus?“ hätte das Problem vor dem ersten echten Versand sichtbar gemacht.

Seit Version 2.1.1 führt FeRD zusätzlich ein Profil „Referenz XRECHNUNG“. Es folgt der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation, anders als der übrige Teil der ZUGFeRD-Spezifikationen, für den es laut FeRD kein Ablaufdatum gibt. Für Sie heißt das: Ein Dokument mit der Aufschrift „ZUGFeRD“ sagt noch nichts. Entscheidend ist das Profil, in dem es erzeugt wurde. Ein eingeschränktes Profil sieht auf der PDF-Seite völlig normal aus und enthält im Datenteil doch zu wenig.

Ein zweiter Stolperstein betrifft die Prüfung. FeRD weist darauf hin, dass ein gültiges ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder EXTENDED Fehler melden kann, wenn man es nur gegen die Regeln der XRechnung prüft, ohne dass es dadurch ungültig wäre. Wer eine ZUGFeRD-Datei durch einen Validator schickt, sollte also wissen, welches Regelwerk dort läuft. Ein roter Befund heißt dann nicht automatisch, dass die Rechnung fehlerhaft ist, ein grüner nicht, dass jede Anforderung des Empfängers erfüllt wäre.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: E-Rechnung · [2] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Welche Version gilt gerade?

Für die XRechnung ist die Version 3.0 seit dem 01.02.2024 in Kraft und laut KoSIT mindestens bis zum 31.07.2027 gültig. Die Version 4.0 liegt seit September 2026 als Vorabfassung vor, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Wer jetzt neu einrichtet, richtet sich also nach Version 3.0, sollte aber seinen Softwareanbieter fragen, wie und wann er auf 4.0 umstellt. ^[1]

Bei ZUGFeRD zählt für die E-Rechnung die Version ab 2.0.1, und das am Prüftag angebotene Infopaket trägt die Nummer 2.5.2. Beide Angaben beantworten verschiedene Fragen: Die erste nennt die Untergrenze für die gesetzliche Einordnung, die zweite den Stand des Pakets, das FeRD gerade anbietet. Eine höhere Nummer in Ihrer Software ist kein Beweis, dass das Profil passt. ^{[2, 3]}

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] KoSIT: XRechnung · [2] FeRD: E-Rechnung · [3] FeRD: ZUGFeRD

Was Anbieter zu den Formaten sagen

Ob Ihr Wunschformat überhaupt zur Verfügung steht, hängt vom Programm ab. Die Tabelle zeigt, was einige Anbieter auf ihren Preisseiten zu E-Rechnung-Formaten nennen. Sie ist keine Bewertung und kein Test, sondern eine datierte Abschrift der Herstellerangaben.

Auffällig ist, dass mehrere Anbieter beide Formate nennen. Das spricht dafür, die Software nach der Kundenlage zu wählen und nicht nach dem Format: Wer beide ausgeben kann, muss die Formatfrage nicht im Voraus entscheiden. Preise und Tarifgrenzen ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen; eine Übersicht mit Preisen und Stand bietet die Softwareseite.

Fünf Fragen an den Anbieter

• Welche Formate gibt das Programm aus, und in welchem ZUGFeRD-Profil?
• Welche XRechnung-Version wird erzeugt, und wann folgt die Umstellung auf Version 4.0?
• Kann ich auch empfangene Dateien beider Formate anzeigen und ablegen?
• Wie exportiere ich die Originaldateien, falls ich den Anbieter wechsle?
• Wo trage ich Käuferreferenz oder Leitweg-ID ein, pro Kunde oder pro Rechnung?

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] Preisseite: Lexware Office (ex-lexoffice) Preise · [2] Preisseite: sevdesk Preise · [3] Preisseite: Papierkram Preise · [4] Preisseite: Billomat Preise · [5] Preisseite: Zervant Preise

Wie wechsle ich von ZUGFeRD zu XRechnung, wenn ein Kunde es verlangt?

Zunächst die schlechte Nachricht: Eine fertige ZUGFeRD-Datei lässt sich nicht einfach „umbenennen“. Die gute: Sie müssen auch nichts umwandeln. Die Rechnungsdaten liegen in Ihrem Programm, und aus denselben Daten kann es wahlweise ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben, sofern es beide Formate beherrscht. Der saubere Weg ist ein neuer Export, kein Umbau der alten Datei. Bei Rechnungen, die bereits versandt wurden, ist das die einzige verlässliche Möglichkeit, denn die Originaldatei gehört unverändert in die Ablage. ^[1]

Vorher klären Sie mit dem Kunden zwei Dinge: ob wirklich XRechnung gemeint ist oder nur „irgendeine E-Rechnung“, und welche Käuferreferenz in das Pflichtfeld gehört. Damit sind die beiden Rückfragen beantwortet, die sonst erst nach dem ersten abgelehnten Versuch kommen. Wie eine XRechnung Feld für Feld entsteht, beschreibt der Leitfaden XRechnung erstellen, und den umgekehrten Weg für das hybride Format der Leitfaden ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Quelle (Stand: 04.10.2026): [1] FeRD: ZUGFeRD

So treffen Sie die Entscheidung in zehn Minuten

1. Empfänger sortieren. Schreiben Sie Ihre fünf umsatzstärksten Kunden auf und markieren Sie, welche öffentliche Auftraggeber sind. Für diese gilt zuerst die Vorgabe der Stelle.
2. Nachfragen. Eine Zeile an jeden Geschäftskunden genügt: „In welchem Format und über welchen Weg erwarten Sie künftig unsere Rechnungen?“ Manche haben noch keine Antwort, und die Frage setzt das Thema bei ihnen erst auf die Liste.
3. Software befragen. Welche Formate gibt Ihr Programm aus, in welchem ZUGFeRD-Profil, in welcher XRechnung-Version? Lassen Sie sich eine Beispieldatei zeigen, nicht nur eine Produktseite.
4. Pro Kundengruppe wählen. Ein Programm, das beide Formate ausgibt, nimmt Ihnen die Wahl ab: Behörden bekommen XRechnung, Geschäftskunden mit Wunsch nach lesbarer Seite ZUGFeRD.
5. Testen. Eine Datei an einen verständnisvollen Kunden schicken und sich bestätigen lassen, dass sie ankommt, angezeigt und verbucht werden kann.

Für eine erste Orientierung gibt es unsere Formatwahl in vier Fragen; sie arbeitet nur in Ihrem Browser und ersetzt die Rückfrage beim Kunden nicht. Der E-Rechnung-Check klärt dagegen vorab, ob und ab wann Sie überhaupt selbst senden müssen.

Was für beide Formate gleichermaßen gilt

Ob XRechnung oder ZUGFeRD: Die Rechnung muss die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten, und das Gesetz zählt davon 10 auf. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sind sicherzustellen. Aufbewahrt wird die elektronische Originaldatei, grundsätzlich 8 Jahre lang, ein Ausdruck genügt nicht. Ein Validator ist nicht vorgeschrieben, wird aber empfohlen, und ein sorgfältiger Unternehmer darf sich nach der FeRD-Auskunft auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfwerkzeugs stützen; ratsam ist, den Prüfbericht aufzubewahren. ^{[1, 2, 3, 4]}

Bei der Ablage unterscheiden sich die Formate in einem praktischen Punkt. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine einzige Datei, in der Seite und Daten zusammenliegen. Bei einer XRechnung liegt nur der Datensatz vor, und die lesbare Ansicht erzeugt jedes Mal das Programm, mit dem Sie sie öffnen. Bewahren Sie deshalb bei der XRechnung die XML-Datei auf und denken Sie daran, dass Sie in Jahren noch ein Programm brauchen, das sie anzeigt. Bei ZUGFeRD sollten Sie wissen, dass die Daten im Zweifel mehr zählen als das, was auf der Seite steht. Beides sind keine Gründe gegen ein Format, nur Gründe, die Ablage von Anfang an mitzudenken.

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 14 Abs. 4 UStG · [2] § 14b UStG · [3] FeRD: ZUGFeRD · [4] FeRD: ZUGFeRD FAQ

Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD

Wann wird ZUGFeRD Pflicht?

Pflicht ist nicht ein Format, sondern die E-Rechnung als solche. ZUGFeRD ist eine der Möglichkeiten, sie zu erfüllen, und zwar in einer geeigneten Version und einem geeigneten Profil. Für die Übergangsfristen gilt: Sonstige Rechnungen bleiben je nach Vorjahresumsatz bis zum 31.12.2026 oder bis zum 31.12.2027 möglich. Ob Sie ZUGFeRD oder ein anderes geeignetes Format wählen, steht Ihnen frei. ^[1]

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?

Ja, wenn Version und Profil geeignet sind. FeRD nennt als Untergrenze die Version 2.0.1 und nimmt die Profile MINIMUM und BASIC-WL aus. Die XML-Daten im PDF sind der maßgebliche Teil. Ein Dokument ohne geeigneten Datensatz bleibt eine sonstige Rechnung, auch wenn es „ZUGFeRD“ heißt. ^{[2, 3]}

Ist XRechnung gleich E-Rechnung?

Nicht ganz: XRechnung ist ein Format, E-Rechnung der Oberbegriff. Eine XRechnung kann die gesetzliche E-Rechnung abbilden, eine E-Rechnung muss aber keine XRechnung sein, sie kann auch ein ZUGFeRD-Dokument oder ein anderes geeignetes Format sein. XRechnung ist reines XML und konkretisiert die Norm EN 16931. ^[4]

Ist XRechnung oder ZUGFeRD besser?

Keines ist grundsätzlich besser. XRechnung passt, wenn der Empfänger sie verlangt oder niemand die Rechnung lesen muss. ZUGFeRD passt, wenn Menschen die Seite sehen sollen und Ihr Programm ein geeignetes Profil liefert. Wo kein Kunde etwas vorgibt, zählt, was Ihre Software verlässlich und prüfbar ausgibt.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?

Am besten gar nicht, sondern neu exportieren. Aus denselben Rechnungsdaten kann ein Programm, das beide Formate beherrscht, eine XRechnung erzeugen. Die bereits versandte ZUGFeRD-Datei bleibt unverändert in der Ablage. Hat Ihr Programm nur ZUGFeRD, fragen Sie den Anbieter nach dem Profil „Referenz XRECHNUNG“ oder nach einem Update. ^[5]

Quellen (Stand: 04.10.2026): [1] § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG · [2] FeRD: E-Rechnung · [3] FeRD: ZUGFeRD FAQ · [4] § 14 Abs. 1 UStG · [5] FeRD: ZUGFeRD